Was ist ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS)?

Die Verwaltung eines Firmengeländes mit 15 Gebäuden, 200 Besprechungsräumen und 3.000 Mitarbeitern bedeutete früher, fünf verschiedene Softwareplattformen unter einen Hut bringen zu müssen: eine für die Raumplanung, eine weitere für Wartungsaufträge, eine dritte für Veranstaltungsbuchungen und Tabellenkalkulationen für alles andere. Genau diese Art von betrieblichem Chaos sollte durch ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem beseitigt werden. Dieser Leitfaden erklärt, was IWMS-Software leistet, warum Unternehmen sie einsetzen und wie Sie die richtige Plattform für Ihren Arbeitsplatz auswählen.

Was ist ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem? 

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem ist eine Softwareplattform, die Facility Management, Raumplanung, Instandhaltung und Arbeitsplatzdienstleistungen in einem einzigen System vereint. Anstatt Gebäude, Arbeitsbereiche und Veranstaltungen am Arbeitsplatz über voneinander getrennte Tools zu verwalten, bietet IWMS-Software den Teams eine zentrale Anlaufstelle, um alles – von Instandhaltungsplänen bis hin zur Buchung von Besprechungsräumen – zu koordinieren.

Der Begriff „IWMS“ hat sich in Fachkreisen der Arbeitsplatztechnologie als Kurzbezeichnung für Plattformen etabliert, die die betriebliche Komplexität der Verwaltung von Bürogebäuden, Firmengeländen, Konferenzzentren und großen Veranstaltungsorten bewältigen. Diese Systeme sind entstanden, weil moderne Unternehmen einen besseren Überblick darüber benötigen, wie ihre Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden, und weil sie diese Räume effizienter verwalten müssen.

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Die Sache ist die: Die meisten Teams am Arbeitsplatz flicken nach wie vor mehrere Einzellösungen zusammen. Die Facility-Abteilung nutzt ein System für Arbeitsaufträge. Die Immobilienabteilung nutzt ein anderes für die Raumplanung. Die Personalabteilung bucht Konferenzräume über eine dritte Plattform. Ein IWMS vereint all diese Funktionen, sodass Facility-Manager, Workplace-Experience-Verantwortliche und Betriebsteams den Gesamtüberblick behalten und fundiertere Entscheidungen hinsichtlich ihrer physischen Umgebung treffen können.

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Der Bedarf an einer solchen Integration ist gestiegen, da Unternehmen hybride Arbeitsmodelle einführen, ihre Immobilienportfolios optimieren und nach Möglichkeiten suchen, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren. Wenn Sie mehrere Gebäude verwalten oder herausfinden möchten, welche Etagen nicht ausgelastet sind, werden fragmentierte Daten schnell zu einem echten Problem.

Was leistet ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem? 

Die IWMS-Software übernimmt die alltäglichen Aufgaben, die den reibungslosen Betrieb von Arbeitsstätten gewährleisten: die Erfassung von Wartungsanfragen, die Buchung von Besprechungsräumen, die Verwaltung der Raumzuweisungen und die Erstellung von Berichten zur Leistung der Einrichtungen. Die Plattform dient als zentrale Drehscheibe, über die die Betriebsteams von Arbeitsstätten die Gebäudeverwaltung steuern, Veranstaltungen koordinieren und die Raumnutzung im gesamten Unternehmen analysieren können.

Der entscheidende Vorteil besteht darin, dass diese Systeme Prozesse miteinander verknüpfen, die normalerweise isoliert voneinander ablaufen. Ein Facility Manager kann sehen, welche Konferenzräume für Veranstaltungen gebucht sind, und gleichzeitig verfolgen, welche HLK-Anlagen in denselben Gebäuden gewartet werden müssen. Diese Art der betrieblichen Transparenz unterscheidet IWMS von eigenständigen Tools.

Verwaltung von Einrichtungen und Gebäudebetrieb

IWMS-Plattformen erfassen die Gebäudeinstandhaltung, Arbeitsaufträge und Facility-Services in Echtzeit. Teams können Wartungsanfragen erfassen, diese Technikern zuweisen, vorbeugende Wartungsmaßnahmen planen und die Leistung der Anlagen überwachen – und das alles in ein und demselben System, das auch die Raumplanung und die Arbeitsplatzplanung abdeckt.

Unterstützung bei der Raumplanung und der Arbeitsplatzplanung

Unternehmen nutzen IWMS, um zu erfahren, wie Büroflächen tatsächlich genutzt werden – und nicht nur, wie sie auf einem Grundriss zugewiesen sind. Die Software erfasst die Belegung, unterstützt Desk-Hoteling und die Planung von Arbeitsbereichen und hilft Immobilienabteilungen dabei, datengestützte Entscheidungen zur Flächenzuweisung zu treffen, wenn Büroerweiterungen oder -zusammenlegungen in Betracht gezogen werden.

Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstleistungen am Arbeitsplatz

Die IWMS-Software verwaltet Besprechungsräume, Veranstaltungsräume und die damit verbundenen Dienstleistungen: Catering, AV-Ausstattung und Raumumgestaltung. Mitarbeiter können Räume über die Plattform buchen, und die Teams vor Ort können Terminüberschneidungen erkennen, die Veranstaltungslogistik koordinieren und die Ressourcennutzung über mehrere Gebäude hinweg verfolgen.

 Zentralisierung von Arbeitsplatzdaten und Berichterstattung

Diese Systeme erfassen Betriebsdaten aus allen vernetzten Bereichen: Wartungsprotokolle, Raumnutzung, Veranstaltungsbesucherzahlen, Serviceanfragen. Führungskräfte nutzen diese Daten, um fundierte Entscheidungen über die Immobilienstrategie, Investitionen in die Gebäudeinfrastruktur und die Verbesserung der Arbeitsplatzerfahrung zu treffen, anstatt sich auf Vermutungen oder veraltete Tabellenkalkulationen zu verlassen.

Kernfunktionen der IWMS-Software

Bei der Bewertung von IWMS-Plattformen achten die meisten Unternehmen auf eine Reihe von Kernfunktionen, die die Effizienz am Arbeitsplatz und die langfristige Planung unterstützen. Nicht jedes IWMS bietet denselben Funktionsumfang, doch die besten Systeme verfügen über integrierte Tools für die Raumverwaltung, den Gebäudebetrieb, die Veranstaltungskoordination und die Analyse.

Tools zur Raumverwaltung

IWMS-Plattformen helfen Unternehmen dabei, die Nutzung von Arbeitsflächen an Schreibtischen, in Büros, Konferenzräumen und Gemeinschaftsbereichen zu erfassen. Teams nutzen diese Tools, um Bürogrundrisse zu planen, Raumreservierungen zu verwalten, Hot-Desking-Programme zu unterstützen und ungenutzte Bereiche zu identifizieren, die umgenutzt oder verkleinert werden könnten, um die Immobilienkosten zu senken.

Gebäudemanagement und Instandhaltung

Die Software verwaltet Wartungsanfragen, Arbeitsaufträge und Pläne für die vorbeugende Wartung von Gebäuden und Anlagen. Viele IWMS-Plattformen erfassen zudem die Anlagenbestände wie HLK-Anlagen, Aufzüge und/oder Beleuchtungsanlagen, sodass die Teams die Leistung überwachen, Wartungsarbeiten planen können, bevor es zu Ausfällen kommt, und die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften gewährleisten können.

Veranstaltungs- und Tagungsmanagement

Unternehmen nutzen IWMS, um Veranstaltungsräume, Besprechungsräume und die mit Veranstaltungen am Arbeitsplatz verbundene Logistik zu verwalten. Terminplanungs-Tools optimieren die Raumreservierung, koordinieren Dienstleistungen wie Catering oder die Einrichtung der AV-Technik und bieten einen Überblick über die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten auf dem gesamten Firmengelände – ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die alles von Mitarbeiterversammlungen bis hin zu Kundenveranstaltungen organisieren.

Arbeitsplatzanalysen und Berichterstattung

IWMS-Plattformen liefern Einblicke in die Raumnutzung, die Gebäudeleistung, den Energieverbrauch und die Erbringung von Dienstleistungen. Betriebsteams nutzen Dashboards und Berichte, um Belegungstrends zu erkennen, die Gebäudeleistung zu optimieren und Immobilienentscheidungen anhand von Daten statt Annahmen zu begründen.

Vorteile eines integrierten Arbeitsplatzmanagementsystems

Unternehmen setzen IWMS-Plattformen ein, um Koordinationsprobleme zu lösen, die mit isolierten Tools nicht bewältigt werden können. Wenn die Teams für Gebäudemanagement, Immobilien und Arbeitsplatzgestaltung alle mit demselben System arbeiten, zeigen sich die Vorteile in Form von betrieblicher Effizienz, Kosteneinsparungen und einer besseren Mitarbeitererfahrung.

Steigerung der betrieblichen Effizienz

Zentralisierte Systeme machen die zeitaufwändige manuelle Koordination überflüssig, die entsteht, wenn Teams ihre Anlagen über E-Mail-Ketten und Tabellenkalkulationen verwalten. Eine einzige Plattform sorgt für eine schnellere Bearbeitung von Arbeitsaufträgen, weniger Terminkonflikte und einen geringeren Zeitaufwand für die Abstimmung von Daten aus verschiedenen Quellen.

Senkung der Anlagen- und Betriebskosten

Durch eine bessere Raumverwaltung können Unternehmen ungenutzte Flächen identifizieren, Bürostandorte zusammenlegen und unnötige Immobilienkosten vermeiden. Eine proaktive Instandhaltungsüberwachung verhindert, dass kleine Probleme zu kostspieligen Notfallreparaturen oder Geräteaustausch führen.

Verbesserung der Erfahrungen von Mitarbeitern und Besuchern

Die Arbeitsbedingungen verbessern sich, wenn Mitarbeiter problemlos Besprechungsräume buchen, Dienstleistungen anfordern und sich reibungslos auf dem Firmengelände zurechtfinden können. Wir haben festgestellt, dass Unternehmen, die integrierte Plattformen nutzen, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit verzeichnen, da der Arbeitsalltag im Büro einfach besser funktioniert.

Unterstützung für eine bessere Entscheidungsfindung am Arbeitsplatz

Analysen liefern die Erkenntnisse, die Führungskräfte im Bereich Arbeitsplatzgestaltung benötigen, um strategische Entscheidungen über Immobilienportfolios, Investitionen in die Gebäudeausstattung und Richtlinien für den Arbeitsplatz zu treffen. Anstatt zu raten, welche Büros renoviert oder welche Gebäude angemietet werden sollen, stützen sich die Teams bei diesen Entscheidungen auf Belegungsdaten und Kennzahlen zur Gebäudeeffizienz.

Integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem im Vergleich zu anderen Arbeitsplatz-Tools 

IWMS ist nicht die einzige Softwarekategorie, die sich mit dem Arbeitsplatzmanagement befasst, was die Bewertung von Plattformen erschweren kann. Wenn man versteht, wie sich IWMS von verwandten Tools unterscheidet, lässt sich besser erkennen, wann es die richtige Lösung ist.

IWMS vs. Facility-Management-Software

Herkömmliche Facility-Management-Software konzentriert sich ausschließlich auf Instandhaltungsaufgaben: Arbeitsaufträge, vorbeugende Instandhaltung und Anlagenverwaltung. IWMS umfasst diese Funktionen, erstreckt sich jedoch auch auf Raummanagement, Veranstaltungskoordination und Arbeitsplatzanalysen und ist damit eine umfassendere Lösung für Unternehmen, die sowohl den Gebäudebetrieb als auch die Raumnutzung durch die Mitarbeiter verwalten müssen.

IWMS im Vergleich zu Plattformen für das Mitarbeitererlebnis

Plattformen für das Arbeitserlebnis legen den Schwerpunkt auf mitarbeiterorientierte Funktionen wie Schreibtischreservierung, Besuchermanagement und Zusatzleistungen am Arbeitsplatz. IWMS verfolgt einen umfassenderen betrieblichen Ansatz und unterstützt neben den Dienstleistungen für Mitarbeiter auch interne Funktionen wie das Facility Management und die Immobilienplanung; es wurde für Betriebsteams entwickelt, nicht nur für Endnutzer.

IWMS vs. Raumverwaltungssoftware

Raummanagement-Tools helfen Unternehmen dabei, Raumaufteilungen zu planen und die Belegung zu erfassen, kümmern sich jedoch in der Regel nicht um Instandhaltung, Veranstaltungen oder den Gebäudebetrieb. Ein IWMS umfasst das Raummanagement als eine Komponente eines umfassenderen Systems, das darauf ausgelegt ist, alle Aspekte des Arbeitsplatzbetriebs zu koordinieren.

So wählen Sie die richtige IWMS-Software aus 

Um IWMS-Plattformen zu bewerten, muss man verstehen, was das eigene Unternehmen tatsächlich benötigt – und nicht nur, was die Anbieter versprechen. Die meisten Teams, die für die Arbeitsplatzgestaltung zuständig sind, sollten beim Vergleich der verschiedenen Optionen einige Schlüsselfaktoren in den Vordergrund stellen.

Wichtige Merkmale, die zu bewerten sind

Achten Sie auf Kernfunktionen, die Ihren betrieblichen Prioritäten entsprechen, wie beispielsweise Raumverwaltung, wenn Sie Ihre Büroflächen optimieren möchten, Wartungsnachverfolgung, wenn Ihnen die Leistungsfähigkeit Ihrer Einrichtungen am Herzen liegt, oder Veranstaltungsmanagement, wenn Sie viele interne Besprechungen oder Kundentreffen durchführen. Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Funktionen – konzentrieren Sie sich daher auf diejenigen, die die größten Probleme Ihres Teams lösen.

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 Integration in bestehende Systeme

Die IWMS-Software sollte sich mit den Tools verbinden, die Sie bereits am Arbeitsplatz nutzen: Kalendersysteme wie Outlook oder Google Workspace, Zugangskontrollplattformen und Gebäudemanagementsysteme für Heizung, Lüftung und Klimatisierung. Eine mangelhafte Integration bedeutet manuelle Dateneingabe und genau die Koordinationsprobleme, die Sie eigentlich beseitigen wollen.

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Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen

Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann – sei es durch die Einbindung weiterer Standorte, die Unterstützung einer größeren Nutzerzahl oder die schrittweise Erweiterung um neue Arbeitsplatzfunktionen. Starre Systeme, die für 500 Mitarbeiter gut funktionieren, stoßen oft an ihre Grenzen, wenn die Mitarbeiterzahl auf 5.000 ansteigt.

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 Benutzererfahrung und Akzeptanz

 Intuitive Systeme tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter die Plattform tatsächlich für Raumreservierungen und Serviceanfragen nutzen, und erleichtern es den Betriebsteams, Arbeitsabläufe ohne umfangreiche Schulungen zu verwalten. Wir hören immer wieder von Verantwortlichen für die Arbeitsplatzorganisation, dass die Akzeptanz durch die Nutzer den Unterschied zwischen einer erfolgreichen IWMS-Einführung und einer ungenutzten Lösung ausmacht, bei der die Teams zu ihren alten Gewohnheiten zurückkehren.

Erfahren Sie, wie IWMS-Software das Arbeitsplatzmanagement vereinfacht 

Integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme bieten Unternehmen die nötige Transparenz und Koordination, um komplexe physische Umgebungen effizient zu verwalten. Wenn Facility Management, Raumplanung, Veranstaltungsmanagement und Arbeitsplatzdaten über eine einzige Plattform abgewickelt werden, verbringen Teams weniger Zeit mit manueller Koordination und haben mehr Zeit, das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

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Hier kommen Plattformen wie Momentus ins Spiel. Wir unterstützen führende Unternehmen wie Google, Microsoft, Nike und Hunderte von Firmengeländen dabei, ihre Einrichtungen zu verwalten, Veranstaltungen am Arbeitsplatz zu koordinieren und die Raumnutzung über ein einziges integriertes System zu optimieren. Unsere Kunden nutzen Momentus, um alle Prozesse – von Wartungsabläufen bis hin zur Planung von Mitarbeiterveranstaltungen – zu optimieren, wobei Analysen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen in Bezug auf Immobilien und Einrichtungen zu treffen.

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Wenn Sie derzeit IWMS-Software prüfen oder nach einer besseren Lösung für die Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe suchen, zeigen wir Ihnen gerne, wie Momentus in der Praxis funktioniert. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, wie eine integrierte Plattform die Effizienz und Effektivität Ihres Facility- und Arbeitsplatzmanagements steigern kann.

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