Wenn Sie schon einmal von einem Softwaresystem zu einem anderen gewechselt sind, haben Sie sich wahrscheinlich schon mit dem Thema Migration befasst – also der Übertragung Ihrer alten Daten aus dem veralteten System in ein brandneues System.
Wer würde sich das bei einer Veranstaltungsort-Management-Software nicht wünschen?
Die Datenmigration – die als naheliegende Maßnahme oder sogar als Notwendigkeit erscheinen mag – ist nicht so nahtlos, kostengünstig oder notwendig, wie man glauben könnte. Wenn sie nicht sorgfältig durchdacht ist, kann sie tatsächlich zu großer Frustration und einer extrem schlechten Nutzung Ihrer Zeit und Ihres Geldes führen.
Die Realität der Datenmigration sieht so aus: Es gibt fast nie eine „fertige“ Lösung dafür. Jedes System speichert Daten und ordnet Informationen auf unterschiedliche Weise zu. Das bedeutet, dass die meisten Datenmigrationen zu einer individuellen Entwicklungsarbeit werden, die sehr kostspielig und zeitaufwendig sein kann. Vor diesem Hintergrund ist es für Ihr Unternehmen wichtig, die Ziele eines solchen Vorhabens zu durchdenken und die Kosten und Vorteile für Ihren Veranstaltungsort abzuwägen.
Es geht nicht nur darum, alte Daten sofort verfügbar zu haben – man muss zunächst überlegen, welche Daten im neuen System tatsächlich benötigt werden und warum. Hier sind einige Faktoren, die zu berücksichtigen sind:
1. Wie „gut“ sind die Daten in Ihrem früheren System?
Wenn die Qualität der Daten in diesem System Probleme verursacht, würden durch die Übertragung der problematischen Daten in ein neues System lediglich die Probleme (d. h. alte Datensätze, Duplikate usw.) übertragen werden. Im Wesentlichen würden Sie zusätzliches Geld bezahlen, um dieselben Ungenauigkeiten und Frustrationen zu erleben.
2. Wie oft muss auf historische Daten zugegriffen werden?
Wenn die Übertragung historischer Daten hohe Priorität hat, muss man überlegen, wie oft sie genutzt werden und ob dies den hohen Aufwand und die Kosten rechtfertigt.
3. Wird es nach der Einführung des neuen Systems weiterhin Zugang zum alten System geben?
Wenn ja, dann könnte ein Verweis auf das alte System ausreichen.
4. Wenn künftig kein Zugriff mehr auf das alte System möglich ist, reichen dann Ausdrucke oder archivierte Daten als historische Referenz aus?
Die Praktikabilität hängt davon ab, wie oft Sie auf diese archivierten Daten zugreifen müssen.
5. Können Daten wie Kundenkontaktinformationen exportiert und in Excel oder einer ähnlichen Anwendung übersichtlicher dargestellt werden?
Wenn ja, kann eine Datenbank in diesem Format reibungsloser und kostengünstiger importiert werden.
6. Müssen auch zukünftige Ereignisse importiert werden?
Wenn ja, gibt es kaum einen besseren Weg, sich mit dem Arbeitsablauf eines neuen Systems vertraut zu machen, als selbst Informationen in das System einzugeben, insbesondere echte Informationen mit echtem Wert. Die Notwendigkeit, zukünftige Ereignisse hinzuzufügen, könnte mit dem Schulungsprozess zusammenfallen, da ein Teil der Schulung die Mitarbeiter dazu befähigen würde, dies manuell zu tun. Dies ist natürlich möglicherweise nicht der praktischste Ansatz. In diesem Fall könnte der Import so einfach wie möglich gehalten werden – vielleicht im Format einer Tabelle mit einfachen Feldern wie dem Namen der Veranstaltung, dem Startdatum und dem Enddatum.
7. Alle oben genannten Überlegungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Bringt eine Datenmigration Ihrem Unternehmen einen Nutzen, der den dafür erforderlichen Zeit- und Geldaufwand rechtfertigt? Da es sich bei einer Datenmigration im Wesentlichen um eine kundenspezifische Softwareentwicklung handelt, kann der Prozess oft langwierig und kostspielig sein.
Meiner Erfahrung nach wurden wir oft gebeten, „alle Daten“ aus einem Altsystem in unser System zu migrieren. Aber was bedeutet das eigentlich? Sind das die Namen und Adressen aller bisherigen Kunden des Veranstaltungsortes, ihre vergangenen Veranstaltungen, jeder Raum, den sie jemals gebucht haben, jede Serviette, die sie jemals bestellt haben, und jedes Dokument, das sie jemals verschickt haben? Softwareentwickler entwerfen ihre jeweiligen Systeme nie mit Blick auf Migrationen, sodass es fast immer Felder gibt, die sich kaum von einem System auf ein anderes übertragen lassen. Das wird erst deutlich, wenn die Techniker des neuen Systems beginnen, die Datenbankstrukturen der beiden Systeme zu vergleichen.
Wenn Sie wissen, welche Daten wirklich hilfreich sind und welchenicht, und verschiedene Möglichkeiten für den Zugriff auf diese Daten in Betracht ziehen, können Sie beim Wechsel von einem System zu einem anderen enorm viel Zeit und Geld sparen.
Wenn es um umfassende Migrationen geht, kommen fast alle mit diesem Wunsch an den Tisch, ohne zu wissen, was dieser Wunsch eigentlich beinhaltet. Sobald jedoch Kosten und Nutzen objektiv bewertet werden, gehen nur sehr wenige so vor, wie sie es sich ursprünglich vorgestellt hatten. Spezifische Diskussionen zeigen, dass der Bedarf nicht so groß ist wie ursprünglich angenommen, und die meisten Menschen erkennen, wie aufwendig die tatsächliche Umsetzung wäre. Durch einen pragmatischeren Ansatz und die frühzeitige Analyse Ihrer tatsächlichen Bedürfnisse können Sie weniger Zeit und Geld für die Einrichtung und Inbetriebnahme eines neuen Systems mit wirklich wichtigen Informationen aufwenden.
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