Solutions pour la gestion moderne d'événements et de lieux professionnels

La technologie peut transformer la gestion de vos sites et événements en automatisant, rationalisant et standardisant vos processus de gestion événementielle. Si votre organisation abandonne progressivement les processus manuels, il peut être difficile de déterminer les fonctionnalités à rechercher dans une solution moderne de gestion de sites et d'événements. Et même si vous savez ce dont vous avez besoin, comment trouver la solution de gestion de sites et d'événements adaptée à votre entreprise ?

Prendre le temps de mener des recherches approfondies et de planifier minutieusement vous permettra de définir clairement vos objectifs et de prendre une décision éclairée. Cette approche augmente les chances que la solution apporte une valeur ajoutée à long terme, favorise l'efficacité opérationnelle et génère un retour sur investissement significatif lorsqu'elle est associée à une stratégie claire de gestion du changement.

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Alors, par où les organisations doivent-elles commencer ? Le processus peut être simplifié grâce à une approche structurée. Grâce à notre processus en trois étapes, vous pouvez rapidement apprendre à analyser, évaluer et sélectionner le logiciel de gestion d'événements et de lieux adapté à votre entreprise. Mais tout d'abord, soulignons les avantages des solutions de gestion de lieux professionnels pour votre entreprise.

Ce qu'une solution pour les lieux d'affaires devrait offrir

Aujourd'hui, les équipes chargées des lieux et des événements ont bien plus de responsabilités que la simple réservation d'espaces. De la coordination des réunions internes et des conférences à grande échelle au soutien des expériences hybrides et des clients externes, la solution de gestion des lieux et des événements adaptée rassemble tous ces éléments mobiles dans un système connecté.

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Les plateformes modernes combinent des outils de planification, d'organisation et d'exploitation afin de simplifier la gestion des événements, de la demande à la réalisation. En centralisant les données et en automatisant les flux de travail, les organisations peuvent réduire le travail manuel, améliorer la collaboration et offrir une expérience plus cohérente aux organisateurs comme aux participants.

Principales fonctionnalités du logiciel Business Venue :

Réservation et planification centralisées

Gérez la disponibilité, les contrats et les autorisations dans un seul système, ce qui facilite l'obtention de l'espace adéquat au moment opportun.

Outils de planification intégrés

Prise en charge des événements en présentiel et hybrides grâce à des plans numériques, la planification des ressources et des mises à jour en temps réel pour les équipes et les parties prenantes.

Gestion des flux de travail et des ventes

Simplifiez les demandes de renseignements, les propositions et les commandes d'événements grâce à des outils intégrés permettant de gérer les appels d'offres, les communications avec les clients et le suivi des revenus.

Soutien opérationnel et logistique

Coordonner le personnel, l'équipement, l'aménagement des salles et les services sur place afin de garantir le bon déroulement de chaque événement.

Configuration flexible des événements

Personnalisez les dispositions, les horaires et les services en fonction du type d'événement, de la taille du public et des objectifs organisationnels.

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Ensemble, ces fonctionnalités aident les sites et les équipes événementielles à gagner en rapidité, à rester organisés et à créer des expériences plus fiables et de meilleure qualité à chaque étape du processus de planification.

3 étapes pour choisir le bon logiciel de gestion de salle 

Étape 1. Analyse des besoins

Avant d'acheter un nouveau logiciel pour votre salle ou votre organisme événementiel, commencez par identifier vos défis actuels. Ensuite, définissez les fonctionnalités dont vous pensez avoir besoin dans un système de gestion d'événements pour vous aider à relever ces défis. Ce processus s'appelle une analyse des besoins. 

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Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à identifier vos défis et comment une nouvelle solution de gestion des lieux et des événements peut vous aider à les relever : 

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1. Impliquez toutes les parties prenantes clés : rassemblez un groupe de parties prenantes clés concernées par la nouvelle technologie afin de vous aider dans l'analyse des besoins. Cela inclut souvent les équipes opérationnelles, le personnel commercial, les services financiers, informatiques et la direction.‍
2. Évaluez la situation actuelle: examinez vos systèmes et processus actuels et interrogez vos parties prenantes sur les défis auxquels elles sont confrontées, les domaines dans lesquels elles estiment que les possibilités d'amélioration sont les plus importantes et les fonctionnalités qu'elles souhaiteraient voir intégrées dans un nouveau système. Cette étape permet d'identifier les inefficacités et les lacunes que les technologies modernes destinées aux sites et aux événements peuvent combler. ‍
3. Définissez vos objectifs : une fois que vous avez identifié les principaux défis de votre organisation et les besoins des utilisateurs, traduisez ces informations en objectifs clairs pour la mise en œuvre d'une nouvelle solution logicielle.‍
4. Définissez votre budget : il est essentiel de bien comprendre votre budget pour trouver le lieu et la solution de gestion d'événements adaptés à votre entreprise. Collaborez avec la direction et les équipes financières pour établir un budget reflétant le retour sur investissement attendu et les gains de temps que vous espérez réaliser après la mise en œuvre.
5. Liste de contrôle des fonctionnalités : créez une liste de contrôle des exigences fonctionnelles spécifiques (comme une liste de courses) pour vous aider à évaluer les solutions logicielles et vous assurer qu'elles répondent aux besoins de vos parties prenantes.  
   

Étape 2. Évaluation des différentes solutions

Une fois votre analyse des besoins terminée, vous pouvez commencer à rechercher et à évaluer les différents systèmes. La plupart des fournisseurs de logiciels vous proposeront une démonstration personnalisée afin de vous présenter les principales fonctionnalités et de mettre en avant les avantages du système. Pour tirer le meilleur parti de cette démonstration, il est essentiel que vous : 

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1. Envoyez au fournisseur de logiciels votre liste de contrôle des fonctionnalités et demandez-lui d'adapter la démonstration afin de montrer comment sa solution peut résoudre les problèmes et les défis spécifiques que vous avez identifiés lors de votre analyse des besoins.
2. Impliquer autant de parties prenantes que possible qui ont participé à l'analyse des besoins pendant la démonstration. 
3. Posez des questions pendant la démonstration. Impliquez-vous et prenez des notes afin de pouvoir prendre une décision éclairée. 
4. Organisez une réunion après la démonstration avec vos principales parties prenantes afin de mettre en évidence leurs préoccupations ou ce qu'elles apprécient. 

Conseil de pro: évaluer un logiciel peut sembler compliqué, surtout pour les équipes qui n'ont pas de connaissances techniques. Voici quelques termes clés pour t'aider à comprendre ce que tu achètes avant de signer :  

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• Approche « best-of-breed » : stratégie selon laquelle les entreprises recherchent les meilleures solutions pour répondre à des besoins spécifiques plutôt que de choisir une plateforme unique qui répond partiellement à tous leurs besoins (par exemple, utiliser les calendriers Outlook pour gérer les réservations d'événements plutôt qu'une plateforme dédiée à la gestion d'événements).  
• Solution sur site (on-prem) : logiciel installé dans les locaux physiques d'une entreprise (c'est-à-dire sur des ordinateurs ou des serveurs locaux) plutôt que dans le cloud ou sur des serveurs hébergés dans une installation distante. 
• Solution cloud : contrairement aux solutions sur site, les solutions cloud sont hébergées dans des centres de données distants et gérées par un fournisseur de services cloud (ou CSP). Les solutions cloud offrent un accès à la demande via Internet. 
• Prêt à l'emploi : les solutions prêtes à l'emploi sont des plateformes toutes faites. Elles sont conçues pour être faciles à mettre en œuvre et comprennent des flux de travail prescrits basés sur les principes des meilleures pratiques. 
• Solution personnalisable : contrairement aux solutions prêtes à l'emploi, les solutions personnalisables sont conçues pour offrir aux entreprises la flexibilité nécessaire pour définir leurs flux de travail afin de répondre à leurs besoins spécifiques. 

• SaaS (Software as a Service) : modèle de licence et de fourniture de logiciels dans lequel les logiciels sont accessibles en ligne via un abonnement plutôt que d'être achetés et installés sur des ordinateurs individuels. 
• API (interface de programmation d'application) : ensemble de règles et de protocoles permettant à différents logiciels de partager des données (par exemple, le partage d'informations de paiement entre un logiciel de gestion d'événements et un système de point de vente). 
• Intégration : L'intégration est le processus de synchronisation des informations entre deux applications logicielles, généralement via des API. 
• Écosystème technologique : désigne l'ensemble des systèmes utilisés par une organisation pour soutenir divers aspects de son activité (plateformes de point de vente, systèmes marketing, outils RH, systèmes de messagerie électronique, solutions de gestion d'événements et de sites, etc.).  
• Migration des données : transfert de données d'un système de stockage ou d'un environnement informatique vers un autre. 

Étape 3. Sélectionner votre fournisseur préféré

Profitez-en pour examiner les valeurs commerciales, l'expérience, le contrat et les avis clients de votre prestataire préféré avant de vous engager à acheter. Voici quelques éléments que vous devez comprendre au sujet du lieu et de la solution de gestion d'événements que vous avez choisis :  

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• À qui appartient l'entreprise ? 
• Quelles sont leurs valeurs fondamentales ?  
• Depuis combien de temps l'entreprise existe-t-elle ? 
• Qui sera votre interlocuteur privilégié pendant la mise en œuvre et au-delà ? 
• L'entreprise a-t-elle déjà fourni des logiciels à d'autres clients dans votre secteur d'activité ?  

• Connaissez-vous leur feuille de route produit ? 
• L'entreprise respecte-t-elle la législation et la réglementation locales en matière de données ? 
• Quelles sont les conditions contractuelles ? 

Si des inquiétudes subsistent après avoir examiné ces critères, elles peuvent indiquer des risques potentiels lors de la mise en œuvre ou de l'utilisation à long terme. La comparaison de plusieurs fournisseurs peut aider les organisations à choisir la solution la mieux adaptée à leurs objectifs opérationnels et stratégiques.

Choisir la bonne solution pour votre lieu d'affaires

Les difficultés de mise en œuvre proviennent souvent de lacunes dans le processus d'évaluation et de sélection. En suivant les trois étapes décrites ci-dessus, vous pouvez être sûr de choisir le lieu et la solution de gestion d'événements adaptés à votre entreprise. Vous pouvez ensuite vous attacher à obtenir l'adhésion des principales parties prenantes afin d'éviter toute résistance inutile lors de la mise en œuvre. 

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Vous recherchez un logiciel de gestion de site ou une solution logicielle de gestion d'événements digne de confiance ? 

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Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir les possibilités qui s'offrent à vous en matière de gestion de sites et d'événements.