Comment les établissements d'enseignement peuvent rationaliser la réservation de salles et l'organisation d'événements afin d'améliorer l'utilisation, la collaboration et les revenus
Outre les programmes scolaires, les écoles privées, les universités et autres établissements d'enseignement génèrent des revenus substantiels en organisant des événements sur leur campus qui tirent parti de leurs ressources existantes et profitent à la fois à l'établissement, à ses anciens élèves et à la communauté environnante.
Avec les stratégies et les outils adéquats, les établissements d'enseignement peuvent améliorer leurs processus de réservation actuels et optimiser le déroulement des événements afin d'augmenter leurs revenus et leur taux d'occupation, tout en encourageant la collaboration entre les services, en éliminant les conflits de réservation et en réduisant la charge de travail de leur personnel chargé des événements et des installations.
Dans ce guide consacré à la gestion des événements éducatifs, nous allons :
• Découvrez les objectifs communs en matière de gestion des lieux et des événements partagés par les principales écoles privées et établissements d'enseignement.
• Définir des stratégies visant à automatiser les processus de réservation des lieux et les opérations événementielles.
• Partager les opportunités pour améliorer les événements scolaires.
Qu'est-ce que la gestion d'événements éducatifs ?
La gestion d'événements éducatifs désigne la planification, la programmation, la coordination et le compte rendu d'événements qui ont lieu dans les écoles, les collèges et les universités. Ces événements peuvent inclure des assemblées, des spectacles, des réunions d'anciens élèves, des événements sportifs, des conférences et la location d'installations.
En numérisant les processus liés aux événements et en centralisant les réservations de salles, les établissements peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle tout en offrant une meilleure expérience aux étudiants, au personnel et aux membres de la communauté.
Les établissements d'enseignement modernes s'appuient de plus en plus sur des plateformeslogicielles de gestion d'événements pour coordonner ces activités entre les différents départements et les installations du campus.
8 objectifs communs en matière de gestion des lieux et des événements partagés par les principales écoles privées et établissements d'enseignement
1. Rationaliser les opérations événementielles pour améliorer l'expérience événementielle
Les écoles, les universités et autres établissements d'enseignement rationalisent l'organisation d'événements afin d'offrir une meilleure expérience aux étudiants, au personnel, aux parties prenantes externes, aux anciens élèves et au grand public. En optimisant les processus événementiels, ces institutions peuvent créer des expériences fluides et mémorables tout en réduisant la charge administrative qui pèse sur leurs équipes événementielles et leurs équipes chargées des installations.
2. Améliorer la visibilité pour encourager la collaboration
Il est essentiel d'améliorer la collaboration entre les différents services au sein des écoles et des établissements d'enseignement afin de réduire les conflits liés à la réservation des salles et d'améliorer l'organisation des événements. Lorsque les différents services et parties prenantes travaillent en vase clos, cela entraîne souvent des conflits d'horaires, une utilisation inefficace des ressources et des malentendus. Les écoles privées s'efforcent de centraliser les informations, d'améliorer la visibilité et d'établir des canaux de communication clairs afin de garantir que tous les services puissent coordonner de manière transparente leurs événements et leurs réservations de salles et utiliser les ressources communes.
3. Augmenter l'efficacité et la productivité
Les établissements d'enseignement sont souvent confrontés au défi de disposer d'un personnel limité pour gérer un grand nombre de réservations de salles et d'événements dans plusieurs installations sur le campus. Dans un tel contexte de ressources limitées, il est devenu essentiel d'améliorer l'efficacité pour garantir le bon déroulement des opérations et une utilisation optimale des ressources disponibles. En simplifiant les processus, en automatisant les tâches et en mettant en place des systèmes efficaces, les établissements d'enseignement peuvent combler le manque de personnel et obtenir de meilleurs résultats avec leurs effectifs existants.
4. Augmenter les revenus liés aux événements en augmentant les réservations d'événements externes
La rationalisation des processus de réservation des salles est essentielle pour les écoles privées et les universités afin d'encourager les parties prenantes externes et les anciens élèves à réserver des événements dans leurs installations et d'augmenter les revenus générés par ces événements. En créant une expérience de réservation fluide et conviviale, les établissements d'enseignement attirent un plus large éventail d'organisateurs d'événements et créent une impression favorable qui favorise les réservations répétées et les recommandations positives par le bouche-à-oreille.
5. Prenez des décisions commerciales éclairées grâce à une meilleure connaissance des événements
Toutes les entreprises événementielles ont besoin de rapports et d'analyses détaillés sur leurs événements afin d'obtenir des informations plus précises et de prendre des décisions commerciales éclairées. En exploitant des données événementielles complètes, les établissements d'enseignement peuvent évaluer le succès de leurs événements et identifier les domaines à améliorer. Cette approche axée sur les données leur permet d'allouer efficacement leur budget au marketing et à la promotion, de hiérarchiser les dépenses telles que les rénovations et de prendre des décisions d'achat éclairées pour les équipements, tels que les technologies audiovisuelles.
6. Créer un écosystème technologique entièrement intégré
Les principales écoles et universités privées créent des écosystèmes technologiques entièrement intégrés qui relient les systèmes de planification, les systèmes d'information sur les étudiants et les logiciels de gestion des locaux. Un écosystème technologique complet et intégré permet un flux de données et une synchronisation transparents entre les différents systèmes et processus, garantissant ainsi l'exactitude, la cohérence et la fiabilité des informations.
7. Maintenir un environnement sûr et sécurisé afin de minimiser les risques lors des événements organisés sur le campus
Aujourd'hui plus que jamais, les établissements d'enseignement reconnaissent l'importance de la sûreté et de la sécurité et prennent des mesures proactives pour identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels associés aux événements organisés sur le campus. En accordant la priorité à la gestion des risques, ces établissements démontrent leur engagement à offrir un environnement sûr qui favorise l'apprentissage, la collaboration et l'engagement communautaire.
8. Faciliter des expériences événementielles inclusives et accessibles afin de favoriser une culture communautaire scolaire positive.
Les événements jouent un rôle essentiel dans le développement de communautés inclusives. C'est pourquoi les grandes écoles privées s'engagent à organiser des événements animés qui offrent aux élèves, au personnel et à la communauté au sens large l'occasion de se réunir, de nouer des liens et de partager des expériences communes afin de promouvoir un sentiment d'appartenance et de célébrer la diversité.
Pourquoi les écoles investissent dans les technologies de gestion d'événements éducatifs
De nombreux établissements passent des tableurs et de la coordination manuelle à des solutions numériques qui prennent en charge la planification et la création de rapports à l'échelle du campus.
La technologie de gestion des événements éducatifs aide les écoles à :
- Centraliser les réservations de salles
- Automatisez les approbations et les flux de travail
- Améliorer la communication entre les services
- Suivre les performances et l'utilisation des événements
- Réduire la charge administrative
À mesure que la demande d'événements sur les campus augmente, il devient essentiel de disposer d'un système évolutif pour assurer le succès opérationnel à long terme.
9 stratégies pour améliorer la gestion des événements éducatifs et les opérations de réservation de salles
1. Mettre en place une plateforme centralisée
Les processus manuels déconnectés, tels que les feuilles de calcul et les calendriers individuels, réduisent la productivité et entraînent souvent des confusions et des conflits en raison du manque de visibilité. Une plateforme centralisée de gestion des lieux et des événements sert de source unique d'informations fiables, afin que vous et vos parties prenantes puissiez accéder en temps réel aux données de réservation et aux informations essentielles relatives à la réservation d'événements.
2. Améliorez la visibilité et augmentez le taux d'occupation grâce à la disponibilité en direct des salles
En mettant en place un calendrier en temps réel qui met en évidence les réservations existantes, vous pouvez éviter les conflits de réservation et offrir une meilleure expérience événementielle. De plus, la disponibilité en temps réel permet à votre personnel, à vos étudiants, à vos anciens élèves et à d'autres organisateurs d'événements externes d'identifier les espaces vacants pouvant être réservés pour des événements à venir, ce qui contribue à optimiser l'occupation des lieux.
3. Mettre en place des outils de réservation en libre-service
L'utilisation de solutions de réservation en ligne en libre-service encourage votre personnel, vos parties prenantes et vos anciens élèves à effectuer et à gérer leurs propres réservations, réduisant ainsi leur dépendance vis-à-vis du personnel chargé des événements. En mettant en place des plateformes de réservation en ligne conviviales et accessibles, vous pouvez améliorer vos processus de réservation de salles et d'événements, gagner en efficacité et favoriser une culture d'autonomie.
4. Flux de travail et communications automatisés
L'automatisation est essentielle pour tirer parti de l'intelligence commerciale humaine en transformant les processus standard de votre personnel en flux de travail préprogrammés. Au lieu de compter sur votre équipe pour se souvenir quand accomplir une certaine tâche, utilisez les technologies pour créer des flux de travail et des modèles de communication personnalisés qui déclenchent des actions telles que des tâches, des e-mails et des rapports en fonction des paramètres que vous avez choisis (c'est-à-dire les dates d'échéance, les changements de statut du système, etc.) afin d'avoir l'assurance que votre équipe ne manquera jamais une étape cruciale du processus de gestion des événements.
5. Gérez vos ressources grâce au suivi des stocks à quantité contrôlée
La mise en œuvre d'outils de suivi des stocks à quantité contrôlée vous aide à optimiser l'utilisation des ressources telles que les équipements audiovisuels, le mobilier et les équipements événementiels. En attribuant des quantités disponibles aux articles en stock, il est impossible de surréserver ou de réserver deux fois les mêmes articles, ce qui réduit le risque de conflits de réservation et garantit le bon déroulement de l'événement. De plus, vous pouvez quantifier le retour sur investissement afin de prendre des décisions éclairées concernant la gestion de vos stocks et de planifier stratégiquement vos dépenses d'investissement futures.
6. Planifiez vos menus et gérez l'augmentation des coûts alimentaires grâce à des outils de gestion de la restauration
Les outils de gestion de la restauration sont essentiels pour aider les écoles privées à planifier leurs menus saisonniers, à répondre aux exigences alimentaires et à gérer la hausse des coûts des aliments et des boissons. Ces outils spécialement conçus vous permettent de personnaliser les articles de restauration avec des descriptions de menus et d'autres détails essentiels tels que les coûts unitaires, les remarques alimentaires, les remises et les tarifs spéciaux. Vous pouvez ainsi accéder à des analyses et des rapports en temps réel sur les profits et les pertes qui fournissent des informations détaillées sur les ventes de restauration, ce qui vous aide à identifier les tendances et les opportunités pour la planification future des menus et la vente incitative.
7. Obtenez des informations commerciales essentielles grâce à des rapports avancés et des tableaux de bord personnalisés.
Les écoles privées et les établissements d'enseignement ont besoin d'outils de reporting avancés pour obtenir des informations commerciales essentielles et prendre des décisions éclairées. En adoptant une plateforme robuste de gestion des lieux et des événements dotée de fonctionnalités de reporting avancées, vous pouvez facilement rassembler et filtrer les données pertinentes relatives aux événements afin de produire des rapports et des tableaux de bord personnalisés qui répondent aux besoins de votre établissement. De plus, en automatisant l'envoi des rapports programmés par e-mail ou via le protocole FTP (Files Transfer Protocol), vous pouvez gagner du temps et vous assurer que toutes les informations actualisées sont partagées à intervalles réguliers.
8. Construire un écosystème technologique robuste à l'aide d'API et d'intégrations
L'époque où l'on recherchait un seul système ou fournisseur pour répondre à tous les besoins techniques d'un établissement est révolue. Aujourd'hui, les écoles et universités privées de premier plan recherchent les meilleures solutions pour répondre à des besoins spécifiques (par exemple, logiciels de planification académique, systèmes d'information sur les étudiants, plateformes de gestion des lieux et des événements, outils de planification d'espace, solutions d'inscription à des événements, etc.) et mettent en place un écosystème technologique intégré afin d'améliorer l'intégrité des données, de garantir la fiabilité des rapports et de fournir au personnel et aux parties prenantes des informations précises afin de réduire les malentendus et d'encourager une plus grande collaboration.
9. Assurer la sécurité du personnel, des étudiants et des anciens élèves grâce à une plateforme spécialement conçue pour la gestion des risques liés aux événements
Malheureusement, ces dernières années, les écoles et les universités du monde entier sont devenues les cibles privilégiées de violences et d'autres menaces. Par conséquent, la gestion des risques liés aux événements est devenue une priorité pour les organisateurs, qui doivent identifier, évaluer et contrôler les risques prévisibles susceptibles d'avoir un impact sur les participants, les fournisseurs, le personnel, le lieu ou la réussite de l'événement en général. Pour garantir la sécurité de tous vos événements à venir, mettez en œuvre un plan de gestion des risques détaillé, soutenu par un logiciel spécialement conçu pour l'évaluation des risques liés aux événements .
Faites passer vos processus liés aux lieux et aux événements de F à A+
Des technologies innovantes sont aujourd'hui disponibles pour aider votre établissement scolaire à relever ses défis actuels et futurs. L'utilisation d'une plateforme centralisée de gestion des événements éducatifs peut simplifier la coordination des événements sur le campus afin d'augmenter les revenus, de réduire les coûts, de stimuler la productivité, d'améliorer l'efficacité et d'assurer une rentabilité à long terme.
Si vous avez besoin d'aide, contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment Momentus peut vous aider à rationaliser vos processus de gestion des lieux et des événements afin de maximiser les profits et d'augmenter le taux d'utilisation de votre établissement.
À propos de Momentus
Momentus Technologies est un fournisseur mondial de solutions de gestion de sites et d'événements de pointe qui permettent aux organisations de créer des moments extraordinaires. Avec plus de 60 000 utilisateurs dans plus de 50 pays, Momentus répond aux besoins des centres de congrès et d'exposition, des établissements d'enseignement, des entreprises, des stades et des arènes, ainsi que des centres artistiques et culturels. Sa plateforme puissante et intuitive, associée à des solutions intelligentes basées sur les données et à une expertise inégalée, offre aux clients une vue d'ensemble des opérations passées, présentes et futures liées aux événements, afin d'améliorer la visibilité de bout en bout, d'optimiser l'efficacité et d'atteindre les objectifs commerciaux. Fondée en 1985, Momentus a son siège social aux États-Unis. Les employés de l'entreprise travaillent dans le monde entier, dans les bureaux de Momentus et à distance. Pour en savoir plus, rendez-vous sur gomomentus.com.
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