In einer sich schnell verändernden Geschäftswelt voller Risiken und Unsicherheiten hat sich das Ereignis- und Vorfallmanagement zu einem Eckpfeiler der organisatorischen Widerstandsfähigkeit entwickelt.
Veranstaltungsmanagement vs. Risikomanagement
Das Ereignis- und Vorfallmanagement ist eng mit dem Risikomanagement verbunden, obwohl es zwischen beiden wesentlichen Unterschiede gibt.
Vorfallmanagement vs. Risikomanagement
Obwohl sie eng miteinander verbunden sind, dienen das Incident Management und das Risikomanagement innerhalb eines Unternehmens unterschiedlichen Zwecken. Hier sind die Unterschiede:
Was ist Ereignis- und Vorfallmanagement?
Das Incident Management ist der Prozess der Reaktion auf und Lösung von unvorhergesehenen Ereignissen oder Störungen. An einem Veranstaltungsort können Vorfälle von kleineren Problemen wie Ausrutschen, Stolpern und Stürzen bis hin zu größeren Situationen reichen, die einen Einsatz aller Kräfte erfordern, darunter Teams aus den Bereichen IT und Sicherheit, um den normalen Betrieb wiederherzustellen.
Der Schwerpunkt des Incident Managements liegt auf der Erfassung des Vorfalls, seiner Eskalation, falls erforderlich, und der Ergreifung von Korrekturmaßnahmen, um das Problem zu beheben, den regulären Betrieb wiederherzustellen und eine Wiederholung zu verhindern. Der Prozess dreht sich um die Meldung, Erfassung, Reaktion und Lösung des vorliegenden Problems.
Was ist Ereignis- und Vorfallmanagement?
Das Ereignis- und Störungsmanagement ist der Prozess der Reaktion auf und der Behebung von unvorhergesehenen Ereignissen oder Unterbrechungen. An einem Veranstaltungsort oder bei einer Veranstaltung ist eine Störung eine Aufgabe, bei der alle mit anpacken müssen: Von der IT bis zum Sicherheitsdienst sind alle daran beteiligt, die Störung zu beheben und den regulären Betrieb wieder aufzunehmen.
Das Incident Management konzentriert sich auf die Lösung eines aktuellen Problems und die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen, um zu verhindern, dass es in Zukunft erneut auftritt. Es basiert auf Reaktion und Lösung.
Was ist Event-Risikomanagement?
Das Veranstaltungsrisikomanagement hingegen umfasst die Identifizierung, Bewertung und Minderung potenzieller Risiken, die den zukünftigen Erfolg einer Veranstaltung beeinträchtigen könnten. Im Mittelpunkt stehen Planungsmaßnahmen, um Vorfälle zu verhindern oder, falls sie dennoch eintreten, ihre Auswirkungen zu minimieren. Risiken sind zukünftige Ereignisse, die die Sicherheit beeinträchtigen, den Veranstaltungsablauf stören oder den Ruf des Veranstaltungsortes schädigen können.
Ein effektives Risikomanagement ist unerlässlich, um Bedrohungen, Gefahren und Störungen vorherzusehen und den Erfolg und die Sicherheit einer Veranstaltung zu gewährleisten. Während sich das Risikomanagement sowohl auf die Verhinderung unerwünschter Ereignisse als auch auf die Minimierung ihrer Auswirkungen konzentriert, geht es beim Incident Management darum, bereits eingetretene Ereignisse zu bearbeiten und diese Informationen für zukünftige Risikomanagementaktivitäten zu nutzen.
4 Fragen zum Ereignis- und Vorfallmanagement stellen und beantworten
1. Sind Incident-Management-Systeme notwendig?
Es besteht ein ständiger Bedarf an Technologien zur effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Vorfalldaten. Da Veranstaltungen immer komplexer werden und konkurrierende Prioritäten bestehen, helfen Technologien dabei, diese Komplexität zu bewältigen und zukünftige Ergebnisse zu verbessern. Veranstaltungsorte und Veranstaltungsräume benötigen nicht nur Systeme, um Störungen zu minimieren und das Kundenerlebnis zu maximieren, sondern auch genaue Aufzeichnungen darüber, was wann und wem passiert ist, für den Fall, dass es zu Rechtsstreitigkeiten kommt.
Veranstaltungsorte sollten die Bearbeitung und Lösung von Vorfällen verwalten und messen. Anhand der gesammelten Daten darüber, wie, wann und wo Vorfälle auftreten, lassen sich durch die Zusammenfassung dieser Informationen Bereiche für geschäftliche Verbesserungen aufdecken. Denn schließlich gilt: „Was gemessen wird, wird auch verwaltet!“
Derzeit mögen einige dieser Tools noch als „nice to have“ angesehen werden, aber mit Blick auf die Zukunft werden sie für Veranstaltungsorte von entscheidender Bedeutung sein, um Ressourcenverschwendung zu minimieren und das Gästeerlebnis zu maximieren.
Profi-Tipp: Veranstaltungsorte, die die Incident-Management-Lösung von WeTrack nutzen, haben Zugriff auf Incident-Daten. Dadurch können sie bessere Entscheidungen treffen und Risiken im Laufe der Zeit effektiver managen.
2. Was sind die falschen Vorstellungen über Incident-Management-Systeme?
Eines der größten Missverständnisse im Incident Management ist die Annahme, dass die Dokumentation von Vorfällen die Haftung eines Unternehmens erhöht, wenn etwas schiefgeht.
In der Vergangenheit wurde in einigen Rechtsgutachten empfohlen, schriftliche Dokumentationen von Vorfällen zu vermeiden, um zu verhindern, dass diese vor Gericht verwendet werden können. Um jedoch Haftungsansprüche erfolgreich abzuwehren, werden Anwälte nach dokumentierten Beweisen für angemessene und praktische Risikomanagement- und Vorfallmanagementpraktiken suchen, um nachzuweisen, dass der Vorfall unvermeidbar war und dass die Reaktion gut gehandhabt wurde.
„Wenn du es nicht tust, bist du verdammt, aber wenn du es tust, bist du weniger verdammt!“
Gut dokumentierte Vorfallberichte und Reaktionen können dazu beitragen, das Unternehmen vor Haftungsansprüchen zu schützen, und bilden eine Grundlage für die Leistungsmessung und die Vermeidung künftiger Probleme.
Heutzutage verlassen sich viele Veranstaltungsorte auf veraltete Tabellenkalkulationen oder verfügen überhaupt über kein Aufzeichnungssystem. Unternehmen müssen sich fragen: Wie gut verfolgen wir Trends? Verfügen wir über einen für rechtliche Zwecke vertretbaren Satz von Vorfalldaten? Können wir Daten aus mehreren Veranstaltungsorten zusammenfassen, um ein vollständiges Bild zu erhalten? Treffen wir fundiertere Entscheidungen? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, ist es an der Zeit, die Einführung eines Vorfallmanagementsystems in Betracht zu ziehen.
Bevor Sie eine neue Plattform einführen, sollten Sie deren Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Komplexe Systeme erfordern höhere Investitionen sowohl in Personal als auch in die Implementierung, wodurch das Kosten-Nutzen-Verhältnis möglicherweise schwieriger zu rechtfertigen ist.
Profi-Tipp: Einer der Vorteile von WeTrack ist, dass es modular aufgebaut und einfach zu implementieren ist. Sie können alle Module für eine umfassende Übersicht nutzen oder zunächst das Incident Management oder Risikomanagement einführen und später weitere Komponenten hinzufügen. Die Implementierung muss nicht schwierig oder einschüchternd sein.
3. Woran erkennen Sie, dass es Zeit für ein Upgrade Ihrer Incident-Management-Software ist?
Wenn Sie für eine Plattform bezahlen, aber nicht sicher sind, ob Sie alle Funktionen nutzen, ist es vielleicht an der Zeit für eine Veränderung. Möglicherweise sollten Sie andere Möglichkeiten zur Datenverwaltung mit einem Partner prüfen, der das System an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen kann.
Überlegen Sie zunächst, wie Daten an diejenigen verteilt werden, die sie benötigen. Erstellen Sie zahlreiche Berichte? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, alle auf ihre spezifischen Bedürfnisse abzustimmen? Benötigt Ihr Führungsteam detailliertere Informationen? Können sie die Dimensionen der Daten, die über die Reaktion auf Vorfälle hinausgehen, leicht verstehen? Wenn Sie diese Dinge nicht tun können, ist es möglicherweise an der Zeit für ein Upgrade.
Als Nächstes sollten Sie überlegen, wer Datenzugriff benötigt und welche Daten diese Personen einsehen möchten. Wie einfach ist es für sie, sich einen schnellen Überblick über die benötigten Informationen zu verschaffen? Wie viel Zeit wird dafür aufgewendet und wie flexibel ist das System? Ist es mobilfreundlich? Können Sie unterwegs auf Informationen zu Vorfällen zugreifen oder diese eingeben?
Überlegen Sie, wie das Vorfallmanagement mit anderen Bereichen wie Risikobewertungen und Ereignisrisikoprofilierung zusammenhängt. Denken Sie über die Routineaufgaben nach, die die Mitarbeiter ausführen – wie werden diese nachverfolgt? Ist es sinnvoll, alles miteinander zu verknüpfen?
Profi-Tipp: Die Incident-Management-Lösung von WeTrack kann all das und noch viel mehr!
4. Wie wirkt sich die erfolgreiche Implementierung eines Ereignismanagementsystems auf den Erfolg aus?
Die Implementierung einer effektiven Plattform für das Vorfallmanagement verbessert den gesamten Veranstaltungsbetrieb und erstellt genauere Aufzeichnungen als ein reines Funkprotokoll. Sie liefert Daten zur Verbesserung der Reaktionszeiten und zur Nachverfolgung erfolgreicher Maßnahmen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Abläufe sicher, ordnungsgemäß und transparent erfolgen.
Profi-Tipp: Die Incident-Management-Plattform von WeTrack verbreitet Informationen schnell, eskaliert ungelöste Probleme automatisch und bietet umfassende Berichtsfunktionen. So erhalten Veranstaltungsort- und Eventmanager die richtigen Daten, um den Erfolg zu messen.
Abschließende Gedanken: Die Leistungsfähigkeit eines Ereignis- und Vorfallmanagementsystems nutzen
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Das Risikomanagement für Veranstaltungen und das Incident Management sind wichtige Komponenten für die Widerstandsfähigkeit und den Erfolg von Veranstaltungsorten. Durch die Einführung eines modernen Incident-Management-Systems können Organisationen Risiken effektiv bewältigen, die Reaktion auf Vorfälle koordinieren, die Compliance verbessern und positive Ergebnisse für die Stakeholder erzielen.
Die Risiko- und Vorfallmanagement-Software von WeTrack bietet Ihnen einen wichtigen Überblick über Ihren Veranstaltungsort oder Ihre Veranstaltungsabläufe und sorgt dafür, dass Sie auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet sind. Unsere kontinuierlichen Arbeitsabläufe umfassen die Erstellung von Risikoprofilen vor der Veranstaltung, die Risikobewertung, Überprüfungen vor der Veranstaltung, das Vorfallmanagement und die Reaktion auf Vorfälle.
Profi-Tipp: Sehen Sie sich dieses kurze Video-Interview zur Risiko- und Vorfallmanagement-Lösung von WeTrackan.
Mit der WeTrack-Plattform von Momentus als Wegweiser können Unternehmen sicher durch die Komplexität der modernen Geschäftswelt navigieren und gestärkt, widerstandsfähiger und besser gerüstet daraus hervorgehen, um in einer sich ständig verändernden Welt erfolgreich zu sein.
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