14. März 2024
Teams, die für Großveranstaltungen verantwortlich sind, müssen das Vorfallmanagement und die Reaktion auf Vorfälle priorisieren. Mit den richtigen formalen Strategien können Teams Risiken mindern und Schäden durch Vorfälle verhindern und so die Erfolgschancen verbessern.
Die heutigen Events erfordern jedoch ein ausgefeiltes Management von Vorfällen. Glücklicherweise kann eine moderne, speziell entwickelte digitale Plattform Eventleitern dabei helfen, die Reaktion der Teams auf negative Vorfälle an ihrem Veranstaltungsort zu optimieren.
7 Techniken zur Optimierung Ihres Vorfallmanagementplans
Im Folgenden finden Sie sieben bewährte Praktiken für das Management von und die Reaktion auf Vorfälle bei Großveranstaltungen. Überlegen Sie, wie Sie diese Techniken in Verbindung mit neuen digitalen Tools anwenden können, um Prozesse zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen, wenn Ihr Team auf Vorfälle reagiert.
1. Digitalisieren Sie das Onboarding für eine schnellere Vorbereitung
Bei der Vorbereitung einer bevorstehenden Veranstaltung müssen die Verantwortlichen oft schnell neue Mitarbeiter und Freiwillige einarbeiten und schulen - einschließlich derjenigen, die für das Management von Vorfällen und die Reaktion darauf verantwortlich sind. Umfassende digitale Systeme, die einfach zu verstehen und zu verwenden sind, ermöglichen es den Eventleitern, diese Bemühungen zu rationalisieren, Zeit zu sparen und die Ergebnisse zu verbessern. Sie können eine klare Befehlsstruktur einrichten, die sicherstellt, dass alle Teammitglieder die Rollen aller Beteiligten während eines Vorfalls und während eines Events verstehen.
2. Definieren Sie Vorfälle und standardisieren Sie angemessene Reaktionen
Die meisten Führungskräfte kategorisieren potenzielle Vorfälle und legen Protokolle fest, wie die Teammitglieder kommunizieren, reagieren und berichten sollen, wenn ein Vorfall eintritt. Mit der richtigen digitalen Plattform können sie diese vordefinierten Regeln über ein digitales Echtzeit-Tool zur Verfügung stellen, z. B. über eine speziell für große Eventteams entwickelte mobile App. So wird sichergestellt, dass die Teammitglieder im Falle eines Vorfalls die richtigen Informationen zur Verfügung haben und auf Checklisten zugreifen können, die ihre Berichterstattungs- und Reaktionsbemühungen rationalisieren.
3. Ersetzen Sie manuelle Prozesse durch digitale Tools
Unzählige Eventveranstalter verlassen sich bei der Reaktion auf Vorfälle weiterhin auf manuelle Prozesse; ihre Teams verwenden selbst bei Hochrisikoszenarien Papierdokumente und Low-Tech-Kommunikationstools. Digitale Tools, die speziell für das Eventmanagement entwickelt wurden, können die Art und Weise verbessern, wie sich Teammitglieder auf Veranstaltungen vorbereiten und während einer Veranstaltung koordinieren.
4. Standardisieren Sie Vorgehensweisen und Dokumentation
Das Ersetzen von Papierunterlagen durch eine einheitliche digitale Schnittstelle gewährleistet eine genaue Berichterstattung über alle Teams hinweg. Durch eine einheitliche Berichterstattung können Veranstaltungsleiter umfassende Aufzeichnungen über alle Vorfälle und die von den Teammitgliedern daraufhin ergriffenen Maßnahmen führen. Letztendlich können diese Verantwortlichen die Veranstaltungsergebnisse auf einheitliche Weise analysieren - innerhalb einzelner Events und später auch über mehrere Events hinweg.
5. Optimieren Sie die Teamkommunikation und -koordination
Veranstaltungsleiter können speziell entwickelte digitale Tools nutzen, um die Echtzeitkommunikation zwischen den Teams zu verbessern und so Risiken und Schäden durch Vorfälle zu minimieren, während eine Veranstaltung stattfindet. Mit den richtigen Tools können sie ein solides Kommunikationsnetzwerk schaffen, das Eventmitarbeiter, Sicherheitskräfte, medizinische Teams und sogar lokale Behörden miteinander verbindet.
Beispielsweise können Teammitglieder Vorfälle in Echtzeit über eine mobile App markieren, wodurch Vorfallteams ihre Reaktion beschleunigen und mögliche Schäden durch den Vorfall reduzieren können. Dies ermöglicht die bestmögliche Reaktion und eine angemessene Dokumentation zur späteren Überprüfung.
6. Optimieren Sie die Berichterstattung und Analyse
Mit standardisierter Echtzeitkommunikation und -berichterstattung können Veranstaltungsleiter die Ergebnisse von Vorfällen neben allen anderen Aspekten einer Veranstaltung problemlos analysieren. Die richtige digitale Plattform ermöglicht es ihnen, diese Ergebnisse nahtlos in Berichte einzubinden. Diese Daten stellen die solidesten Informationen dar, die über alle Events verfügbar sind, und ermöglichen es Veranstaltungsleitern, das Management und die Reaktion auf zukünftige Vorfälle zu verbessern.
Legen Sie einzigartige Metriken für kommende Events fest
Wenn sich die Eventprioritäten ändern, sorgt die richtige digitale Plattform dafür, dass Eventleiter problemlos neue Kennzahlen für den Eventerfolg einführen können. Dazu können neue Kennzahlen für das Vorfallmanagement und die Reaktion auf Vorfälle gehören, z. B. die Reaktionszeiten für bestimmte Vorfälle oder der Prozentsatz der Teammitglieder, die an bestimmten Schulungen teilgenommen haben. Wenn die Verantwortlichen die Ergebnisse verschiedener Events vergleichen können, lassen sich Muster erkennen, die ihnen dabei helfen, die mit diesen neuen Messgrößen verbundenen Ergebnisse zu optimieren.
Ein wirklich moderner Ansatz für das Vorfallmanagement und die Reaktion auf Vorfälle
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Tag(s):
Vorfallmanagement
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