Geschickte Taktiken für Messeveranstalter zur Gewinnung und Bindung erfolgreicher Aussteller

Es stehen gute Nachrichten für Kongresszentren und Messeveranstalter am Horizont. Laut jüngsten Prognosen von Globex im Jahr 2023, dem von Stax veröffentlichten Jahresbericht der Messebranche, erholen sich die weltweit größten Messemärkte deutlich von der Corona-Pandemie und werden voraussichtlich bis 2024 ihre Größe von 2019 um 7 % übertreffen. 

Messen und Kongresse sind "Pop-up"-Märkte, auf denen Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen relevanten, qualifizierten Käufern präsentieren wollen. Wenn es also darum geht, Aussteller für Messen und Kongresse zu gewinnen und zu halten, müssen die Eventveranstalter potenziellen Ausstellern vor allem zwei Dinge zeigen.

Erstens müssen Messeveranstalter potenziellen Ausstellern zeigen, dass sie ihre Geschäftsziele verstehen und eine hochentwickelte Messeplattform anbieten, die zu einem Maßstab und Innovationszentrum für ihre Branche wird. Um dies zu erreichen, müssen Messeveranstalter in der Lage sein, die Eventziele zu kommunizieren - kurz gesagt, welche Art von Besuchern sie für die Veranstaltung zu gewinnen hoffen, wie viele teilnehmen werden und wie sie sie zur Registrierung bewegen wollen.

Zweitens müssen sie nachweisen, wie ihre Beteiligung an der Veranstaltung ihnen helfen kann, die genannten Geschäftsziele zu erreichen und sich zu präsentieren. Sie müssen die Marken und Produkte der Aussteller vermarkten, um neue Märkte und Vertriebskanäle zu erschließen. In dieser Hinsicht müssen die Messeveranstalter relevante Daten wie frühere Besucherstatistiken, Kundenfeedback und andere relevante Informationen zur Unterstützung ihrer Eventziele bereitstellen.

In diesem Beitrag gehen wir auf die größten Herausforderungen ein, mit denen Messeveranstalter konfrontiert sind, wenn es darum geht, Buchungen von Ausstellern anzuziehen und zu halten, und wie man diese Herausforderungen bewältigen kann.

5 Gründe, warum Messeveranstalter nur schwer Aussteller für Messen gewinnen und halten können

Bei so vielen Messen, Kongressen und anderen Veranstaltungen, die weltweit stattfinden, sind der Verkauf von Flächen und die Buchung von Ständen für kommende Veranstaltungen hart umkämpft. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Herausforderungen, mit denen Messeveranstalter konfrontiert sind, wenn sie versuchen, Aussteller für Veranstaltungen zu gewinnen und zu halten:

1. Budgetbeschränkungen: Die Reisekosten sind erheblich gestiegen, wodurch die Budgets für die Teilnahme an Ausstellungen und den Einsatz von Mitarbeitern bei Veranstaltungen knapp geworden sind. Wenn ein potenzieller Aussteller nicht über das entsprechende Budget verfügt, wird er keinen Stand oder keine Fläche buchen. In diesem Fall sollten die Messeveranstalter sie ermutigen, sich als Besucher zu registrieren, damit sie die Messe erleben können, und in Erwägung ziehen, in Zukunft Mittel für eine Ausstellung bereitzustellen. 

2. Erwartete Investitionsrendite: Die Teilnahme an Kongressen und Messen kann für potenzielle Aussteller kostspielig sein. Daher müssen potenzielle Aussteller von der möglichen Kapitalrendite (ROI) überzeugt sein - einschließlich der generierten Leads, der Vertragsgröße der Leads, der umgesetzten Verkäufe und neuer Vertriebskanäle oder Partnerschaften -, wenn sie sich für eine Standbuchung entscheiden.

3. Konkurrenz durch andere Veranstaltungen: Für neue und bestehende Messen und andere Veranstaltungen ist es eine Herausforderung, neue Aussteller zu gewinnen und jährliche Stand- und Flächenbuchungen zu fördern. Die Veranstaltungen müssen für das Publikum, das sie bedienen, relevant bleiben. Messeveranstalter müssen ihre Veranstaltungen kontinuierlich überprüfen und verbessern, um sicherzustellen, dass sie für potenzielle Aussteller Jahr für Jahr attraktiv bleiben. Bieten Sie Networking auf und außerhalb des Messegeländes an, um den Wert der Veranstaltung zu steigern.

4. Schlechte Besucherzahlen und Qualität der Besucher: Wenn eine Veranstaltung nicht genügend geeignete Besucher/Teilnehmer anzieht, werden potenzielle Aussteller nicht ermutigt, zu buchen oder erneut zu buchen. Aus diesem Grund müssen Messeveranstalter die Besucherzahlen verfolgen, einschließlich detaillierter demografischer Daten, um den Erfolg der Veranstaltung nachzuweisen und die Anwesenheit von Entscheidungsträgern zu bestätigen.

5. Frühere Eventerfahrungen: Sowohl Aussteller als auch Besucher müssen darauf vertrauen, dass das Venue und die relevanten Lieferanten, die zur Veranstaltung beitragen, eine angenehme Erfahrung bieten können. Eine schlechte Erfahrung bei einer vergangenen Veranstaltung kann von der Teilnahme an künftigen Veranstaltungen abhalten. Ausstellungen sind eine teure Säule der Marketingstrategie eines Unternehmens. Daher sind effiziente und qualitativ hochwertige Ergebnisse der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.

Geschickte Taktiken zur Gewinnung und Bindung von Ausstellern

Um Aussteller zu gewinnen und zu binden, müssen Messeveranstalter mit den Ausstellern in Kontakt treten, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und Wege zu finden, ihr Veranstaltungserlebnis zu verbessern. Hier sind die besten Strategien, die Messeveranstalter umsetzen können, um neue Aussteller zu gewinnen und zu binden:

1. Verstehen Sie Ihre potenziellen Aussteller: Wenn Sie Buchungen von Ausstellern für Stände und Flächen auf Ihren Veranstaltungen gewinnen und halten wollen, müssen Ihre Aussteller glauben, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen, und Sie müssen zeigen, wie Ihre Veranstaltung ihren Zielen entspricht. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre potenziellen Aussteller besser zu verstehen:

a. Käuferprofile: Erstellen Sie detaillierte Käuferprofile, damit Sie wissen, wer Ihre potenziellen Käufer sind. 

b. Aussteller befragen: Befragen Sie ehemalige und potenzielle Aussteller, um ihre aktuellen Herausforderungen/Ziele zu verstehen.

c. Marktforschung: Recherchieren Sie die Branche, in der Ihre potenziellen Aussteller tätig sind, um die Chancen und Gefahren zu verstehen, die sich auf den Markt auswirken, in dem sie tätig sind. 

d. Andere externe Faktoren: Überlegen Sie, wie sich andere Faktoren außerhalb ihrer Branche auf ihre Geschäfte auswirken, z. B. wirtschaftliche Bedingungen, Trends, Verbrauchererwartungen, politische Rahmenbedingungen usw.

2. Erfassen Sie Schlüsselkennzahlen und präsentieren Sie aussagekräftige Daten in Ihrem Veranstaltungsprospekt: Jeder Messeveranstalter bereitet Verkaufsinstrumente wie einen Veranstaltungsprospekt vor, um potenziellen Ausstellern zu zeigen, was sie auf der Veranstaltung erwarten können. Es ist wichtig, dass Sie die folgenden Schlüsselkennzahlen in Ihre Übersicht aufnehmen, um den potenziellen Wert der Ausstellung aufzuzeigen und die Aussteller zur Buchung zu ermutigen:

a. Vergangene Rückmeldungen von Ausstellern: Bieten Sie potenziellen Ausstellern Feedback zu vergangenen Veranstaltungen, damit sie lesen können, was frühere Teilnehmer und Aussteller über die Veranstaltung zu sagen hatten.

b. Anwesenheitsdaten: Geben Sie einen Überblick über die Anzahl der Besucher vergangener Veranstaltungen und die Art der Besucher, einschließlich wichtiger demografischer Details wie Herkunftsort, Berufsbezeichnung usw. Je globaler der Fußabdruck und die Entscheidungsbefugnis, desto besser.

c. Ausstellerdaten: Geben Sie einen Überblick über frühere Aussteller und wichtige Unternehmen, die bereits für die kommende Veranstaltung gebucht haben. Wenn potenzielle Käufer sehen, dass ihre Konkurrenten anwesend sein werden, kann sie das zu einer Buchung anregen. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Erfolgsgeschichten von früheren Ausstellern, die die Veranstaltung erfolgreich als Wachstumsbeschleuniger genutzt haben, mitteilen.

3. Schaffen Sie innovative Veranstaltungserlebnisse: In erster Linie sollte das Ziel eines jeden Messeveranstalters, der eine bevorstehende Messe oder einen Kongress plant, darin bestehen, ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis zu bieten, das gesunde Geschäftsbeziehungen zwischen Besuchern und Ausstellern ermöglicht und potenzielle Leads und Verkäufe generiert. Um dies zu erreichen, müssen Messeveranstalter kontinuierlich daran arbeiten, moderne und innovative Eventerlebnisse zu schaffen, die die Erwartungen aller Beteiligten erfüllen und übertreffen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Messeveranstalter die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen sicherstellen können: 

a. Aktuelle Grundrisse: Das Layout und die Gestaltung von Veranstaltungsgrundrissen sind entscheidend für die Lenkung der Laufkundschaft und die Förderung bedeutsamer Geschäftsbeziehungen. Ein gut strukturierter Grundriss kann das Engagement und die Interaktion zwischen den Teilnehmern verbessern, was letztlich das Gesamterlebnis der Veranstaltung steigert und die Geschäftsmöglichkeiten maximiert.

b. Innovative Vernetzungsmöglichkeiten: Von Willkommens-Cocktailpartys bis hin zu Hosted Buyer-Programmen gibt es viele Möglichkeiten, das Networking über den Besuch von Ständen auf Messen und Veranstaltungen hinaus zu fördern. Messeveranstalter müssen neue und andere Wege in Betracht ziehen, um Aussteller und Besucher zusammenzubringen, darunter:

i. Interaktive Workshops und Meisterklassen 

ii. Branchenspezifische Zonen 

iii. Künstliche Intelligenz (KI) für das Matchmaking und Netzwerken 

iv. Wellness- und Achtsamkeitszonen

c. Moderne Technologien nutzen: Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Ausstellungserlebnissen. Hier sind einige wichtige Beispiele für moderne Technologien, die von zukunftsorientierten Veranstaltern eingesetzt werden: 

i. Chatbots für die Veranstaltungsassistenz

ii. Beacon-Technologie für ortsgebundene Angebote

iii. Virtuelle Realität (VR) und augmentierte Realität (AR) für Produktdemonstrationen 

iv. Mobile Event-Apps 

v. Moderne Tools zur Teilnehmerverfolgung, z. B. RFID, Gesichtserkennung usw. 

vi. Gamifizierung als immersives Erlebnis, wo geeignet 

d. Attraktive Veranstaltungsorte sichern: Der Veranstaltungsort ist ein Schlüsselfaktor im Entscheidungsprozess eines Ausstellers. Das Venue gibt den Ton für die Veranstaltung an, und die Erreichbarkeit, der Standort und die Nähe zu den wichtigsten Akteuren der Branche spielen eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung, ob ein potenzieller Aussteller die Buchung einer Fläche in Betracht zieht. Es ist wichtig, dass die Eventveranstalter einen zentral gelegenen und gut erreichbaren Veranstaltungsort wählen, um Aussteller und Besucher für die Veranstaltung zu gewinnen. Auch das Thema Nachhaltigkeit gewinnt zunehmend an Bedeutung. Kongresszentren und Venues können bei der Unterstützung von Messeveranstaltern, die nachhaltige Veranstaltungen durchführen wollen, eine Vorreiterrolle spielen.

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Messen und Kongresse sind wichtige Veranstaltungen, die Unternehmen dabei helfen, potenziellen Käufern ihre Angebote zu präsentieren. Allerdings müssen Messeveranstalter ihre Strategien zur Gewinnung und Bindung von Ausstellern ständig überprüfen und verbessern, um den anhaltenden Erfolg ihrer Veranstaltungen zu gewährleisten. Dazu müssen sie ihre Zeit darauf verwenden, die Bedürfnisse potenzieller Aussteller zu verstehen, ihnen zu zeigen, wie ihre Veranstaltung ihnen helfen kann, ihre Geschäftsziele zu erreichen, und innovative Veranstaltungserlebnisse zu schaffen, um sie zu ermutigen, für künftige Veranstaltungen zu buchen und erneut zu buchen.

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