Les stratégies efficaces pour les organisateurs de salons pour convaincre et fidéliser les exposants

De bonnes nouvelles se profilent à l'horizon pour les centres de congrès et les organisateurs de foires et de salons. Selon les dernières estimations de Globex 2023, le rapport annuel du secteur des salons publié par Stax, les plus grands salons du monde connaissent une forte reprise après la pandémie du Covid et devraient dépasser leur taille de 2019 de 7 % d'ici à 2024. 

Les salons professionnels et les congrès sont des lieux d'échange éphémères où les entreprises présentent leurs produits et services à des acheteurs appropriés et qualifiés. Par conséquent, lorsqu'il s'agit d'attirer et de fidéliser des exposants pour des salons et des congrès, les organisateurs d'événements doivent démontrer deux points essentiels aux exposants potentiels. 

Tout d'abord, les organisateurs de salons doivent montrer aux exposants potentiels qu'ils comprennent leurs objectifs commerciaux et leur fournir une plateforme de salon hautement sophistiquée qui sert de référence et de centre d'innovation pour leur secteur. Pour ce faire, ils doivent être en mesure de communiquer les objectifs de l'événement : le type de visiteurs qu'ils espèrent attirer, le nombre de participants et la manière dont ils les inciteront à s'inscrire. 

Ensuite, les organisateurs doivent prouver que leur participation à l'événement peut les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux et à améliorer leur visibilité. Ils doivent promouvoir les marques et les produits des exposants afin d'ouvrir de nouveaux marchés et de nouveaux canaux de distribution. Pour cela, les organisateurs de salons doivent fournir des données pertinentes, telles que les statistiques de fréquentation, les retours des clients et d'autres informations utiles pour confirmer les objectifs de l'événement. 

Dans cet article, nous examinons les principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs de salons pour attirer et conserver les réservations des exposants, ainsi que les moyens de les surmonter. 

5 raisons qui expliquent pourquoi les organisateurs de salons ont du mal à attirer et à retenir les exposants 

Avec le nombre de salons, de conventions et d'autres événements organisés partout dans le monde, la vente d'espace et la réservation de stands pour les événements sont très concurrentielles. Voici les principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs de salons lorsqu'ils tentent d'attirer et de fidéliser les exposants : 

1. Les restrictions budgétaires : Le coût des voyages a considérablement augmenté, ce qui limite les budgets lorsqu'il s'agit d'exposer ou d'envoyer des collaborateurs à des événements. Si un exposant potentiel ne dispose pas du budget nécessaire, il ne réservera pas de stand ou d'espace. Dans ce cas, les organisateurs de salons devraient l'encourager à s'inscrire en tant que visiteur afin qu'il puisse découvrir le salon et envisager d'allouer des fonds à une participation future. 
2. Le retour sur investissement escompté : La participation à des conventions et à des salons peut être coûteuse pour les exposants potentiels. Par conséquent, ils doivent être convaincus du retour sur investissement (RSI) possible - notamment en ce qui concerne les opportunités générées, le montant de ces opportunités, le taux de conversion des ventes et le développement de nouveaux canaux de distribution ou de partenariats - s'ils décident de réserver un stand. 

3. La concurrence avec d'autres événements : Les salons professionnels et les autres événements, nouveaux ou existants, font qu'il est difficile d'attirer de nouveaux exposants et d'encourager le renouvellement des réservations de stands et d'espaces chaque année. Les événements doivent rester pertinents pour le public qu'ils ciblent. Les organisateurs de salons doivent continuellement revoir et améliorer leurs événements pour s'assurer qu'ils restent attractifs pour les exposants potentiels année après année. Ils peuvent proposer des activités de mise en réseau sur le site du salon et en dehors, afin d'accroître la valeur de l'événement. 

Stratégies clés pour attirer et fidéliser les exposants 

Pour attirer et fidéliser les exposants, les organisateurs de salons doivent les impliquer pour comprendre leurs besoins et continuer à trouver des moyens d'améliorer leur expérience lors des événements. Voici les principales stratégies que les organisateurs de salons peuvent mettre en œuvre pour attirer de nouveaux exposants et les fidéliser : 

b. Les sondages auprès des exposants : Enquêtez auprès des exposants précédents et des exposants potentiels pour comprendre leurs défis/objectifs actuels.  

c. L’étude de marché : Étudiez le secteur d'activité de vos exposants potentiels afin de comprendre les opportunités et les risques liés au marché dans lequel ils évoluent.  

d. Les autres facteurs externes : Tenez compte de la manière dont d'autres facteurs extérieurs à leur secteur d'activité influencent leurs activités, par exemple les conditions économiques, les tendances, les attentes des consommateurs, le contexte politique, etc. 

2. Collecter des chiffres clés et présenter des données pertinentes dans la brochure de l'événement : Chaque organisateur de salon prépare des outils de vente tels que des brochures pour montrer aux exposants potentiels le contenu de l'événement. Il est essentiel d'inclure les données clés suivantes dans votre brochure afin de démontrer le potentiel du salon et d'encourager les exposants à s'inscrire : 

a. Les commentaires des anciens exposants : Fournissez aux exposants potentiels des informations sur les événements passés afin qu'ils puissent lire ce que les anciens participants et exposants ont pensé de l'événement. 

b. Les données sur la fréquentation : Présentez un récapitulatif du nombre de visiteurs lors des événements passés et des types de visiteurs présents, notamment des données clés telles que l'origine, la fonction, etc. Une influence et un pouvoir de décision plus importants à l'échelle mondiale se traduiront par de meilleurs résultats. 

c. Les données sur les exposants : Présentez un récapitulatif des précédents exposants et des entreprises importantes déjà inscrites à l'événement à venir. Si les acheteurs potentiels voient que leurs concurrents seront présents, cela peut les encourager à réserver. Veillez également à partager les réussites des exposants qui ont utilisé l'événement comme un accélérateur de croissance. 

3. Créer des expériences événementielles innovantes : Avant tout, l'objectif de tout organisateur de salon ou de convention devrait être de proposer une expérience mémorable qui facilite les relations d'affaires entre les visiteurs et les exposants et génère des prospects et des ventes. Les organisateurs de salons doivent pour cela s'efforcer en permanence de créer des expériences modernes et innovantes qui répondent aux attentes des différentes parties prenantes. Voici quelques exemples de méthodes que les organisateurs d'expositions peuvent utiliser pour garantir la réussite d'un événement : 

a. Des plans de salles contemporains : L'agencement et la conception des plans de l'événement sont essentiels pour orienter les déplacements des visiteurs et favoriser l'établissement de relations fructueuses. Un plan bien structuré peut renforcer l'engagement et l'interaction entre les participants, ce qui permet d'améliorer l'expérience globale de l'événement et d’optimiser les opportunités commerciales.

b. Des solutions innovantes de mise en réseau : Des cocktails de bienvenue aux programmes d'accueil des acheteurs, il existe de nombreuses façons d'encourager la mise en réseau au-delà des visites sur les stands lors des salons et des événements. Les organisateurs de salons doivent envisager des moyens nouveaux et différents pour mettre en relation les exposants et les visiteurs :

i. Ateliers interactifs et masterclasses.

ii. Zones spécifiques à un secteur donné.

iii. Rencontres et réseautage assistés par l'intelligence artificielle (IA).

iv. Zones de bien-être et de pleine conscience.

c. L’utilisation de technologies modernes : La technologie joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la qualité du salon. Voici quelques exemples de technologies modernes utilisées par des organisateurs d'événements novateurs : 

i. Chatbots pour l'assistance aux événements  

ii. Technologie Beacon pour les offres basées sur la localisation

iii. Réalité virtuelle (RV) et réalité augmentée (RA) pour les démonstrations de produits 

iv. Applications mobiles pour les événements

v. Outils contemporains de suivi des participants, par exemple RFID, reconnaissance faciale, etc. 

vi. La gamification pour une expérience immersive, lorsque c'est pertinent.

d. Une sélection de lieux d’accueil attractifs : Le lieu d'accueil est un facteur clé dans le processus de décision d'un exposant. Il donne le ton de l'événement et l'accessibilité, l'emplacement et la proximité des principaux acteurs du secteur jouent un rôle crucial pour déterminer si un exposant potentiel envisagera de réserver un espace. Il est important que les organisateurs d'événements choisissent un lieu central et facilement accessible pour attirer les exposants et les visiteurs. Le développement durable est également un sujet de plus en plus important. Les centres de congrès et les sites peuvent montrer la voie en soutenant les organisateurs de salons qui souhaitent créer des événements durables. 

Augmenter les réservations exposants grâce à une plateforme de gestion d'événements efficace 

Les salons professionnels et les conventions sont des événements cruciaux qui aident les entreprises à présenter leurs produits à des acheteurs potentiels. Les organisateurs de salons doivent continuer à revoir et à améliorer leurs stratégies pour attirer et fidéliser les exposants afin d'assurer le succès continu de leurs événements. Cela implique d'investir du temps pour comprendre les besoins des exposants potentiels, de montrer comment leur événement peut les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux et de créer des expériences innovantes pour encourager les réservations et les renouvellements de réservation pour les événements à venir.

Prêt à augmenter vos réservations exposants et à améliorer vos processus de gestion d'événements ?   

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment Momentus peut augmenter la rentabilité et rationaliser les opérations de votre site et de vos événements.