Kongresszentren gehören zu den wichtigsten Einrichtungen in ihren Gemeinden. Viele ihrer Namensvettern – das Raleigh Convention Center, das Brooklyn Expo Center, das Hynes Convention Center und andere – werden gerne mit den Städten in Verbindung gebracht, in denen sie sich befinden, und tragen zu deren weltweitem Ruf und ihrem Status als Wirtschaftszentren bei. Selbst kleinere Einrichtungen werden schnell zu einer Kombination aus erstklassigen Veranstaltungsorten, Wirtschaftszentren und bedeutenden Arbeitgebern in ihren lokalen Gemeinden.
Die Mitarbeiter sind das Herzstück von Kongresszentren. Viele Mitarbeiter sind stolz darauf, mit diesen Wahrzeichen verbunden zu sein und einen positiven Einfluss auf ihre Gemeinden zu haben. Allerdings haben Kongresszentren oft Schwierigkeiten, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Neben den Herausforderungen bei der Suche nach Arbeitskräften für spezielle Aufgaben sind Kongresszentren oft nur langsam dabei, ihre Personalressourcen zu modernisieren und sowohl für ihre Mitarbeiter als auch für ihre Gäste ein besseres Erlebnis zu schaffen.
Drei Wege zur Modernisierung Ihrer Kongresszentrum-Belegschaft
Im Mittelpunkt der Herausforderungen für die Mitarbeiter steht die Komplexität der Aufgaben, da jede Veranstaltung unterschiedliche Anforderungen in Bezug auf Ressourcen, Abläufe, Kommunikation und Berichterstattung mit sich bringt. Oftmals haben die Mitarbeiter keinen Zugang zu zentralisierten digitalen Tools, die ihnen die Arbeit bei allen Veranstaltungen erleichtern würden – Tools, die zu besseren Ergebnissen führen und auch den Führungskräften des Kongresszentrums bessere Berichte und Analysen liefern würden.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir drei Möglichkeiten, wie eine speziell entwickelte digitale Plattform für die Durchführung und Verwaltung von Großveranstaltungen zu einer angenehmeren Arbeitserfahrung in modernen Kongresszentren beitragen kann. Wir betrachten ihre potenziellen Fähigkeiten und Ergebnisse sowie die Frage, wie sie sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Geschäftsergebnisse der Kongresszentren einen Mehrwert schaffen.
1. Digitalisieren Sie die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter, um Aufgaben und Kommunikation zu vereinfachen.
Jede Konferenz, jede Aufführung und jede Veranstaltung hat unterschiedliche Anforderungen und kann im Verlauf unterschiedliche Zwischenfälle und Ergebnisse mit sich bringen. Beispielsweise müssen Mitarbeiter möglicherweise von Veranstaltung zu Veranstaltung mit unterschiedlichen Caterern und Anbietern zusammenarbeiten. Jede Veranstaltung kann unterschiedliche Sicherheitsprotokolle oder unterschiedliche Risiken in Bezug auf die Aktivitäten und die beteiligten Teilnehmer mit sich bringen.
Diese Faktoren sorgen für Unsicherheit unter den Mitarbeitern und erhöhen den Stress in ihrem Arbeitsalltag, da ihre Aufgaben unvorhersehbar sind. Aber obwohl jedes Ereignis seine eigene Komplexität hat, kann ein zentralisiertes digitales Tool dafür sorgen, dass die Mitarbeiter für jedes Ereignis auf vertraute Ressourcen, Kommunikationsmittel und Berichtsfunktionen zugreifen können. Diese ereignisunabhängigen Tools sorgen dafür, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter weitgehend nur einmalig erfolgt, sodass sie sich schneller in ihre Aufgaben einfinden, unabhängig davon, was das nächste Ereignis erfordert.
2. Zentralisieren Sie alle Daten und Ressourcen in einem einzigen digitalen Raum.
Veranstaltungsteams leiden oft darunter, dass wichtige Informationen – vor einer Veranstaltung, in Echtzeit, während einer Veranstaltung und danach – über Teams und Technologien hinweg fragmentiert sind. Sicherheitsteams verlassen sich beispielsweise auf papierbasierte Berichte und Sprachkommunikation, während andere Teammitglieder für ihre Berichterstattung Messaging-Tools wie WhatsApp und Google Docs verwenden. Diese Fragmentierung schafft unnötige Barrieren, Komplikationen und zusätzlichen Arbeitsaufwand zwischen den Teams.
Ein einziges, speziell entwickeltes digitales Tool kann alle diese Daten- und Informationsanforderungen für alle beteiligten Teammitglieder erfüllen. Mit dem richtigen Tool können Teams Veranstaltungsinformationen auf der Plattform für den rollenbasierten Zugriff durch die Mitarbeiter vorbereiten. Sie können Checklisten für bestimmte Aufgaben und Vorfallreaktionen erstellen, die für alle Beteiligten sichtbar sind, und als zentraler Speicherort für alle Daten dienen, die mit den verschiedenen Funktionen einer Veranstaltung in Einklang stehen. Die Zentralisierung der Ressourcen auf diese Weise gewährleistet auch nach Abschluss einer Veranstaltung eine einheitliche Berichterstattung und Analyse unter den Veranstaltungs- und Veranstaltungsortleitern.
3. Verbesserung der Mitarbeitererfahrung durch Automatisierung wichtiger Prozesse
Unabhängig von der Veranstaltung oder dem Veranstaltungsort müssen die Mitarbeiter bereit sein, zu handeln und zu reagieren, wenn ein geplanter oder unerwarteter Vorfall eintritt. Daher ist bei jeder Veranstaltung immer ein gewisses Maß an manueller Arbeit erforderlich. Einige Aufgaben der Mitarbeiter eignen sich jedoch hervorragend für die Automatisierung, unabhängig von ihrer Rolle oder der Art der Veranstaltung.
Beispielsweise können Veranstalter Erinnerungsmeldungen und Mitteilungen automatisieren, um die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu vereinfachen, während diese ihre Aufgaben während einer Veranstaltung ausführen. In diesen Fällen sorgt die Automatisierung für Genauigkeit, Konsistenz und eine angenehmere Arbeitserfahrung. Eine solche Digitalisierung kann sogar dazu beitragen, ein Kongresszentrum von anderen Arbeitgebern abzuheben, die diese hochentwickelten Funktionen noch nicht eingeführt haben.
Bereiten Sie Ihr Kongresszentrum auf die Zukunft der Arbeit vor
Jüngere Arbeitnehmer haben tendenziell höhere Erwartungen daran, wie Arbeitgeber Prozesse erfolgreich digitalisiert haben. Sie arbeiten eher mit Arbeitgebern zusammen, die auch Wert auf eine positive Arbeitserfahrung legen. Eine speziell für Mitarbeiter von Kongresszentren entwickelte digitale Plattform kann nicht nur den Ablauf und die Ergebnisse von Veranstaltungen verbessern, sondern auch dazu beitragen, einen attraktiveren Arbeitsplatz für die Teammitglieder zu schaffen, die Kongresszentren benötigen, um auch in Zukunft erfolgreiche Veranstaltungen zu unterstützen.
Warum führende Kongresszentren sich für Momentus entscheiden
Momentus ist die einzige digitale Plattform, die speziell für Veranstaltungsorte und -teams entwickelt wurde. Bereits jetzt nutzen Kongresszentren auf der ganzen Welt Momentus, um ihren Mitarbeitern und Gästen ein besseres Erlebnis zu bieten und die Geschäftsergebnisse ihrer wichtigsten Veranstaltungen zu verbessern.
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