Wie man Aussteller und Besucher begeistert: Best Practices für Kongresszentren, Ausstellungen und Messen

Der Erfolg einer Messe, Ausstellung oder Fachmesse hängt nicht nur vom erzielten Gewinn ab, sondern vor allem auch vom Feedback der Aussteller und Besucher. Warum? Weil Sie durch die Zufriedenheit der Aussteller und Besucher die Kundenbindung stärken, wiederholte Buchungen und Anmeldungen fördern und so die Akquisitionskosten für zukünftige Veranstaltungen senken.

Für Aussteller und Besucher beschränkt sich das Veranstaltungserlebnis nicht nur auf die Veranstaltung selbst. Es beginnt bereits bei der Buchung und setzt sich während und nach der Veranstaltung fort. Hier finden Sie einige praktische Tipps, mit denen Sie Aussteller und Besucher in jeder Phase des Veranstaltungsmanagements begeistern können.

Wie man Aussteller und Besucher in jeder Phase einer Veranstaltung begeistert

Vor der Veranstaltung

Vor jeder Veranstaltung möchten Sie einen erfolgreichen Start hinlegen. Es ist unerlässlich, Ihren Kundenservice und die unkomplizierte Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen zu präsentieren.

1. Für Aussteller: Vereinfachen Sie den Planungsprozess mit Self-Service-Portalen

Die Planung eines Messestandes auf einem Kongress oder in einem Messezentrum kann eine Herausforderung sein. Von der Buchung der Fläche über die Gestaltung des Layouts, die Organisation der audiovisuellen Technik und der Stromversorgung bis hin zur Bestellung von Werbematerialien und vielem mehr gibt es viele Elemente und Termine zu beachten, was schnell überwältigend werden kann. Führende Messe- und Ausstellungszentren vereinfachen den Planungsprozess für Aussteller, indem sie ihnen die Möglichkeit bieten, sich über Self-Service-Buchungsportale anzumelden, ihre Veranstaltung vorzubereiten und die Details zu verwalten. Diese Portale ermöglichen es Ausstellern, ihre Veranstaltungsbuchungen in ihrem eigenen Tempo zu verwalten.

2. Für Besucher: Optimierung des Anmeldeprozesses für Veranstaltungen

Führende Kongress- und Ausstellungszentren erleichtern potenziellen Besuchern die Anmeldung und Online-Zahlung mit interaktiven Registrierungsplattformen. Die Online-Registrierung beschleunigt Ihre Check-in-Prozesse und vereinfacht die Zahlungsabwicklung. Außerdem können Sie die Registrierungen in Echtzeit verfolgen, sodass Sie bevorstehende Veranstaltungen genau prognostizieren können. Da kein Personal erforderlich ist, sparen Sie Zeit und Geld.

Während der Veranstaltung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie das Veranstaltungserlebnis sowohl für Aussteller als auch für Besucher während der Veranstaltung verbessern können.

1. Orientierungshilfen und Barrierefreiheit: Platzieren Sie digitale, interaktive Informationskioske und Werbetafeln an Ein- und Ausgängen sowie Aufzügen, damit sich die Besucher auf dem Gelände zurechtfinden und wichtige Informationen sowie aktuelle Veranstaltungshinweise erhalten. Darüber hinaus können Sie über QR-Codes herunterladbare Karten, Anbieterübersichten und Marketingmaterialien anbieten, um Ausstellern und Besuchern während der Veranstaltung weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Es ist auch wichtig, dass die Veranstalter den Komfort und die Sicherheit aller Aussteller und Besucher in den Vordergrund stellen. Von barrierefreien Zugängen über die Einbindung von Gebärdensprachdolmetschern bis hin zur Berücksichtigung sensorischer Aspekte gibt es so viele Dinge, die Kongress- und Ausstellungszentren tun können, um ihre Veranstaltungen inklusiver und barrierefreier zu gestalten.

2. Wirksame Risikomanagementprotokolle: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Aussteller und Besucher bei Veranstaltungen sicher sind und dass Hilfe verfügbar ist, wenn ein Problem auftritt.

• Führen Sie vor der Veranstaltung eine gründliche Risikobewertung durch und setzen Sie einen detaillierten Risikomanagementplan um.
• Informieren Sie alle Aussteller über die Sicherheitsvorschriften vor Ort (z. B. Aufbauten, Tragfähigkeit, Fahrzeugbewegungen, Stromversorgung, Ankunftszeiten der Hauptakteure, Anlagen und Ausrüstung, gut sichtbare Kleidung usw.).
• Stellen Sie sicher, dass alle Entwürfe für risikoreiche Konstruktionen, Aktivitäten und Aufbauten dem Veranstaltungsort oder Veranstalter vor der Veranstaltung zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt werden.
• Überprüfen Sie die Grundrisse der Veranstaltungsräume und entwerfen Sie Strategien für eine sichere Evakuierung.
• Stellen Sie sicher, dass während des Auf- und Abbaus der Veranstaltung ausreichend Personal zur Unterstützung der Aussteller vorhanden ist.
• Überwachen Sie die Arbeitsaktivitäten während des Be- und Entladens, um risikoreiche Arbeitsbereiche zu überwachen und zu identifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass während der Veranstaltung qualifiziertes/geschultes Personal vor Ort ist (z. B. Erste-Hilfe-Personal, Brandschutzbeauftragte usw.).
• Führen Sie vor der Veranstaltung Sicherheits- und Notfallunterweisungen für wichtige Mitarbeiter und Interessengruppen durch und stellen Sie sicher, dass alle Unterweisungen protokolliert werden.
• Geben Sie Mitarbeitern und relevanten Stakeholdern die Tools an die Hand, um Vorfälle zu dokumentieren und zu verfolgen, wenn sie auftreten.

3. Nachhaltige Veranstaltungspraktiken: Aussteller und Besucher werden sich zunehmend der Auswirkungen bewusst, die Live-Veranstaltungen auf die Umwelt haben. Es ist wichtig, dass Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich aktiv an der Reduzierung der CO2-Emissionen bei Veranstaltungen zu beteiligen, indem Sie Optionen wie die folgenden einführen:

• Pflanzliche Menüauswahl.
• Bieten Sie Ausstellern lokale Upcycling-Möglichkeiten an oder fördern Sie die Wiederverwendung bestehender Messestände.
• Recyclingstationen/-behälter.
• Wasserflaschen-Auffüllstationen.
• Biologisch abbaubare oder wiederverwendbare Alternativen zu Einwegkunststoffen.

4. Priorisieren Sie das Erlebnis: Aussteller und Besucher erwarten mittlerweile ein unvergessliches, erstklassiges Erlebnis, um den Erfolg einer Veranstaltung zu beurteilen. Ich kann mich noch genau an Veranstaltungen, Orte und Veranstaltungsorte erinnern, die genau das geboten haben, und ich erzähle anderen immer noch von diesen Veranstaltungserlebnissen. Das Engagement, Ihren Ausstellern und Besuchern ein erstklassiges Erlebnis zu bieten, muss für Ihren Veranstaltungsort und Ihre Marke von grundlegender Bedeutung sein. Zu den wichtigsten Faktoren, die das Veranstaltungserlebnis beeinflussen, gehören:

• Service: Wenn das Personal des Veranstaltungsortes und die Organisatoren Besuchern und Ausstellern einen Service bieten, durch den sie sich willkommen und geschätzt fühlen, spielt dies eine wichtige Rolle für das Gesamterlebnis der Veranstaltung. Alle Mitarbeiter sollten mit den notwendigen Mitteln ausgestattet sein, um ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis zu bieten, und über die „Persönlichkeit“, die Ziele und die Prioritäten der Veranstaltung informiert werden.
• Speisen und Getränke: Für viele Aussteller und Besucher bieten Ihre Speisen und Getränke einen Einblick in Ihre Stadt und Ihre Nachbarschaft. Es ist eine hervorragende Gelegenheit, eine „kulinarische Reise“ anzubieten, bei der lokale Produkte vom Erzeuger direkt auf den Tisch kommen und sich mit persönlichen Vorlieben und Ernährungsgewohnheiten verbinden. Präsentieren Sie Qualität und kulinarisches Know-how durch die servierten Speisen und Getränke und unterstützen Sie gleichzeitig nachhaltige Praktiken.
• Ausstattung des Veranstaltungsortes: Da wir Menschen Komfort lieben, wirkt sich auch die Ausstattung des Veranstaltungsortes auf das Veranstaltungserlebnis aus. Berücksichtigen Sie diese Elemente und sorgen Sie dafür, dass sie zu einem positiven Erlebnis beitragen (z. B. Sitzgelegenheiten, Beleuchtung, Klimaanlage, Ladestationen, Wasserstationen usw.).
• Kontakte knüpfen: Der Hauptzweck von Live-Veranstaltungen ist es, Menschen zusammenzubringen, und genau dafür sind Kongress- und Ausstellungszentren konzipiert. Erfolgreiche Veranstaltungen ermöglichen es Ausstellern und Besuchern, Kontakte zu knüpfen. Organisieren Sie Vorab-Networking-Veranstaltungen, sehen Sie in Ihrem Grundriss ausreichend Platz für spontane Treffen vor und bieten Sie über Veranstaltungs-Apps Möglichkeiten zum sozialen Networking.

Nach der Veranstaltung

Nach jeder Veranstaltung müssen Sie den Erfolg bewerten und Strategien zur Verbesserung festlegen, damit Sie Besucher und Aussteller auch bei zukünftigen Veranstaltungen begeistern können.

1. Daten sammeln: Sammeln Sie alle relevanten Kennzahlen, die zur Messung des Erfolgs der Veranstaltung herangezogen werden können.

• Verkaufsberichte/Statistiken aus dem Verkauf an Ständen/Verkaufsständen.
• Statistik zur Besucherregistrierung.
• Statistiken zur Anwesenheitserfassung.
• Feedback-Formulare von Ausstellern und Besuchern.
• Besucherströme.
• Anfragen und Antworten aufschlüsseln.
• Anfragen zum Inhalt.
• Zeit, die Besucher am Stand und/oder Pavillon verbracht haben.
• Qualität der Leads.
• Anzahl der Leads.

2. Messen Sie die Ergebnisse: Sobald alle relevanten Daten gesammelt sind, analysieren Sie diese und wandeln Sie sie in aussagekräftige Kennzahlen um. Diese aussagekräftigen Kennzahlen dienen als Maßstab für die Bewertung des Erfolgs der Veranstaltung.

• Vergleichen Sie Daten mit vergangenen Ereignissen.
• Daten mit denen der Vorjahre vergleichen.
• Analysieren Sie den Gesamtwert der Verkäufe.
• Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung.
• Erstellen Sie detaillierte demografische Ergebnisse/Personas für Besucher, die an der Veranstaltung teilgenommen haben.
• Identifizieren Sie häufiges Feedback von Ausstellern und Besuchern, einschließlich Beschwerden, positiver Kommentare und Verbesserungsvorschläge.

3. Berichten Sie über Ihre Ergebnisse und teilen Sie diese mit den relevanten Interessengruppen: Behalten Sie den Erfolg und die Chancen jeder Veranstaltung im Blick. Wenn es sich um ein wiederkehrendes Geschäft handelt, vergleichen Sie dies mit früheren Veranstaltungen. Und stellen Sie sicher, dass Sie diese Daten mit den verschiedenen Interessengruppen teilen, wie z. B. Ihren Ausstellern und Besuchern, der Geschäftsleitung, den Veranstaltern, Lieferanten, Auftragnehmern und Ihrem lokalen CVB oder Tourismusbüro. Ihr Erfolg wirkt sich auf Ihre gesamte Gemeinde aus.

4. Strategien zur Verbesserung identifizieren: Der letzte Schritt besteht darin, gemeinsam mit Ihren wichtigsten Stakeholdern Strategien zu entwickeln und umzusetzen, um zukünftige Veranstaltungen für Ihre Aussteller und Besucher zu verbessern.

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