So optimieren Sie den Stadionbetrieb

Stadien und Arenen, die Bastionen für Großveranstaltungen, stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, bei denen sie Hilfe benötigen.

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Abgesehen von den operativen Herausforderungen bei der Organisation von Großveranstaltungen gibt es mehrere externe Faktoren, die die Verwaltung dieser Räume erschweren.  

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Aus diesem Grund ist es wichtig, einen Moment innezuhalten und über die größten Herausforderungen nachzudenken, denen Ihr Stadion oder Ihre Arena gegenübersteht. Warum? Es wird Ihnen helfen, herauszufinden, wo Ihre größten Chancen liegen.

Die größten Herausforderungen für Stadien und Arenen

Im dynamischen Bereich des Stadion- und Arenamanagements ergeben sich viele Herausforderungen, die eine kluge Vorgehensweise erfordern, um nachhaltigen Erfolg zu sichern. Schauen wir uns diese einmal genauer an.  

1. Uneinheitliche Einnahmen

Hochkarätige Konzerte von berühmten Musikern und Bands oder große Sportereignisse wie der Super Bowl finden nicht jeden Tag statt und sorgen auch nicht für stetige Einnahmen. Daher müssen Sie diese einmaligen Ereignisse optimal nutzen, indem Sie die Gewinne aus den primären Einnahmequellen an den Veranstaltungstagen maximieren, darunter:

• Mitgliedschaft
• Tickets/Eintritte
• Konzessionen
• Waren
• Parken
• Firmen-Suiten, Logen und VIP-Bereiche
• Stadionführungen und andere Erlebnisse hinter den Kulissen
• In-App-Käufe

2. Wettbewerb

Der Bau neuer Veranstaltungsorte sowie die Renovierung bestehender Stadien und Arenen weltweit sind ein kostspieliges Unterfangen. So beauftragten die Tennessee Titans beispielsweise ein Designbüro, das die Kosten für die Modernisierung des Nissan Stadiums im Jahr 2019 auf 500 bis 600 Millionen US-Dollar schätzte. Nur zwei Jahre später, inmitten der COVID-19-Krise, wurden die voraussichtlichen Renovierungskosten auf 900 Millionen US-Dollar neu geschätzt. In Australien wurden die Kosten für den Umbau von Stadien im Vorfeld der Olympischen Spiele 2032 in Brisbane auf 7 Milliarden AUD geschätzt.

Eine alternde Arena oder Veranstaltungsstätte kann Schwierigkeiten haben, mit neuen oder frisch renovierten Veranstaltungsstätten zu konkurrieren und sich um private oder geschäftliche Veranstaltungen zu bewerben. Neben dem Druck durch neue Veranstaltungsstätten und Renovierungen gibt es auch den Druck und Wettbewerb, die besten Buchungen zu sichern.  

3. Arbeitskräftemangel  

Anthony Klotz, außerordentlicher Professor für Management an der Texas A&M University, prägte in Bloomberg Businessweek den Begriff „The Great Resignation” (die große Kündigung). In dem Artikel prognostizierte er Massenkündigungen aufgrund der globalen Pandemie. Die Hotellerie und Veranstaltungsbranche war und ist weiterhin stark von diesem Trend betroffen. Die Einarbeitung und Rekrutierung von Personal aus einem kleineren Pool qualifizierter Kandidaten sowie der Umgang mit dem erheblichen Verlust an menschlicher Business Intelligence stellen weiterhin eine große Belastung für die gesamte Branche dar.  

4. Steigende Kosten

Stadien und Arenen weltweit haben Schwierigkeiten, ihre Rentabilität aufrechtzuerhalten, während sie gleichzeitig mit gestiegenen Kosten für Waren und Dienstleistungen, Problemen in der Lieferkette und Verbrauchern konfrontiert sind, die aufgrund erheblich gestiegener Lebenshaltungskosten über weniger verfügbares Einkommen verfügen. Es ist eine Herausforderung, Wege zu finden, um Kosten zu minimieren und die Rentabilität zu maximieren, wenn man gleichzeitig ein erstklassiges Erlebnis für Fans und Unternehmenspartner gewährleisten muss.

5. Unwetter

Da viele Stadien Freiluftanlagen sind oder über einen Freiluftbereich verfügen, kann das Wetter den Erfolg von Veranstaltungen erheblich beeinflussen. Von Winterstürmen, die NFL-Spiele in den USA beeinträchtigen, über schlechtes Wetter, das mehrere Fußballspiele der Premier League verzögert, bis hin zu extremer Hitze, die die Sicherheit der Veranstaltungsbesucher gefährdet – Veranstaltungsortmanager müssen ihre Reaktionen auf Unwetter weiter verbessern, um eine sichere und erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen zu gewährleisten.

6. Verbrauchererwartungen und Veranstaltungstechnik

Die Erwartungen der Verbraucher, Fans und Unternehmenspartner steigen ständig, genau wie wir es in unseren Veranstaltungstrends für 2024 vorhergesagt haben. Die richtigen digitalen und Self-Service-Lösungen zu finden und zu implementieren, um den neuen Erwartungen der Verbraucher gerecht zu werden und das Kauferlebnis im Vorfeld und während der Veranstaltungen zu verbessern, kann für viele Stadien und Arenen eine überwältigende Herausforderung sein. Zur Auswahl stehen heute Angebote wie Online-Buchungsplattformen, E-Ticket-Lösungen, Digital Signage, mobile In-App-Käufe, kontaktloses Bezahlen und vieles mehr.

7. Risikomanagement

Angesichts der heutigen Herausforderungen, die von einer globalen Pandemie über Naturkatastrophen bis hin zu politischen Unruhen reichen, müssen Ihre Veranstaltungsorte kontinuierlich ihre Risikomanagementprotokolle evaluieren und verbessern, um allen auftretenden Herausforderungen gerecht zu werden. Mehr denn je darf die Risikobewertung nicht mit einer „Einmal-und-fertig“-Mentalität angegangen werden. Es wird deutlich, wie wichtig es ist, bestehende Risikoprotokolle ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern und gleichzeitig neue potenzielle Risiken mit quantitativen Werten zu identifizieren.

So optimieren Sie den Stadionbetrieb

Um den Stadionbetrieb zu optimieren, müssen Sie Ihre Systeme zentralisieren, Ihre Prozesse standardisieren und alle an der Veranstaltungsdurchführung beteiligten Teams miteinander vernetzen. Anstatt Buchungen, Betrieb, Finanzen und Berichterstattung über voneinander getrennte Tools zu verwalten, führen führende Veranstaltungsorte alles auf einer einheitlichen Plattform – wie Momentus – zusammen, um die Transparenz, Koordination und Effizienz über den gesamten Veranstaltungszyklus hinweg zu verbessern.

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Von da an lässt sich die Rationalisierung in allen wichtigen Bereichen Ihres Betriebs konkret umsetzen und messen:

• Zentralisieren Sie die Abläufe abteilungsübergreifend
  Stellen Sie sicher, dass Vertrieb, Veranstaltungsorganisation und Finanzabteilung auf denselben Echtzeitdaten basieren, um Missverständnisse zu vermeiden und die Koordination von der Buchung bis zur Durchführung zu verbessern.
• Standardisieren Sie Arbeitsabläufe und reduzieren Sie den manuellen Aufwand
  Führen Sie einheitliche, wiederholbare Prozesse für Planung, Genehmigungen und Ausführung ein, um Ineffizienzen zu minimieren und die Abhängigkeit von manueller Koordination zu verringern.
• Optimieren Sie die Terminplanung und das Ressourcenmanagement
  Nutzen Sie ein einheitliches Kalender- und Ressourcenverwaltungssystem, um Terminüberschneidungen zu vermeiden, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Nutzung von Räumlichkeiten und Ressourcen zu maximieren.
• Erschließen und maximieren Sie Umsatzchancen
  Verschaffen Sie sich einen Überblick über Buchungen, Dienstleistungen und die Leistung von Veranstaltungen, um Upselling-Möglichkeiten besser zu erkennen und das Beste aus jeder Veranstaltung herauszuholen.
• Verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung mit Echtzeitdaten und Berichts
  en. Nutzen Sie zentralisierte Berichte, um die Leistung bei Veranstaltungen und im operativen Betrieb zu erfassen, und treffen Sie so schnellere und fundiertere Entscheidungen.

Durch die Bündelung dieser Funktionen in einem einzigen System unterstützt die Veranstaltungsmanagement-Software von Momentus Stadien und Arenen dabei, diese bewährten Verfahren in den täglichen Betrieb zu integrieren, wodurch es einfacher wird, effizientere, rentablere und gut koordinierte Großveranstaltungen durchzuführen.

Häufig gestellte Fragen zum Stadionbetrieb

Was ist eine Buchungssoftware für Sportstätten?
Eine Buchungssoftware für Sportstättenist eine digitale Lösung, die Stadien, Arenen und Veranstaltungsorten dabei hilft, Veranstaltungsbuchungen, die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten und Kundenanfragen zu verwalten. Sie zentralisiert die Terminplanung, optimiert den Buchungsprozess und lässt sich häufig in Veranstaltungsmanagement-, Betriebs- und Abrechnungssysteme integrieren, um den gesamten Veranstaltungszyklus zu unterstützen.

Was ist die Veranstaltungsplanung?
Die Veranstaltungsplanungbezeichnet den Prozess der Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen, Spielen und Aktivitäten innerhalb einer Veranstaltungsstätte. Dazu gehört die Koordination von Terminen, Zeiten, Räumlichkeiten und Ressourcen, um Überschneidungen zu vermeiden und die Auslastung zu maximieren. Eine effektive Veranstaltungsplanung gewährleistet einen reibungslosen Ablauf, effiziente Umbauzeiten zwischen den Veranstaltungen und eine optimale Umsatzgenerierung.

Wie können Stadien ihre betriebliche Effizienz steigern?
Stadien können ihre betriebliche Effizienz steigern, indem sie ihre Systeme zentralisieren, Arbeitsabläufe standardisieren und die abteilungsübergreifende Kommunikation verbessern. Der Einsatz einer All-in-One-Plattform wie der Veranstaltungs- und Eventmanagement-Software von Momentus hilft dabei, manuellen Aufwand zu reduzieren, Informationssilos zu beseitigen und einen Echtzeit-Überblick über die Betriebsabläufe zu gewinnen.

Welche Funktionen sollte eine Stadionverwaltungssoftware bieten?
Eine Software für die Verwaltung von Stadienund Sportveranstaltungen sollte Tools für Buchung und Terminplanung, Funktionen für das Veranstaltungsmanagement, Ressourcen- und Raumplanung, CRM-Funktionen sowie Berichts- und Analysefunktionen umfassen. Diese Funktionen helfen den Veranstaltungsorten dabei, den gesamten Veranstaltungszyklus zu verwalten und gleichzeitig die Koordination und Entscheidungsfindung zu verbessern.

Warum sind zentralisierte Daten für den Stadionbetrieb wichtig?
Zentralisierte Daten stellen sicher, dass alle Teams auf der Grundlage derselben Informationen arbeiten. Dies verringert Fehler, verbessert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung, was letztlich zu effizienteren und erfolgreicheren Veranstaltungen führt.

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