Comment les organisateurs de salons professionnels attirent les exposants

Ce blog a été initialement publié le 7 novembre 2023 et mis à jour le 2 juillet 2024.

De bonnes nouvelles attendent les centres de congrès et les organisateurs de foires et salons. Selon les dernières projections de Globex 2023, le rapport annuel du secteur des salons publié par Stax, les plus grands marchés mondiaux des salons connaissent une nette reprise après la pandémie du COVID-19 et devraient dépasser leur taille de 2019 pour atteindre 32,5 milliards de dollars d'ici à 2025.

Les salons professionnels et les congrès sont des marchés où les entreprises cherchent à présenter leurs produits et leurs services à des acheteurs pertinents et qualifiés. Par conséquent, lorsqu'il s'agit d'attirer et de fidéliser des exposants pour des salons et des congrès, les organisateurs de salons doivent démontrer deux choses essentielles aux exposants potentiels.

Tout d'abord, les organisateurs de salons professionnels doivent montrer aux exposants potentiels qu'ils comprennent leurs objectifs commerciaux et qu'ils peuvent leur fournir une plateforme hautement qualifiée qui constitue une référence et un pôle d'innovation pour leur secteur d'activité. Pour ce faire, les organisateurs de salons professionnels doivent être en mesure de communiquer les objectifs de l'événement, c'est-à-dire le type de visiteurs qu'ils espèrent attirer, le nombre de participants et la manière dont ils les inciteront à s'inscrire.

Ensuite, ils doivent prouver que leur participation à l'événement peut les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux et à se faire connaître. Ils doivent commercialiser les marques et les produits des exposants afin d'ouvrir de nouveaux marchés et canaux de distribution. Pour ce faire, les organisateurs d'expositions et les organisateurs d'événements doivent fournir des données pertinentes, telles que les statistiques de fréquentation passées, les commentaires des clients et d'autres informations pertinentes pour étayer les objectifs de l'événement.

Dans cet article, nous examinons les principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs de salons pour attirer et retenir les réservations d'exposants, ainsi que les solutions pour les surmonter.

5 raisons pour lesquelles les organisateurs de salons perdent des exposants

En raison du grand nombre de salons professionnels, de conventions et d'autres événements organisés dans le monde entier, la vente d'espace et la réservation de stands pour les événements à venir deviennent très concurrentielles. Voici les principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs de salons lorsqu'ils tentent d'attirer et de fidéliser les exposants :

1. Les restrictions budgétaires

Le coût des déplacements a considérablement augmenté, ce qui rend les budgets serrés lorsqu'il s'agit d'exposer ou d'envoyer des collaborateurs à des événements. Si un organisateur d'événement potentiel ne dispose pas du budget nécessaire, il ne réservera pas de stand ou d'espace. Dans ce cas, les organisateurs d'événements devraient les encourager à s'inscrire en tant que visiteurs pour qu'ils puissent découvrir le salon et envisager d'allouer des fonds à une future participation à un salon.

2. Le retour sur investissement escompté

La participation à des congrès et à des salons peut s'avérer coûteuse pour les exposants potentiels. C'est pourquoi, s'ils décident de réserver un stand, les exposants potentiels doivent être convaincus du retour sur investissement (ROI) possible, notamment en ce qui concerne les prospects générés, le montant des contrats conclus avec ces prospects, les ventes converties et les nouveaux canaux de distribution ou partenariats.

3. La concurrence avec d'autres événements

Les salons professionnels et autres événements, qu'ils soient nouveaux ou existants, ont du mal à attirer de nouveaux exposants et à encourager le renouvellement des réservations de stands et d'espaces chaque année. Les organisateurs d'événements doivent s'efforcer de rendre leurs événements pertinents pour leur public. Les organisateurs de salons professionnels doivent continuellement revoir et améliorer leurs événements pour s'assurer qu'ils restent attrayants pour les exposants potentiels d'une année sur l'autre. Ils peuvent proposer des activités de mise en réseau sur le site du salon et en dehors, afin d'accroître la valeur de l'événement.

4. Des taux de fréquentation faibles et une sélection approximative des visiteurs

Si un événement n'attire pas suffisamment de visiteurs et de participants, les exposants potentiels ne seront pas encouragés à s'inscrire ou à se réinscrire. C'est pourquoi les organisateurs de salons doivent suivre la fréquentation, y compris les données démographiques détaillées, afin de démontrer le succès de l'événement et de confirmer la présence des décideurs.

5. L'expérience acquise lors d'événements précédents

Les exposants et les visiteurs doivent être convaincus que le site et les fournisseurs concernés par l'événement peuvent leur offrir une expérience agréable. Une mauvaise expérience lors d'un événement passé peut décourager la participation à des événements futurs. Les salons et autres événements similaires représentent un poste de coût important de la stratégie marketing d'une entreprise. C'est pourquoi il est essentiel que les résultats de l'événement soient satisfaisants et de bonne qualité.

Stratégies clés pour attirer et fidéliser les exposants

Pour attirer et fidéliser les exposants, les organisateurs de salons doivent les impliquer pour comprendre leurs besoins et continuer à trouver des moyens d'améliorer leur expérience lors des événements. Voici les principales stratégies que les organisateurs de salons peuvent mettre en œuvre pour attirer de nouveaux exposants et les fidéliser :

1. Comprendre vos exposants potentiels

Si vous voulez attirer et conserver des réservations d'exposants pour des stands et des espaces lors de vos événements, vos exposants doivent être convaincus que vous comprenez leurs besoins et vous devrez leur montrer comment votre événement s'aligne avec leurs objectifs. Voici quelques mesures à prendre pour mieux comprendre vos exposants potentiels :

• Le profil d'acheteur : Créez des profils d'acheteurs détaillés afin de comprendre qui sont vos acheteurs potentiels.

• Les sondages auprès des exposants : Enquêtez auprès des exposants précédents et des exposants potentiels pour comprendre leurs défis et objectifs actuels.

• L’étude de marché : Étudiez le secteur d'activité de vos exposants potentiels afin de comprendre les opportunités et les risques liés au marché dans lequel ils évoluent. 

• Les autres facteurs externes : Tenez compte de la manière dont d'autres facteurs extérieurs à leur secteur d'activité influencent leurs activités, par exemple les conditions économiques, les tendances, les attentes des consommateurs, le contexte politique, etc.

2. Collecter des chiffres clés et présenter des données pertinentes

Chaque organisateur de salon prépare des outils de vente tels que des brochures pour montrer aux exposants potentiels le contenu de l'événement. Il est essentiel d'inclure les données clés suivantes dans votre brochure afin de démontrer le potentiel du salon et d'encourager les exposants à s'inscrire :

• Les commentaires des anciens exposants : Fournissez aux exposants potentiels des informations sur les événements passés afin qu'ils puissent lire ce que les anciens participants et exposants ont pensé de l'événement.

• Les données sur la fréquentation : Présentez un récapitulatif du nombre de visiteurs lors des événements passés et des types de visiteurs présents, notamment des données clés telles que l'origine, la fonction, etc. Une influence et un pouvoir de décision plus importants se traduiront par de meilleurs résultats.

• Les données sur les exposants : Présentez un récapitulatif des précédents exposants et des entreprises importantes déjà inscrites à l'événement à venir. Si les acheteurs potentiels voient que leurs concurrents seront présents, cela peut les encourager à réserver. Veillez également à partager les réussites des exposants qui ont utilisé l'événement comme un accélérateur de croissance. 

3. Créer des expériences événementielles innovantes

Avant tout, l'objectif de tout organisateur de salon ou de convention devrait être de proposer une expérience mémorable qui facilite les relations d'affaires entre les visiteurs et les exposants et génère des prospects et des ventes. Les organisateurs de salons doivent pour cela s'efforcer en permanence de créer des expériences modernes et innovantes qui répondent aux attentes des différentes parties prenantes. Voici quelques exemples de méthodes que les organisateurs d'expositions peuvent utiliser pour garantir la réussite d'un événement :

Des plans de salles contemporains : L'agencement et la conception des plans de l'événement sont essentiels pour orienter les déplacements des visiteurs et favoriser l'établissement de relations fructueuses. Un plan bien structuré peut renforcer l'engagement et l'interaction entre les participants, ce qui permet d'améliorer l'expérience globale de l'événement et d’optimiser les opportunités commerciales.

Des solutions innovantes de mise en réseau : Des cocktails de bienvenue aux programmes d'accueil des acheteurs, il existe de nombreuses façons d'encourager la mise en réseau au-delà des visites sur les stands lors des salons et des événements. Les organisateurs de salons doivent envisager des moyens nouveaux et différents pour mettre en relation les exposants et les visiteurs :

• Ateliers interactifs et masterclasses : Ajoutez aux sessions de formation des éléments de collaboration qui encouragent les participants au salon à s'impliquer.
• Zones spécifiques à un secteur donné : Organisez le salon de manière à ce que des zones spéciales soient réservées à des secteurs d'activité similaires, afin de créer un pôle de collaboration entre professionnels partageant les mêmes idées.
• Rencontres et réseautage assistés par l'intelligence artificielle (IA) : Utilisez un système d'apprentissage automatique pour mettre en relation les participants avec les pairs avec lesquels ils aimeraient entrer en contact.
• Zones de bien-être et de pleine conscience : Créez des espaces calmes pour que les participants au salon puissent se déconnecter et se détendre.

L’utilisation de technologies modernes : La technologie joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la qualité du salon. Voici quelques exemples de technologies modernes utilisées par des organisateurs d'événements novateurs :

• Chatbots pour l'assistance aux événements : Fournissez une assistance aux participants au salon grâce à un chat utile et non invasif.
• Technologie Beacon pour les offres basées sur la localisation: Aidez les participants à trouver des activités près d'eux.  
• Réalité virtuelle (RV) et réalité augmentée (RA) pour les démonstrations de produits: Intégrer la technologie pour montrer le fonctionnement des produits.  
• Applications mobiles pour les événements vs Outils contemporains de suivi des participants, par exemple RFID, reconnaissance faciale, etc.: Rationalisez l'enregistrement et l'inscription grâce à une technologie qui permet de savoir exactement les personnes qui entrent sur le site.
• La gamification pour une expérience immersive, lorsque c'est pertinent: Bousculez les attentes et ajoutez un élément amusant et interactif qui transporte les participants dans un autre monde.

Une sélection de lieux d’accueil attractifs : Le lieu d'accueil est un facteur clé dans le processus de décision d'un exposant. Il donne le ton de l'événement et l'accessibilité, l'emplacement et la proximité des principaux acteurs du secteur jouent un rôle crucial pour déterminer si un exposant potentiel envisagera de réserver un espace.

Il est important que les organisateurs d'événements choisissent un lieu central et facilement accessible pour attirer les exposants et les visiteurs. Le développement durable est également un sujet de plus en plus important. Les centres de congrès et les sites peuvent montrer la voie en soutenant les organisateurs de salons qui souhaitent créer des événements durables.

Augmenter les réservations grâce à une plateforme de gestion d'événements

Les salons professionnels et les conventions sont des événements cruciaux qui aident les entreprises à présenter leurs produits à des acheteurs potentiels. Les organisateurs de salons doivent continuer à revoir et à améliorer leurs stratégies pour attirer et fidéliser les exposants afin d'assurer le succès continu de leurs événements. Cela implique d'investir du temps pour comprendre les besoins des exposants potentiels, de montrer comment leur événement peut les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux et de créer des expériences innovantes pour encourager les réservations et les renouvellements de réservation pour les événements à venir.

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