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Guide pour les logiciels de gestion de sites
Bienvenue dans notre guide complet sur le choix du logiciel de gestion d'événements et de sites idéal pour votre entreprise. Que vous soyez un professionnel de l'événementiel expérimenté ou que vous vous aventuriez dans le monde de la gestion de sites, ce guide contient tout ce dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée.
Table des matières
- Guide pour les logiciels de gestion de sites
- Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de sites ?
- Quels sont les principaux défis en matière de gestion des sites ?
- Surmonter les erreurs courantes en matière d'organisation d'événements et de gestion de sites
- Qu’est-ce qu'un logiciel de gestion de sites ?
- Logiciel de gestion de sites vs. Logiciel de planification d'événements : Quelle est la différence ?
- Logiciel de gestion de sites et d'événements : Pourquoi c'est essentiel
- 12 avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements et de sites
- 10 fonctionnalités de sécurité des logiciels de gestion de sites et d'événements
- Comment trouver le bon logiciel de gestion d'événements
- Momentus Technologies : Le logiciel de gestion d'espaces et d'événements par excellence
Guide pour les logiciels de gestion de sites
Bienvenue dans notre guide complet sur le choix du logiciel de gestion d'événements et de sites idéal pour votre entreprise. Que vous soyez un professionnel de l'événementiel expérimenté ou que vous vous aventuriez dans le monde de la gestion de sites, ce guide contient tout ce dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée.
De la compréhension des principales caractéristiques à l'évaluation des différentes solutions, partons à la recherche du logiciel idéal qui rationalisera vos opérations et permettra à vos événements de connaître un nouvel essor.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de sites ?
Un logiciel de gestion de sites est un système technologique complet conçu pour aider les sites à gérer leurs activités quotidiennes et leurs événements spéciaux. Il offre une plateforme centralisée pour gérer les tâches liées à la réservation d'événements, à la programmation, à l'affectation des ressources, à la communication, à l'établissement de rapports et à la gestion des relations avec les clients.
Les logiciels de gestion de sites rationalisent et automatisent divers aspects des sites et des événements. Les centres de congrès et les salons, les stades et les arénas, les campus universitaires, l'hôtellerie, les centres artistiques et culturels, l'immobilier d'entreprise et bien d'autres bénéficient de l'intégration de systèmes de gestion de sites tels que Momentus Technologies dans leur flux de travail.
Les principales caractéristiques d'un logiciel de gestion de sites sont généralement les suivantes :
- Réservation et programmation : Permet aux utilisateurs de gérer les réservations d'événements, de vérifier la disponibilité des lieux et de programmer des événements de manière efficace.
- Allocation des ressources : Facilite l'allocation des ressources telles que les salles, l'équipement, le personnel et les services de restauration en fonction des besoins de l'événement.
- Outils de communication : Fournit des outils de communication interne et externe, notamment des notifications par email, des rappels et des messages, afin d'assurer une collaboration efficace entre les parties prenantes.
- Gestion financière : Permet aux utilisateurs de créer des factures, de suivre les paiements, de gérer les budgets et de générer des rapports financiers liés aux événements et à l'exploitation des lieux.
- Planification et coordination d'événements : Offre des fonctions de gestion de la logistique des événements, de coordination avec les vendeurs et les fournisseurs, de gestion des contrats et de respect des réglementations.
- Gestion de la relation client (CRM) : Aide à gérer les relations avec les clients, à enregistrer les informations les concernant, à suivre les interactions et à fournir des services personnalisés.
- Rapports et analyses : Fournit des capacités de reporting pour suivre les performances de l'événement, la fréquentation, les revenus et d'autres mesures clés, permettant une prise de décision fondée sur les données.
- Accessibilité mobile : Comprend souvent des applications mobiles ou des interfaces web réactives pour permettre aux utilisateurs d'accéder et de gérer les opérations du site de n'importe où et à tout moment.
- Fonctions d'intégration : S'intègre à d'autres systèmes pour rationaliser les flux de travail et l'échange de données.
Dans l'ensemble, les logiciels de gestion de sites permettent aux gestionnaires de sites de planifier, d'exécuter et d'optimiser les événements tout en améliorant l'expérience globale des clients et en augmentant les opportunités de revenus.
Quels sont les principaux défis en matière de gestion des sites ?
Le secteur de la gestion de sites et d'événements a connu de profondes transformations, en particulier à la suite de la pandémie de COVID-19. Les défis d'aujourd'hui dans l'industrie de l'événementiel sont bien différents de ceux rencontrés par le passé.
Il est essentiel de comprendre ces défis pour identifier les points à améliorer et mettre en œuvre des pratiques de gestion de sites efficaces. Voici quelques-uns des principaux défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de sites aujourd'hui :
- Le manque de personnel : Le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, y compris les sites événementiels, connaît d'importantes difficultés de recrutement, exacerbées par des facteurs tels que la pandémie de COVID-19 et l'évolution démographique de la main-d'œuvre. Le recrutement et la fidélisation d'un personnel qualifié sont devenus des défis majeurs pour les gestionnaires de sites.
- L’efficacité opérationnelle : Les processus manuels et les systèmes obsolètes contribuent à l'inefficacité des opérations des sites et entraînent une perte de temps et de ressources. La rationalisation des flux de travail opérationnels et l'adoption de solutions technologiques sont essentielles pour améliorer l'efficacité.
- Les préoccupations en matière de développement durable : Avec la prise de conscience croissante sur les questions environnementales, il y a une pression grandissante pour que les sites adoptent des pratiques durables et réduisent leur empreinte carbone. La mise en œuvre d'initiatives écologiques et de stratégies de gestion d'événements durables est impérative pour répondre aux attentes des parties prenantes soucieuses de l'environnement.
- La gestion des risques : Les sites sont confrontés à divers risques, notamment en matière de sûreté et de sécurité, de conformité réglementaire et d'urgences imprévisibles telles que les catastrophes naturelles ou les crises de santé publique. Des protocoles de gestion des risques et des plans d'urgence efficaces sont essentiels pour limiter les risques et garantir la sécurité des participants et des collaborateurs.
- Les attentes des clients : Les participants aux événements exigent des expériences plus personnalisées et une prestation de services sans faille. Les gestionnaires de sites doivent donc s'efforcer en permanence de répondre aux attentes des clients et même de les dépasser. Pour maintenir la satisfaction et la fidélité des clients, il est essentiel de leur offrir un service exceptionnel et d'adapter l'expérience de l'événement à leurs préférences individuelles.
- L'intégration technologique : Rester en phase avec les avancées technologiques rapides est un défi pour de nombreux sites, en particulier pour les installations plus anciennes dotées d'anciens systèmes. L'intégration de solutions technologiques modernes telles que des logiciels de gestion de sites, des applications mobiles et des outils de marketing numérique peut améliorer l'efficacité opérationnelle et l'expérience globale d'un événement.
- La viabilité financière : La gestion des budgets et l'optimisation des flux de revenus sont des défis pour les gestionnaires de sites, en particulier en raison de la fluctuation des conjonctures économiques et de la compétitivité du marché. La mise en place de stratégies de tarification, la diversification des sources de revenus et l'optimisation de l'allocation des ressources sont essentielles pour assurer la viabilité financière.
- L'adaptation aux tendances du marché : Le secteur de l'événementiel est en constante évolution, avec des tendances émergentes et des préférences de consommation changeantes qui façonnent le secteur. Les gestionnaires de sites doivent se tenir informés des tendances du secteur et adapter leurs stratégies en conséquence pour rester compétitifs et pertinents sur le marché.
Pour relever ces défis, il faut une approche proactive et stratégique, combinée à l'adoption de solutions innovantes et de meilleures pratiques en matière de gestion de sites. L'identification et la prise en compte de ces défis permettent aux gestionnaires de sites d'optimiser leurs opérations, d'améliorer l'expérience lors des événements et d'obtenir un succès à long terme dans le secteur concurrentiel de l'événementiel.
Ces défis ne doivent pas entraver vos progrès. Apprenez à relever Les défis actuels en matière de gestion de sites et d'événements.
Surmonter les erreurs courantes en matière d'organisation d'événements et de gestion de sites
Même les spécialistes les plus expérimentés en matière de gestion de sites et d'événements commettent des erreurs. Avec autant de processus manuels et des événements de plus en plus complexes, il est indispensable de corriger toute erreur évitable.
Êtes-vous actuellement confronté à l'une des situations suivantes ?
- Surréservation d'espace.
- Absence de plan de secours.
- Procédure d'inscription inefficace.
- Dépenses excessives ou manque de fonds.
- Manque d'idées/d'informations.
Découvrez comment vous pouvez surmonter Les erreurs les plus courantes en matière de gestion de sites et d'événements.
Qu’est-ce qu'un logiciel de gestion de sites ?
Un logiciel de gestion d'événements est une solution complète conçue pour faciliter la planification, l'organisation et le déroulement d'événements tels que les conférences, les salons professionnels, les mariages, les festivals et les événements d'entreprise. Il couvre divers aspects de la planification et de la gestion d'un événement, notamment l'inscription des participants, la gestion de l'agenda, la gestion des conférenciers, la gestion des exposants, l'engagement des participants et l'analyse post-événement.
Les principales caractéristiques des logiciels de gestion d'événements sont généralement les suivantes :
- La gestion de l'agenda et du calendrier : Aide les organisateurs à créer des ordres du jour, à programmer des sessions, des ateliers et des activités et à communiquer les horaires de l'événement aux participants.
- La gestion des intervenants et des présentateurs : Facilite la gestion des intervenants, des présentateurs et des panélistes, y compris la communication, la programmation et la gestion du contenu.
- La gestion des exposants et des sponsors : Permet aux organisateurs de gérer les stands des exposants, les parrainages, les plans de salle et les communications avec les exposants.
- Les outils d'engagement des participants : Fournit des fonctionnalités permettant d'impliquer les participants avant, pendant et après l'événement, telles que des applications pour les événements, des outils de mise en réseau, des enquêtes et des formulaires de feedback.
- La sélection des lieux et la logistique : Aide à la sélection des lieux pour un événement, à la gestion de la logistique, à la coordination avec les fournisseurs et à la conformité avec les exigences du lieu d'accueil.
- Le marketing et la promotion : Offre des outils pour le marketing événementiel, la promotion, les campagnes d'e-mailing, l'intégration des réseaux sociaux et l'analyse pour suivre les performances marketing.
- La gestion sur place : Prend en charge les activités de gestion d'un événements sur place, telles que l'enregistrement des participants, l'impression des badges, le suivi des sessions et les sondages en direct.
- L'analyse des données et les rapports : Fournit des tableaux de bord analytiques et des outils de reporting pour suivre les performances de l'événement, les données démographiques des participants, les mesures d'engagement et le retour sur investissement.
Logiciel de gestion de sites vs. Logiciel de planification d'événements : Quelle est la différence ?
Les logiciels de gestion d'événements et les logiciels de gestion de sites servent des objectifs liés mais distincts dans le domaine de la planification et de l'exécution d'événements.
En comprenant ces distinctions, les gestionnaires de sites et les organisateurs d'événements peuvent choisir la solution logicielle appropriée qui correspond à leurs besoins et responsabilités spécifiques en matière de gestion de sites et d'organisation d'événements.
L'étendue des fonctionnalités
- Logiciel de gestion de sites : Il s'agit principalement de gérer les opérations et les ressources d'un lieu physique, y compris les réservations d'événements, la programmation, l'affectation des ressources et la gestion des infrastructures.
- Logiciel de planification d'événements : Offre une gamme plus large de fonctionnalités pour faciliter la planification, l'organisation et l'exécution d'un événement, y compris l'inscription des participants, la gestion de l'agenda, la gestion des intervenants, la gestion des exposants et l'engagement des participants.
Les utilisateurs principaux
- Logiciel de gestion de sites : Destiné aux gestionnaires de sites, aux administrateurs d'installations et aux propriétaires de sites où se tiennent des événements et qui sont responsables de la gestion des opérations quotidiennes d'un site.
- Logiciel de planification d'événements : Destiné aux planificateurs, organisateurs et coordinateurs d'événements impliqués dans la planification et l'exécution d'événements, quel que soit le lieu.
L’accent mis sur l'exploitation des sites
- Logiciel de gestion de sites : Met l'accent sur la gestion efficace des tâches spécifiques aux sites, telles que les réservations d'événements, les conflits d'horaires, l'affectation des ressources, l'aménagement des salles et la maintenance.
- Logiciel de planification d'événements : Se concentre sur le processus global de planification d'un événement, y compris la gestion des participants, la coordination des intervenants, la gestion des exposants, la création de l'ordre du jour et la planification de la logistique.
L'allocation des ressources
- Logiciel de gestion de sites : Facilite l'allocation des ressources du lieu, telles que les salles, l'équipement, le personnel et les services de restauration, en fonction des exigences et de la disponibilité de l'événement.
- Logiciel de planification d'événements : Aide les organisateurs à allouer des ressources autres que celles spécifiques au lieu, telles que les intervenants, les sponsors, les stands d'exposants, le matériel de marketing et la documentation de l'événement.
La gestion de la relation client (CRM)
- Logiciel de gestion de sites : Fournit des fonctionnalités CRM adaptées à la gestion des relations clients, à l'enregistrement des informations sur les clients, au suivi des interactions, à la gestion des contrats et à la fourniture de services personnalisés liés aux réservations d'espaces.
- Logiciel de planification d'événements : Offre des fonctions de CRM pour gérer les relations avec les participants, suivre les informations d'inscription, envoyer des communications personnalisées, recueillir des commentaires et maintenir les bases de données des participants.
La gestion financière
- Logiciel de gestion de sites : Se concentre sur les aspects financiers liés à l'exploitation des sites, tels que la facturation, le suivi des paiements, la gestion du budget et les rapports financiers spécifiques aux réservations et aux services des sites.
- Logiciel de planification d'événements : Gère les tâches financières associées à la planification d'événements, notamment la budgétisation, le suivi des dépenses, la génération de revenus, les parrainages et les rapports financiers pour l'ensemble des opérations financières liées à un événement.
L'exécution d'un événement vs. La gestion d'un site
- Logiciel de gestion de sites : Il prend en charge les opérations quotidiennes du site, telles que la gestion de la mise en place de l'événement, la coordination avec les fournisseurs, le respect des réglementations et l'assistance sur place pendant les événements.
- Logiciel de planification d'événements : Aide à la planification et à l'exécution des événements, y compris la création d'agendas, la gestion des conférences, la coordination de l'installation des exposants, le suivi de l'enregistrement des participants et le contrôle de la logistique de l'événement.
Les rapports et les analyses
- Logiciel de gestion de sites : Fournit des outils de reporting et d'analyse adaptés aux mesures spécifiques des sites, tels que les taux d'occupation, les revenus par événement, l'utilisation des ressources, les journaux de maintenance et les indicateurs de performance des sites.
- Logiciel de planification d'événements : Offre des capacités de reporting et d'analyse axées sur des mesures spécifiques à l'événement, telles que les données démographiques des participants, les tendances en matière d'inscription, la participation aux sessions, le retour sur investissement des exposants, l'engagement des participants et les mesures globales de réussite de l'événement.
Logiciel de gestion de sites et d'événements : Pourquoi c'est essentiel
Désormais, les logiciels de gestion des sites ne sont plus simplement une option. Dans le secteur événementiel actuel, caractérisé par des manques de personnel, des contraintes budgétaires et des préoccupations accrues en matière de gestion des risques, l'utilisation d'un logiciel de gestion de sites est devenue indispensable pour garantir des événements réussis et des opérations quotidiennes sans faille.
L'efficacité
Les processus manuels sont souvent inefficaces et chronophages. Par exemple, des tâches telles que le traitement des paiements et le rapprochement des comptes peuvent prendre jusqu'à quatre heures, tandis que la création de propositions et de devis peut prendre plus d'une heure. Un logiciel de gestion de sites peut réduire considérablement ce temps, parfois jusqu'à 10 minutes, libérant ainsi un temps précieux pour d'autres tâches essentielles.
Une vision globale
Les processus manuels et les systèmes disparates empêchent d'avoir une vue consolidée de toutes les informations pertinentes. Cette approche fragmentée se traduit par des profils de clients incomplets, ce qui conduit à des décisions basées sur des informations incomplètes et dissociées. Les logiciels de gestion de sites offrent une plateforme centralisée pour consolider les données et fournir des informations complètes qui permettent de prendre des décisions éclairées.
Découvrez d'autres façons de simplifier vos opérations et d'optimiser l'efficacité de vos ressources grâce à un logiciel de gestion des sites.
12 avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements et de sites
Un logiciel de gestion d'événements permet d'optimiser les opérations, d'améliorer la satisfaction des clients et d'offrir des expériences événementielles exceptionnelles, tout en optimisant l'efficacité et la productivité de plusieurs façons :
- Un processus de réservation simplifié : Permet aux clients de consulter les disponibilités des lieux, de soumettre des demandes de réservation et de signer des contrats en ligne, ce qui réduit la paperasserie et rationalise le processus de réservation.
- Un calendrier des événements centralisé : Un calendrier centralisé permet de visualiser tous les événements programmés, y compris les réservations et les disponibilités, ce qui permet une coordination efficace et évite les conflits de programmation.
- L'allocation des ressources : Facilite l'allocation des ressources du lieu, telles que les salles, l'équipement, le personnel et les services de restauration pour une utilisation optimale et pour éviter la surréservation ou la double réservation.
- Une communication automatisée : Automatise les processus de communication en envoyant des confirmations d'événements, des rappels et des mises à jour aux clients, aux fournisseurs et aux collaborateurs, garantissant ainsi une communication opportune et cohérente tout au long du cycle de vie de l'événement.
- La gestion de l'organisation de l'événement : Aide à gérer la mise en place des événements grâce à des plans, des configurations de salles et des instructions de mise en place, en veillant à ce que les lieux soient préparés conformément aux spécifications du client et aux exigences de l'événement.
- La gestion des fournisseurs et des sous-traitants : Rationalise la gestion des fournisseurs et des prestataires par la mise à jour des coordonnées, le suivi des contrats, la gestion des paiements et le contrôle des performances, facilitant ainsi une collaboration transparente avec les prestataires de services externes.
- La gestion financière : Facilite les tâches financières liées à la réservation d'événements, telles que la facturation, le traitement des paiements, le suivi du budget et l'établissement de rapports sur les recettes, afin d'assurer une gestion financière précise et transparente.
- La conformité et la sécurité : Aide à assurer la conformité avec les règlements de sécurité, les codes du bâtiment, les limites d'occupation et d'autres exigences légales, minimisant ainsi les risques et les responsabilités associés à l'exploitation des lieux.
- Les rapports et l'analyse en temps réel : Fournit des rapports et des analyses en temps réel sur les principales mesures de performance, telles que la fréquentation des événements, la génération de revenus, l'utilisation des ressources et la satisfaction des clients, ce qui permet une prise de décision fondée sur les données et une amélioration continue.
- L'accessibilité mobile : Permet aux gestionnaires et collaborateurs d'accéder aux informations critiques, de répondre aux demandes et de gérer les événements à tout moment, améliorant ainsi la flexibilité et la réactivité.
- L'intégration avec des outils tiers : Intégration avec d'autres outils logiciels et plateformes, tels que les systèmes CRM, les logiciels de comptabilité, les plateformes de marketing et les plateformes de réservation d'événements, afin de rationaliser l'échange de données et d'améliorer l'efficacité des flux de travail.
10 fonctionnalités de sécurité des logiciels de gestion de sites et d'événements
Les logiciels de gestion de sites et d'événements intègrent généralement diverses fonctions de sécurité pour protéger les données sensibles, garantir la confidentialité et limiter les risques. Voici quelques fonctions de sécurité courantes :
- Le contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) : Le RBAC permet aux administrateurs de définir les rôles et les autorisations des utilisateurs, en contrôlant l'accès aux différentes fonctions et données du logiciel en fonction des rôles des utilisateurs. Cela permet de s'assurer que seul les collaborateurs autorisés peuvent consulter ou modifier des informations spécifiques.
- Le cryptage des données : Les techniques de cryptage sont utilisées pour coder les données transmises entre les utilisateurs et les serveurs du logiciel, ainsi que les données stockées dans les bases de données. Ces techniques empêchent tout accès non autorisé ou toute tentative d'interception des informations en les chiffrant dans un format illisible.
- L'authentification sécurisée : Les mécanismes d'authentification sécurisée, tels que l'authentification multifactorielle (AMF) ou l'authentification unique (SSO), vérifient l'identité des utilisateurs avant de leur accorder l'accès au logiciel. L'AMF exige des utilisateurs qu'ils fournissent plusieurs formes d'identification, telles qu'un mot de passe et un code unique envoyé à leur appareil mobile, ce qui ajoute une couche supplémentaire de sécurité.
- Les pistes d'audit et les enregistrements : Le logiciel conserve des pistes d'audit et des enregistrements détaillés des activités des utilisateurs, y compris les tentatives de connexion, les modifications de données et les changements apportés au système. Ces enregistrements aident les administrateurs à surveiller le comportement des utilisateurs, à détecter les activités suspectes et à enquêter sur les incidents de sécurité.
- La sauvegarde des données et la reprise après sinistre : Des sauvegardes régulières des données et des procédures de reprise après sinistre garantissent que les données critiques sont protégées contre la perte ou la corruption. Les copies de sauvegarde des données sont stockées en toute sécurité hors site ou dans le cloud, ce qui permet une restauration rapide en cas de défaillance du système, de violation des données ou d'autres situations d'urgence.
- La sécurité du réseau : Le logiciel utilise des mesures de sécurité de réseau, telles que des pare-feu, des systèmes de détection d'intrusion (IDS) et la segmentation du réseau, pour se protéger contre les menaces externes et l'accès non autorisé aux ressources du réseau. Ces mesures protègent la transmission des données et empêchent tout accès non autorisé à l'infrastructure du logiciel.
- La gestion des vulnérabilités : Des évaluations continues des vulnérabilités et des analyses de sécurité permettent d'identifier les faiblesses ou les vulnérabilités potentielles en matière de sécurité au sein du logiciel et de ses systèmes sous-jacents. Les processus de gestion des patchs garantissent que les patchs et les mises à jour de sécurité sont appliqués rapidement afin de remédier aux vulnérabilités identifiées et de se prémunir contre toute exploitation.
- La conformité et le respect de la réglementation : Le logiciel est conforme aux réglementations pertinentes en matière de protection des données, aux normes du secteur et aux meilleures pratiques de sécurité, telles que GDPR, HIPAA, PCI DSS et ISO 27001. Les fonctionnalités de conformité aident les entreprises à respecter les exigences légales et à maintenir les normes de confidentialité et de sécurité des données.
- La formation et la sensibilisation des utilisateurs : Les programmes de formation des utilisateurs sensibilisent les collaborateurs et les utilisateurs aux meilleures pratiques en matière de sécurité, telles que la création de mots de passe robustes, l'identification des tentatives de phishing et la protection des informations sensibles. Une meilleure sensibilisation des utilisateurs réduit le risque d'erreur humaine et améliore la sécurité globale.
- La planification de la réponse aux incidents : Le logiciel comprend des procédures et des protocoles de réponse aux incidents pour guider les entreprises dans leur réponse aux incidents de sécurité, tels que les violations de données, les cyberattaques ou les systèmes compromis. Ces plans décrivent les étapes à suivre pour contenir, atténuer et récupérer les failles de sécurité de manière efficace.
En intégrant ces fonctions de sécurité, les logiciels de gestion de sites et d'événements aident les organisations à protéger leurs données, leur infrastructure et leurs opérations contre les menaces de sécurité, garantissant ainsi une plateforme sûre et fiable pour la gestion des événements et des opérations sur les sites.
Comment trouver le bon logiciel de gestion d'événements
Le bon logiciel de gestion d'événements et de sites peut vous aider à rationaliser vos opérations, à gagner du temps et à utiliser au mieux votre budget, et plus encore. Malheureusement, un mauvais logiciel de gestion de site peut frustrer vos équipes, causer des problèmes à vos clients et potentiellement faire plus de mal que de bien.
Grâce à l'approche en trois étapes suivante pour la sélection d'un logiciel de gestion d'événements, vous pouvez vous assurer de trouver une solution adaptée à votre entreprise et à votre budget, et qui sera largement utilisée par votre équipe :
- Analyse : Détermination de vos besoins en fonction du budget, du calendrier, etc.
- Évaluation : Évaluation des fournisseurs de logiciels et recherche de l'alignement des objectifs et de l'organisation.
- Sélection : Choisir la bonne plateforme pour un retour sur investissement optimal, l'adoption et plus encore.
Découvrez une approche experte pour trouver le bon logiciel de gestion de sites et trouvez votre fournisseur de logiciel de gestion de site idéal.
Momentus Technologies : Le logiciel de gestion d'espaces et d'événements par excellence
La plateforme Momentus offre une gestion complète des sites et des événements. Notre plateforme est basée sur le cloud et intègre la comptabilité, les rapports, la gestion d'événements, le CRM et les portails web.
Contrairement à d'autres logiciels de gestion d'événements et de sites, la plateforme Momentus est vraiment complète. Notre logiciel est divisé en cinq modules, chacun gérant un élément différent des événements - le tout sur une seule plateforme. En utilisant ces cinq modules, vous pouvez briser les silos, permettre un véritable reporting holistique et rationaliser l'ensemble de vos processus événementiels.
La gestion des relations clients (CRM)
Notre module CRM est composé d'outils de vente intégrés. Ces outils vous permettent d'améliorer l'efficacité des ventes grâce à plusieurs avantages :
- Les outils avancés de vente et de réservation.
- La possibilité de générer des propositions, des contrats et des signatures électroniques.
- Le suivi des objectifs de la demande jusqu'à la réservation.
- La gestion des contacts pour l'ensemble de vos comptes.
Avec le module CRM de Momentus, vous pouvez éviter de perdre des données historiques sur les ventes à cause de systèmes disparates. L'intégration transparente de notre module CRM permet de suivre les performances des ventes et des événements et de prendre des décisions plus éclairées pour l'avenir.
Le portail web
Le portail web Momentus permet de rationaliser le déroulement des événements pour les utilisateurs finaux de plusieurs façons :
- Permettre aux utilisateurs de réserver rapidement des espaces.
- Rationaliser les commandes d'articles et de services de traiteur.
- Automatiser les processus de planification d'événements.
Le portail web Momentus vous permet d'éliminer certaines contraintes liées à la réservation, à l'inventaire et à la restauration. Ainsi, votre équipe pourra gagner un temps précieux et les utilisateurs auront une image plus positive de votre marque.
La gestion d’événements
Le module de gestion d'événements Momentus permet une visibilité en temps réel et une gestion mobile des événements. Offrez une gestion d'événements de qualité supérieure grâce à :
- Des applications mobiles pour la gestion des événements.
- La possibilité de confirmer la livraison d'un bon de travail en cours de route.
- La gestion mobile de l'inventaire avec des fonctionnalités de check-in/check-out.
Le module de gestion d'événements Momentus peut aider votre équipe à se libérer du grand livre et des processus manuels, et lui permettre de travailler de manière mobile et de suivre l'évolution rapide du monde de l'événementiel moderne.
La comptabilité
Le module de comptabilité Momentus vous permet de garder le contrôle sur la planification des ressources grâce à un certain nombre d'outils :
- Un logiciel de comptabilité entièrement intégré pour la gestion des événements.
- Une seule base de données pour toutes les données financières.
- Un accès aux comptes fournisseurs, au registre comptable, à l'inventaire et à plus encore.
Un programme de comptabilité séparé risque de vous empêcher d'avoir une vue d'ensemble et de poser des problèmes à votre équipe. Le module de comptabilité Momentus permet une comptabilité totalement transparente pour toutes les fonctions de la gestion d'événements.
Les rapports
Les rapports détaillés étaient autrefois un casse-tête dans la gestion des événements. Avec le module Momentus, ce n'est plus le cas.
- Accédez à des analyses sur les réservations d'événements, l'occupation des lieux et plus encore.
- Créez des rapports personnalisés adaptés à votre organisation.
- Trouvez rapidement les données dont vous avez besoin grâce aux informations en temps réel et aux tableaux de bord.
Les événements et le marché peuvent changer rapidement. Avec le module de reporting Momentus, vous pouvez éviter d'être pris au dépourvu et offrir des expériences vraiment inoubliables.
Découvrez la différence Momentus : Témoignages clients
Découvrez la différence Momentus : Témoignages clientsLes logiciels de gestion d'événements et de sites ne sont pas nouveaux, de nombreuses entreprises ont rationalisé certaines parties de la gestion de sites. Si beaucoup de ces fournisseurs tiennent leurs promesses, seul l'un d'entre eux propose une gestion complète des sites et des événements.
Momentus gère plus d'un million d'événements chaque année pour des clients répartis dans 57 pays différents. Voici comment Momentus a eu un impact sur les processus de gestion d'événements de quelques-uns de nos clients :
Centre de Congrès : Jaarbeurs
L'infrastructure utilisée par Jaarbeurs était composée de plusieurs systèmes disparates fonctionnant en silos sur les différents sites et au siège international de l'entreprise. Cela créait des problèmes opérationnels dans l'ensemble de l'organisation, ce qui nuisait à l'efficacité et empêchait l'entreprise d'être pleinement centrée sur le client. Jaarbeurs souhaitait résoudre ce problème de manière transparente, sans incidence sur les opérations en cours, ce qui nécessitait une solution clé en main capable de fournir un délai de rentabilisation rapide (TTV).
Momentus (anciennement Ungerboeck) répondait à ce besoin. Momentus offre une visibilité cohérente à l'ensemble de l'organisation et rationalise les opérations financières. Le logiciel évite également les processus manuels et simplifie les paiements et la facturation, ce qui permet au personnel de se concentrer sur la satisfaction des clients. Jaarbeurs a commencé par utiliser le module expositions et sites de la plateforme Momentus, puis a ajouté le module financier, et utilise maintenant presque toute la suite logicielle.
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Entreprise : Pier 57, Google
L'experte Anne Wheat, directrice générale des opérations événementielles à l'espace événementiel Pier 57 de Google, explique les différences entre les événements publics et les événements d'entreprise. Elle partage également les meilleures pratiques de gestion d'événements qu'elle a apportées au milieu de l'entreprise et explique comment les événements d'entreprise évoluent.
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Centre Artistique et Culturel : Live Nation Australia
Live Nation Australia utilisait un ensemble de systèmes manuels et de feuilles de calcul qui prenaient beaucoup de temps et entraînaient des blocages internes, une augmentation des erreurs humaines et des erreurs de communication. La société souhaitait une solution unique de gestion d'événements capable de créer une cohésion entre tous les sites et départements, de s'intégrer aux technologies existantes et de produire des rapports précis permettant d'analyser les indicateurs clés de l'entreprise. Leurs opérations internes devaient être modernisées dans tous les départements, mais des temps d'arrêt n'étaient pas envisageables. L'équipe avait donc besoin d'un système qui pourrait être déployé sans avoir d'impact sur les activités quotidiennes.
Live Nation a choisi Momentus. La plateforme intuitive agit comme une source unique pour centraliser toutes les informations sur les événements à travers leur entreprise et standardiser leurs opérations événementielles. Momentus s'intègre même à l'infrastructure existante pour réduire le besoin de processus manuels, ce qui améliore la productivité du personnel, simplifie les rapports et aide à moderniser l'expérience client.
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Enseignement supérieur : L'Université de la Colombie-Britannique
L'Université de la Colombie-Britannique gère environ 500 réunions et événements et 18 000 réservations de salles individuelles par an dans plus de 1 600 espaces événementiels sur le campus. Lorsque la relation entre l'UBC et Momentus Technologies (anciennement Ungerboeck) a débuté en 1997, l'UBC était à la recherche d'un système de gestion d'événements et d'un CRM pour gérer les réservations de salles, stocker les informations sur les clients et produire des rapports afin de rationaliser le processus de vente d'événements.
Des demandes en ligne à l'inscription aux événements, en passant par les propositions de sessions de conférence et les paiements en ligne, chaque nouvelle fonctionnalité a permis à l'université de rationaliser davantage ses processus événementiels. Cela lui a également permis d'augmenter ses sources de revenus et de fournir un service de haute qualité à ses clients, qu'ils soient internes ou externes.
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Arénas : Alerus Center
L'Alerus Center est situé à Grand Forks, dans le Dakota du Nord. Il organise environ 400 événements par an. Avant Momentus, l'équipe de vente de l'Alerus Center envoyait aux clients un PDF de leur contrat de réservation. Le client devait imprimer et signer le contrat, le scanner et le renvoyer à l'Alerus Center. Après avoir numérisé le contrat, l'équipe interne devait répéter le processus et le numériser à nouveau pour son client. La procédure de signature et d'exécution des contrats d'Alerus Center était longue et comportait trop d'étapes.
Depuis l'implémentation de Momentus et de la signature électronique intégrée à DocuSign, l'équipe de vente de l'Alerus Center a gagné en efficacité et peut désormais signer des contrats partout où elle se trouve. Grâce à cette signature simplifiée, l'équipe peut traiter les contrats plus rapidement et même générer des rappels automatiques pour les clients qui n'ont pas encore signé.
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Lille Grand Palais
Lieu hybride et emblématique, Lille Grand Palais est un acteur majeur de l’évènementiel depuis bientôt 30 ans. Ce bâtiment au design audacieux est idéalement situé au cœur de la ville de Lille et incroyablement modulable. Il réunit en un seul lieu trois fonctions essentielles : un Palais des Congrès, un Parc d’Exposition et un Zénith. Afin de gérer au mieux l’ensemble de ses activités diverses et variées, Lille Grand Palais avait besoin d’une solution de gestion d’espaces et d’évènements moderne et robuste pour centraliser ses opérations et augmenter la productivité de ses équipes. Avec 75 utilisateurs en internes et 300 évènements annuels, l’organisation était confrontée à un délai serré pour la mise en place de la plateforme.
Grâce à Momentus, Lille Grand Palais dispose désormais d’une solution tout-en-un pour la gestion de ses opérations comprenant un CRM, un calendrier d’évènements, une gestion opérationnelle des évènements, des documents de filage, une gestion des achats et des stocks, un système de facturation, et bien plus. À la suite de l’implémentation réussie du logiciel, Lille Grand Palais travaille déjà avec Momentus sur la prochaine étape de la digitalisation de leurs services, avec la création et mise en place d’un web shop exposant pour moderniser leur expérience client et augmenter leur revenu.
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Organisateur de salon : The Southwater Event Group
Basé à Telford, dans les Midlands du Royaume-Uni, le Southwater Event Group comprend le Telford International Centre qui dispose de 15 000 mètres d'espace pour les événements et les conférences, ainsi que des hôtels. Avant que le Southwater Event Group n'adopte Momentus en 2015, une grande partie du processus de planification des événements était effectuée à travers différents systèmes. Cependant, un changement dans le processus existant de l'équipe a créé quelques incertitudes avec l'équipe du site. Ainsi, gagner la confiance des collaborateurs était une priorité absolue au début du processus d'implémentation de Momentus.
La plateforme Momentus sert de source unique pour le Southwater Event Group, et les informations sont toujours exactes et à jour, ce qui permet à l'équipe de créer facilement des rapports pertinents. L'organisation a récemment migré vers le Cloud Momentus, et une fois de plus, une implémentation en douceur était de rigueur. Désormais, l'équipe de Southwater peut rationaliser la gestion des événements et même permettre aux exposants de gérer leurs propres commandes.
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Organismes Gouvernementaux et Administrations : Ville d’Aschaffenburg
Aschaffenburg est une ville de Bavière, en Allemagne, et constitue la voie vers les collines du Spessart. La ville accueille environ 400 événements par an à savoir des expositions, des événements culturels tels que des concerts, des spectacles d'humour et des pièces de théâtre. La mairie d'Aschaffenburg est cliente de Momentus depuis 2004 et a automatisé de nombreux processus de gestion de sites et d'événements. Cependant, le service des congrès et du tourisme d'Aschaffenburg partageait toutes les données des événements avec son département technique en utilisant un journal d'événements. Naturellement, ce processus présentait des inconvénients car les données étaient saisies manuellement et synthétisées dans un rapport qui était fourni à l'équipe technique sous format papier.
La plateforme Momentus a complètement remplacé le journal d'événement. Les erreurs qui se produisaient auparavant en raison de la saisie manuelle des données ont été éliminées dès le départ, et l'équipe peut désormais accéder aux données actualisées des événements de l'ensemble du site dans l'application via un téléphone portable ou une tablette.
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Référez-vous à Momentus
Notre plateforme de bout en bout a aidé d'innombrables organisations à offrir des événements mémorables à des personnes du monde entier. Que vous cherchiez à rationaliser une partie de vos événements ou la totalité de vos activités, nous pouvons vous aider :
CRM et gestion des ventes
Réservation et gestion d'espace en ligne
Planification d'événements et communication
Gestion des commandes
Gestion des services de restauration
Inventaire des opérations
Facturation et paiements
Rapports
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