So begeistern Sie Aussteller und Besucher: Best Practices für Kongresszentren, Ausstellungen und Messen

Der Erfolg jeder Tagung, Ausstellung oder Messe wird nicht nur durch den erzielten Gewinn bestimmt, sondern vor allem durch das Feedback, das Sie von Ihren Ausstellern und Besuchern erhalten. Warum? Weil Sie durch die Zufriedenheit von Ausstellern und Besuchern Kundentreue, wiederholte Buchungen und Anmeldungen fördern und so die Akquise-Kosten für künftige Veranstaltungen senken.

Für Aussteller und Besucher beschränkt sich das Eventerlebnis nicht nur auf die Veranstaltung selbst. Es beginnt bereits bei der Buchung und setzt sich während und nach der Veranstaltung fort. Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, die Sie umsetzen können, um Aussteller und Besucher bei jedem Schritt des Eventmanagementprozesses zu begeistern.

Wie Sie Aussteller und Besucher in jeder Phase einer Veranstaltung begeistern können

Vor der Veranstaltung

Vor jeder Veranstaltung wollen Sie einen erfolgreichen Start hinlegen. Es ist unerlässlich, dass Sie zeigen, wie gut Ihr Kundenservice ist und wie einfach die Zusammenarbeit mit Ihrer Organisation ist.

1. Für Aussteller: Vereinfachen Sie den Planungsprozess mit Selbstbedienungsportalen

Die Planung eines Standes oder eines Messestandes auf einem Kongress- oder Messezentrum kann eine Herausforderung sein. Von der Buchung der Fläche über die Gestaltung des Layouts, die Organisation der audiovisuellen Medien und der Stromversorgung bis hin zur Bestellung von Werbematerial und vielem mehr gibt es viele Elemente und Fristen zu beachten, die schnell überwältigend werden können. Führende Kongress- und Messezentren vereinfachen den Planungsprozess für Aussteller, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, sich über Selbstbedienungs-Buchungsportale anzumelden, vorzubereiten und ihre eigenen Eventdetails zu verwalten. Diese Portale ermöglichen es den Ausstellern, ihre Eventbuchungen in ihrem eigenen Tempo zu verwalten.

2. Für Besucher: Optimieren Sie den Prozess der Anmeldung für das Event

Führende Kongress- und Messezentren erleichtern potenziellen Besuchern die Online-Registrierung und -Zahlung mit interaktiven Registrierungsplattformen. Die Online-Registrierung beschleunigt Ihre Check-in-Prozesse und erleichtert den Zahlungsverkehr. Außerdem können Sie die Anmeldungen in Echtzeit verfolgen, so dass Sie kommende Veranstaltungen genau vorhersagen können, und es ist keine Beteiligung von Mitarbeitern erforderlich, was Zeit und Geld spart.

Während der Veranstaltung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie das Eventerlebnis für Aussteller und Besucher während der Veranstaltung verbessern können.

1.Wegweiser und Barrierefreiheit: Stellen Sie digitale, interaktive Informationsstände und Werbetafeln an den Eingängen, Ausgängen und Aufzügen auf, damit sich die Besucher am Veranstaltungsort zurechtfinden und auf wichtige Nachrichten und aktuelle Veranstaltungshinweise hingewiesen werden. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von QR-Codes downloadbare Karten, Anbieterführer und Marketingmaterial anbieten, um Ausstellern und Besuchern während der Veranstaltung weitere Informationen zu liefern. Es ist auch wichtig, dass Veranstalter den Komfort und die Sicherheit aller Aussteller und Besucher in den Vordergrund stellen. Von barrierefreien Zugängen bis hin zum Einsatz von Gebärdensprachdolmetschern und einer angemessenen Berücksichtigung sensorischer Aspekte gibt es so viele Dinge, die Kongress- und Messezentren tun können, um ihre Veranstaltungen inklusiver und barrierefreier zu gestalten.

2. Effektive Risikomanagementprotokolle: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Aussteller und Besucher auf Veranstaltungen sicher sind und dass im Falle eines Problems Hilfe zur Verfügung steht.

• Führen Sie vor dem Event eine gründliche Risikobewertung durch und setzen Sie einen detaillierten Risikomanagementplan um.
• Informieren Sie alle Aussteller über die Sicherheitsvorschriften auf dem Gelände (z. B. Aufbau, Traglast, Fahrzeugbewegungen, Stromversorgung, Hauptankunftsplan, Anlagen und Ausrüstung, Warnkleidung usw.).
• Stellen Sie sicher, dass alle Entwürfe für risikobehaftete Strukturen, Aktivitäten und Installationen dem Venue oder Veranstalter vor der Veranstaltung zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt werden.
• Überprüfen Sie die Lagepläne der Veranstaltung und legen Sie Strategien für eine sichere Evakuierung fest.
• Vergewissern Sie sich, dass während des Auf- und Abbaus ausreichend Personal anwesend ist, um den Ausstellern zu helfen.
• Überwachen Sie die Arbeitsaktivitäten während des Auf- und Abbaus, um risikoreiche Arbeitsbereiche zu überwachen und zu identifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass Sie während der Veranstaltung über entsprechend geschultes Personal verfügen (z. B. Erste-Hilfe-Kräfte, Brandschutzbeauftragte usw.).
• Führen Sie vor der Veranstaltung Sicherheits- und Notfallbesprechungen für alle wichtigen Mitarbeiter und Beteiligten durch und sorgen Sie dafür, dass alle Besprechungen dokumentiert werden.
• Geben Sie dem Personal und den relevanten Beteiligten die Tools an die Hand, um Vorfälle zu dokumentieren und zu verfolgen, wenn sie vorkommen.

3.Nachhaltige Eventpraktiken: Aussteller und Besucher werden sich zunehmend der Auswirkungen von Live-Veranstaltungen auf die Umwelt bewusst. Es ist wichtig, dass Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich aktiv an der Reduzierung der Kohlenstoffemissionen bei Events zu beteiligen, indem Sie Optionen einführen wie:

• Pflanzenbasierte Menüoptionen
• Bieten Sie Ausstellern lokale Upcycling-Möglichkeiten an oder fördern Sie die Wiederverwendung bestehender Messestände.
• Recyclingstationen / -tonnen
• Auffüllstationen für Wasserflaschen
• Biologisch abbaubare oder wiederverwendbare Optionen anstelle von Einwegplastik

4. Priorisieren Sie die Erfahrung: Aussteller und Besucher erwarten inzwischen ein unvergessliches, erstklassiges Erlebnis, das über den Erfolg einer Veranstaltung entscheidet. Ich kann mich gut an Events, Locations und Veranstaltungsorte erinnern, die genau das geboten haben, und ich erzähle anderen immer noch von diesem Eventerlebnis. Das Bestreben, Ihren Ausstellern und Besuchern ein erstklassiges Erlebnis zu bieten, muss für Ihren Veranstaltungsort und Ihre Marke von grundlegender Bedeutung sein. Einige der wichtigsten Faktoren, die sich auf das Veranstaltungserlebnis auswirken, sind:

• Service: Wenn die Mitarbeiter des Venues und die Veranstalter den Besuchern und Ausstellern ein Serviceniveau bieten, das ihnen das Gefühl gibt, willkommen zu sein und geschätzt zu werden, spielt dies eine wichtige Rolle für das gesamte Eventerlebnis. Alle Mitarbeiter sollten mit den notwendigen Tools ausgestattet sein, um ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis zu bieten, und über die "Persönlichkeit", Ziele und Prioritäten der Veranstaltung informiert sein.
• Speisen und Getränke: Für viele Aussteller und Besucher bietet Ihr Angebot an Speisen und Getränken einen Einblick in Ihre Stadt und Ihre Region. Es ist eine hervorragende Gelegenheit, um eine "gastronomische Tour" anzubieten, bei der lokale Angebote vom Bauernhof auf den Tisch kommen und lokale Lebensmittel mit persönlichen Vorlieben und Ernährungsgewohnheiten in Einklang gebracht werden. Präsentieren Sie Qualität und kulinarisches Fachwissen durch die servierten Speisen und Getränke und unterstützen Sie gleichzeitig nachhaltige Praktiken.
• Annehmlichkeiten am Veranstaltungsort: Die Annehmlichkeiten, die der Veranstaltungsort bietet, wirken sich ebenfalls auf das Eventerlebnis aus. Berücksichtigen Sie diese Elemente und stellen Sie sicher, dass sie ein positives Erlebnis bieten (z. B. Sitzgelegenheiten, Beleuchtung, Klimaanlage, Ladestationen, Wasserstationen usw.).
• Kontakte: Der primäre Zweck von Live-Veranstaltungen besteht darin, Menschen zusammenzubringen, und genau darauf sind Kongress- und Messezentren ausgelegt. Erfolgreiche Events sind so konzipiert, dass Aussteller und Besucher miteinander in Kontakt treten können. Veranstalten Sie Pre-Networking-Events, stellen Sie in Ihrem Lageplan ausreichend Platz für spontane Treffen zur Verfügung und bieten Sie Möglichkeiten zum sozialen Networking über Event-Apps.

Nach der Veranstaltung

Nach jeder Veranstaltung müssen Sie den Erfolg bewerten und Verbesserungsstrategien festlegen, damit Sie auch bei künftigen Veranstaltungen Besucher und Aussteller begeistern können.

1. Sammeln Sie die Daten: Erfassen Sie alle relevanten Metriken, die zur Messung des Veranstaltungserfolgs verwendet werden können.

• • Verkaufsberichte / Statistiken zu Standverkäufen
  • Statistiken zur Besucherregistrierung
  • Statistiken zur Erfassung der Anwesenheit
  • Feedback-Formulare von Ausstellern und Besuchern
  • Besucherströme
  • „Break out“-Anfragen und Antworten
  • Inhaltliche Anfragen
  • Verweildauer der Besucher am Stand und/oder im Pavillon
  • Qualität der Leads
  • Quantität der Leads

2. Messen Sie die Ergebnisse: Sobald alle relevanten Daten gesammelt sind, analysieren Sie sie und wandeln sie in aussagekräftige Metriken um. Diese aussagekräftigen Metriken werden zum Maßstab für die Bestimmung des Veranstaltungserfolgs.

• • Daten mit vergangenen Events vergleichen
  • Daten mit früheren Jahren auswerten
  • Gesamtwert der Verkäufe analysieren
  • Gewinn- und Verlustanalyse erstellen
  • Detaillierte demografische Ergebnisse/Personenprofile der Besucher erstellen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben
  • Allgemeines Feedback von Ausstellern und Besuchern ermitteln, einschließlich Beschwerden, positiver Kommentare und Verbesserungsvorschläge

3. Berichten Sie von Ihren Erkenntnissen und teilen Sie diese mit relevanten Stakeholdern: Behalten Sie den Erfolg und die Möglichkeiten der einzelnen Veranstaltungen im Auge. Wenn es sich um Wiederholungsveranstaltungen handelt, vergleichen Sie diese mit früheren Veranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Daten mit den verschiedenen Stakeholdern teilen, z. B. mit Ihren Ausstellern und Besuchern, der Geschäftsleitung, den Veranstaltern, den Lieferanten, den Auftragnehmern und Ihrem örtlichen CVB (Kongress- und Besucherbüro) oder Tourismusbüro. Ihr Erfolg wirkt sich auf Ihre gesamte Gemeinde aus.

4. Identifizieren Sie Verbesserungsstrategien: Der letzte Schritt ist die Zusammenarbeit mit Ihren wichtigsten Stakeholdern und die Umsetzung von Strategien zur Verbesserung künftiger Veranstaltungen für Ihre Aussteller und Besucher.

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