Das zu behebende Problem finden: In fünf Schritten zur Entscheidung über die Technologie Ihres Veranstaltungsortes

Dieser Artikel wurde ursprünglich in Boardroom | 2024 Volume 4 veröffentlicht

Organisationen weltweit, darunter auch Kongresszentren, stehen vor einem Dilemma: In welche Technologie sollen sie investieren? Laut Sven Bossu, CEO von AIPC, das ein globales Netzwerk von über 200 führenden Zentren in 55 Ländern repräsentiert, ist der Ausgangspunkt nicht die Technologie, sondern das Problem, das gelöst werden muss. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Veränderungen, die mit der neuen Technologie einhergehen, im Unternehmen akzeptiert werden. Gleichzeitig wird der Fokus auf die Wertschöpfung und den ROI gelegt.

In der Eventbranche werden Technologien traditionell langsamer eingeführt als in anderen Sektoren. Die Veranstaltungsorte warten oft ab, bis sich Technologien etabliert haben, bevor sie sie bereitwillig annehmen. Dieses Zögern macht die Branche jedoch anfällig für Störungen, wenn der Standardansatz darin besteht, vor Innovationen zurückzuschrecken. Mit mehr Optionen als je zuvor, die um das Geld der Teilnehmer konkurrieren, kann es sich die Eventbranche nicht leisten, den Anschluss zu verlieren.

Jedes Jahr werden um den Dezember herum Listen mit den 10 wichtigsten Technologien veröffentlicht, die im nächsten Jahr zu erwarten sind. Es überrascht nicht, dass KI auf vielen dieser Listen für 2024 ganz oben stand. AIPC hat sich angeschaut, was KI einem Kongresszentrum bringen kann, und es hat sich gezeigt, dass es eine Menge ist: von vorausschauender Wartung, Gestaltung von Kundenerlebnissen, natürlichen Sprachsuchen (Natural Language Queries, NLQ) für ein einfacheres Berichtswesen, Umsatzmanagement und vieles mehr – insgesamt wurden neun Schwerpunktbereiche ermittelt. Und KI ist nur eine der vielen Technologien, die in den Top 10-Charts genannt wurden.

Gleichzeitig ist es wichtig zu bedenken, dass jede Investition in Technologie mit Veränderungen einhergeht, die sich auf ein oder mehrere Teams innerhalb des Unternehmens auswirken. Jüngste Forschungen von Gartner (Top 5 HR Trends and Priorities For 2024 | Gartner) zeigen, dass das Veränderungsmanagement zu den 5 größten Herausforderungen im Personalwesen weltweit gehört.

Kurz gesagt, es geht darum, dass in vielen Unternehmen eine „Veränderungsmüdigkeit“ herrscht. Um dem entgegenzuwirken, muss die Unternehmensleitung viel Zeit investieren, um die Gründe für die Veränderungen zu erläutern, wie sie sich in die Gesamtstrategie und die Marktlandschaft einfügen und wie sie sich auf den einzelnen Arbeitgeber auswirken werden. Die meisten gescheiterten Technologieprojekte sind darauf zurückzuführen, dass dem Veränderungsprozess nicht genügend Bedeutung beigemessen wurde. Die Mitarbeiter können sich bedroht oder überfordert fühlen. Der beste Weg, um dies zu vermeiden, ist sicherzustellen, dass jeder, der von der Einführung eines neuen Technologieprojekts betroffen ist, in die Planung und Implementierung einbezogen wird.

Wertorientierte Technologie-Investitionen

Die Kombination dieser beiden Aspekte – die Vielzahl möglicher Technologieinvestitionen und das erforderliche Änderungsmanagement – unterstreicht, wie wichtig es ist, dass Investitionen wertorientiert und idealerweise aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden.

Das folgende Beispiel macht dies deutlicher. Lebensmittelverschwendung ist eine große Herausforderung in der Eventbranche, da sie einen großen Einfluss auf den ökologischen Fußabdruck einer Veranstaltung haben kann. Sie hat aber auch erhebliche finanzielle Auswirkungen und steht nicht im Einklang mit den Werten der kommenden Generationen – sowohl auf Seiten der Kunden als auch der Dienstleister. Daher wird die Investition in eine Technologie, die die Lebensmittelverschwendung reduziert, wahrscheinlich leicht akzeptiert, auch wenn die Implementierung Auswirkungen auf die derzeitige Arbeitsweise haben wird, einfach weil sie viele Kriterien abdeckt: Werte, ROI, Nachhaltigkeit und möglicherweise einen wirtschaftlichen Vorteil.

Manchmal sind die zu treffenden Entscheidungen nicht so eindeutig. Wie viel sollten wir in die Cybersicherheit investieren? Sollen wir das bestehende System aufrüsten oder in ein neues System investieren? Sollen wir Insourcing oder Outsourcing betreiben? Leider gibt es keine einfachen Antworten auf diese Fragen. Die Anwendung eines klaren Prozesses wird die Dinge jedoch sehr viel einfacher machen.

In fünf Schritten zur Entscheidung über die Technologie Ihres Veranstaltungsortes

Zunächst ist es wichtig, die Bereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, in denen Technologie etwas bewirken kann. Dies könnte ein Teil der SWOT- oder SOAR-Analyse (Stärken, Chancen, Bestrebungen und Ergebnisse) sein, die die meisten Unternehmen regelmäßig durchführen. Sobald die Bereiche definiert sind, muss eine Priorisierung vorgenommen werden. Dies kann durch eine Gegenüberstellung von Auswirkungen und Aufwand erfolgen. Es ist sehr wichtig, dass das gesamte Managementteam mit dieser Analyse einverstanden ist, bevor man zum nächsten Schritt übergeht, da dies die Grundlage für jede Investition ist.

Sobald die Prioritäten klar sind, müssen Sie nach Use Cases suchen, die durch verbesserte Produktivität, Wachstum und neue Geschäftsmodelle einen Mehrwert schaffen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie sich außerhalb Ihrer eigenen Branche umsehen müssen, um gute Fälle zu finden. In der Welt der Kongresszentren könnte die Temperaturverfolgung in Motoren, wie sie in vielen Produktionsumgebungen angewandt wird, für die Überwachung der Leistung kritischer Infrastrukturen von Interesse sein. Buchungssysteme, wie sie von Fluggesellschaften eingesetzt werden – einschließlich eines dynamischen Preisgestaltungssystems – könnten für die automatische Buchung von Tagungsräumen von Nutzen sein.

Sobald die Beispiele gefunden sind, müssen Sie sich für einen Ansatz entscheiden. Werden Sie die neue Technologie als eigenständige Lösung einführen? Soll sie in Ihre bestehenden Systeme integriert werden? Oder entscheiden Sie sich für einen kompletten Neuaufbau? (in der KI werden diese Optionen als „Taker“, „Shaper“ oder „Maker“ definiert). Auch hier gibt es keine richtigen oder falschen Antworten, aber es ist wichtig, sich über die Konsequenzen der getroffenen Entscheidung im Klaren zu sein und sich darüber einig zu werden. 

Als nächstes wird ein multifunktionales Team gebildet, das die Lösung im Detail analysiert. Diesem Team gehören in der Regel Vertreter aller betroffenen Abteilungen an. Im Falle des automatisierten Raumbuchungssystems sind dies Vertrieb, IT, Betrieb und Finanzen. Mit einem solchen Team wird sichergestellt, dass alle verschiedenen Aspekte (von der Kundenerfahrung bis zur Rechnungsstellung) berücksichtigt werden. 

Schließlich muss eine Bewertung der innerhalb der Organisation erforderlichen Fortbildungen/Umschulungen, der damit verbundenen Risiken und der möglichen Abhilfemaßnahmen vorgenommen werden.

Das Durchlaufen dieses fünfstufigen Prozesses ermöglicht es jeder Organisation, technologiebezogene Entscheidungen so zu treffen, dass sowohl die Wertschöpfung als auch ein reibungsloseres Veränderungsmanagement gewährleistet sind, was schließlich zu einer höheren Leistung auf Unternehmensebene führt.

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