Dieser Artikel wurde ursprünglich veröffentlicht in Boardroom | 2024 Band 4
Weltweit stehen Organisationen, darunter auch Kongresszentren, vor einem Dilemma: In welche Technologie sollen sie investieren? Laut Sven Bossu, CEO der AIPC, die ein globales Netzwerk von über 200 führenden Zentren in 55 Ländern vertritt, ist nicht die Technologie der Ausgangspunkt, sondern das zu lösende Problem. Dieser Ansatz gewährleistet die unternehmensweite Akzeptanz der mit der neuen Technologie einhergehenden Veränderungen und ermöglicht es, sich auf die Wertschöpfung und den ROI zu konzentrieren.
Die Veranstaltungsbranche hat Technologien traditionell langsamer übernommen als andere Sektoren, wobei Veranstaltungsorte oft darauf warten, dass Technologien sich etablieren, bevor sie sie bereitwillig akzeptieren. Diese Zurückhaltung macht die Branche jedoch anfällig für Störungen, wenn der Standardansatz darin besteht, vor Innovationen zurückzuschrecken. Angesichts der Vielzahl an Optionen, die um die Gunst der Besucher konkurrieren, kann es sich die Veranstaltungsbranche nicht leisten, den Anschluss zu verlieren.
Jedes Jahr um den Dezember herum werden Listen mit den zehn wichtigsten Technologien veröffentlicht, auf die man im nächsten Jahr achten sollte. Es überrascht nicht, dass KI für 2024 auf vielen dieser Listen ganz oben stand. AIPC hat untersucht, was KI für ein Kongresszentrum leisten kann, und es hat sich gezeigt, dass dies eine ganze Menge ist: von vorausschauender Wartung über Kundenerlebnisdesign bis hin zu Natural Language Queries (NLQ) für eine einfachere Berichterstellung, Umsatzmanagement und vieles mehr – insgesamt wurden neun Schwerpunktbereiche identifiziert. Und KI ist nur eine von vielen Technologien in den Top-10-Charts.
Gleichzeitig ist es wichtig zu bedenken, dass jede Investition in Technologie mit Veränderungen einhergeht, die sich auf ein oder mehrere Teams innerhalb des Unternehmens auswirken. Jüngste Untersuchungen von Gartner (Top 5 HR Trends and Priorities For 2024 | Gartner) zeigen, dass das Veränderungsmanagement zu den fünf größten Herausforderungen im Personalwesen weltweit gehört.
Kurz gesagt läuft es darauf hinaus, dass in vielen Organisationen eine „Veränderungsmüdigkeit“ herrscht. Um dem entgegenzuwirken, muss das Management viel Zeit investieren, um die Triebkräfte für Veränderungen zu erklären, wie diese zur Gesamtstrategie und Marktlandschaft passen und wie sie sich auf den einzelnen Arbeitnehmer auswirken werden. Die meisten Technologieprojekte scheitern, weil dem Veränderungsprozess nicht genügend Bedeutung beigemessen wurde. Die Menschen können sich bedroht oder überfordert fühlen. Der beste Weg, um dies zu vermeiden, besteht darin, alle, die von der Einführung eines neuen Technologieprojekts betroffen sind, in die Planung und Umsetzung einzubeziehen.
Wertorientierte Technologieinvestitionen
Die Kombination dieser beiden Faktoren – die Vielzahl möglicher Technologieinvestitionen und das erforderliche Änderungsmanagement – macht es umso wichtiger, dass Investitionen wertorientiert sind, idealerweise aus verschiedenen Perspektiven.
Das folgende Beispiel verdeutlicht dies. Lebensmittelabfälle sind eine große Herausforderung in der Veranstaltungsbranche, da sie einen erheblichen Einfluss auf den ökologischen Fußabdruck einer Veranstaltung haben können. Sie haben aber auch erhebliche finanzielle Auswirkungen und entsprechen nicht den Werten der kommenden Generationen – sowohl auf Seiten der Kunden als auch der Dienstleister. Daher dürfte die Investition in Technologien zur Reduzierung von Lebensmittelabfällen leicht akzeptiert werden, auch wenn die Umsetzung Auswirkungen auf die derzeitige Arbeitsweise haben wird, einfach weil sie viele Kriterien erfüllt: Werte, ROI, Nachhaltigkeit und möglicherweise einen kommerziellen Vorteil.
Manchmal sind die zu treffenden Entscheidungen weniger eindeutig. Wie viel sollten wir in Cybersicherheit investieren? Sollten wir das bestehende System aktualisieren oder in ein neues investieren? Sollten wir intern oder extern beauftragen? Leider gibt es keine einfachen Antworten auf diese Fragen. Die Anwendung eines klaren Prozesses wird die Dinge jedoch erheblich vereinfachen.
Fünf Schritte vor der Entscheidung über den Einsatz von Technologie an Ihrem Veranstaltungsort
1. Analyse beginnen
Zunächst einmal ist es wichtig, sich einen Überblick über die Bereiche in Ihrem Unternehmen zu verschaffen, in denen Technologie Ihrer Meinung nach einen Unterschied machen könnte. Dies könnte Teil der SWOT- oder SOAR-Analyse (Strengths, Opportunities, Aspirations and Results) sein, die die meisten Unternehmen regelmäßig durchführen. Sobald die Bereiche definiert sind, muss eine Priorisierung vorgenommen werden. Dies könnte durch Abwägen der Auswirkungen gegenüber dem Aufwand erfolgen. Es ist sehr wichtig, dass sich das gesamte Managementteam über diese Analyse einig ist, bevor der nächste Schritt unternommen wird, da dies die Grundlage für jede Investition bildet.
2. Anwendungsfälle überprüfen
Sobald die Prioritäten klar sind, müssen Sie nach Anwendungsfällen suchen, die durch verbesserte Produktivität, Wachstum und neue Geschäftsmodelle einen Mehrwert schaffen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie außerhalb Ihrer eigenen Branche suchen müssen, um gute Beispiele zu finden. In der Welt der Kongresszentren könnte die Temperaturüberwachung in Motoren, wie sie in vielen Fertigungsumgebungen eingesetzt wird, für die Überwachung der Leistung kritischer Infrastrukturen von Interesse sein. Buchungssysteme, wie sie von Fluggesellschaften eingesetzt werden – einschließlich eines dynamischen Preissystems – könnten für die Automatisierung der Buchung von Besprechungsräumen nützlich sein.
3. Ansatz festlegen
Sobald Sie Beispiele gefunden haben, müssen Sie sich für einen Ansatz entscheiden. Werden Sie die neue Technologie eigenständig implementieren? Möchten Sie sie in Ihre bestehenden Systeme integrieren? Oder streben Sie einen kompletten Neuaufbau an? (In der KI werden diese Optionen als „Taker”, „Shaper” oder „Maker” bezeichnet). Auch hier gibt es keine richtigen oder falschen Antworten, aber es ist wichtig, sich der Konsequenzen der getroffenen Entscheidung bewusst zu sein und sich darüber einig zu sein.
4. Ein multifunktionales Team bilden
Als Nächstes wird ein multifunktionales Team gebildet, das die Lösung im Detail analysiert. In der Regel gehören diesem Team Vertreter aller betroffenen Abteilungen an. Im Falle des automatisierten Raumreservierungssystems sind dies die Bereiche Vertrieb, IT, Betrieb und Finanzen. Ein solches Team stellt sicher, dass alle verschiedenen Aspekte (von der Kundenerfahrung bis zur Rechnungsstellung) berücksichtigt werden.
5. Schulungsbedarf ermitteln
Schließlich muss eine Bewertung der innerhalb der Organisation erforderlichen Weiterbildungs-/Umschulungsmaßnahmen, der damit verbundenen Risiken und der möglichen Maßnahmen zur Risikominderung vorgenommen werden.
Durchlaufen dieses fünfstufigen Prozesses ermöglicht es jedem Unternehmen, technologiebezogene Entscheidungen so zu treffen, dass sowohl Wertschöpfung als auch ein reibungsloseres Änderungsmanagement gewährleistet sind, was letztendlich zu einer höheren Leistungsfähigkeit auf Unternehmensebene führt.
Sind Sie bereit für Ihre technologische Transformation?
Unser Team für Venue- und Eventmanagement-Software steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen dabei zu helfen, die richtigen Lösungen zu finden und einen Plan für das Technologie-Change-Management zu erstellen, um Ihren Veranstaltungsort zu transformieren. Fordern Sie noch heute Ihre Demo an.
.svg)