Es reicht nicht mehr aus, einfach nur eine reibungslose Veranstaltung zu organisieren. Eventplaner suchen nach neuen und spannenden Möglichkeiten, um bleibende Erinnerungen und Erlebnisse rund um ihre Veranstaltungen zu schaffen. Ein nicht ganz neuer, aber in letzter Zeit immer beliebter werdender Trend in der Eventbranche sind Pop-up-Events. Sie kennen diesen Begriff noch nicht? Pop-up-Events sind temporäre Veranstaltungen, die an einzigartigen Orten stattfinden, von temporären Einrichtungen im öffentlichen Raum bis hin zu ungenutzten Ladenflächen. Kurzfristige Anmietungen werden immer einfacher und schneller verfügbar, wodurch Pop-up-Events auf dem Veranstaltungsmarkt wachsen können. Pop-up-Events nehmen an Zahl und Größe zu, sind aber nicht unbedingt ein neues Konzept. Denken Sie an Halloween-Kostümgeschäfte: Sie „tauchen“ kurz vor Halloween auf und sind danach im Handumdrehen wieder verschwunden. Das gleiche Konzept eines Pop-up-Stores wird in der Veranstaltungsbranche umgesetzt.
Wachsender Trend zu einzigartigen Veranstaltungsorten
Einer der am häufigsten diskutierten Trends in der Tagungs- und Veranstaltungsbranche ist die Verlagerung von traditionellen Veranstaltungsorten wie Kongresszentren, Hotels und Messehallen hin zu einzigartigen Veranstaltungsorten wie Galerien, Museen oder Einzelhandelsflächen. Die Teilnehmer sehnen sich nach spannenden und unvergesslichen Erlebnissen, und der Veranstaltungsort trägt wesentlich dazu bei, dieses Verlangen zu stillen. Ob der Veranstaltungsort nun einzigartig, überraschend oder landschaftlich reizvoll ist – die gesamte Atmosphäre des Ortes prägt die Einstellung der Teilnehmer gegenüber der Veranstaltung.
Veränderte Einkaufsgewohnheiten und ihre Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche
Viele Eventprofis führen die Zunahme von Pop-up-Events auf die veränderten Konsumgewohnheiten der Verbraucher zurück. Diese verlagern sich zunehmend ins Internet, wodurch eine Fülle ungenutzter Flächen frei wird. Mit der Weiterentwicklungder Event-Technologie und der Managementsysteme wird auch die Verwaltung von Raumvermietungen immer einfacher, sodass kurzfristige Anmietungen immer leichter zugänglich und weitaus unkomplizierter sind als jemals zuvor. Eventplaner haben nun eine größere Auswahl an Veranstaltungsorten und Preisklassen.
Verstärkte Konzentration auf die Bedürfnisse der Teilnehmer
Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Teilnehmeranforderungen und Feedback ist es kein Wunder, dass Pop-up-Events immer häufiger zu den besten Zeiten stattfinden. Wir wissen, dass Events mit einem erheblichen Forschungsaufwand verbunden sind. Pop-up-Events bringen jedoch ihre ganz eigenen Herausforderungen und Anforderungen mit sich. Der Veranstaltungsort ist einer der wichtigsten Faktoren, und Eventveranstalter müssen bei der Auswahl eines Ortes sorgfältig vorgehen, um ihre Zielgruppe anzusprechen.
Die Planung einer Pop-up-Veranstaltung erfordert viel Sorgfalt, da der Veranstaltungsort in der Regel nicht für Veranstaltungen bekannt ist, sei es nun ein temporärer oder ein umfunktionierter Ort usw. Daher ist die Wahl des geeigneten Veranstaltungsortes von großer Bedeutung. Um Besucher (insbesondere dierichtigenBesucher) anzulocken, muss der Veranstaltungsort so ausgewählt und angepasst werden, dass er als Anlaufstelle gilt, an der sich bereits der Großteil der angestrebten Zielgruppe aufhält.
Pop-ups: Integrierte Plattform für Erlebnismarketing
Pop-up-Events werden immer beliebter, da Unternehmen und Vermarkter zunehmend erkennen und verstehen, wie wirkungsvoll Live-Events und -Erlebnisse für Geschäftsbeziehungen, Networking und Vertrieb sind. Pop-up-Events sorgen für Aufregung und Begeisterung und werden für einen bestimmten Zweck oder ein bestimmtes Marketingziel ins Leben gerufen. Pop-up-Events sind in der Regel Teil einer größeren Veranstaltung, Marketingkampagne oder Strategie. Eine der besten und einfachsten Möglichkeiten, Aufmerksamkeit zu generieren und Wissen zu verbreiten, sind Veranstaltungen. Marketingfachleute werden mit Pop-up-Events kreativ und ziehen damit große Aufmerksamkeit auf sich.
Pop-up-Events können auch als Vorschau für größere Veranstaltungen oder in Verbindung mit anderen Events dienen und sogar Kunden anderer Unternehmen „ausleihen“. Matthew Glass, Vizepräsident von Allied Experiential Marketing, erläutert das Konzept der „Pop-overs“, das er als eine Mischung aus Pop-up-Event und Neugestaltung eines Etablissements beschreibt. Das bestehende Unternehmen wird vorübergehend umbenannt. So half sein Unternehmen beispielsweise YouTube dabei, eine Bäckerei in New York zu übernehmen; die Stammkunden der Bäckerei erlebten eine Überraschung, als sie dort erschienen. Das Element der Überraschung und Aufregung spricht die Emotionen der Menschen an, wodurch ein bleibender Eindruck der Marke oder Veranstaltung hinterlassen wird.
Wie man ein Pop-up-Event veranstaltet
Pop-up-Events sind zwar nicht für jedes Unternehmen oder jede Organisation geeignet, können aber bei sorgfältiger Planung sehr vorteilhaft sein. Bei der Planung eines Pop-up-Events gibt es viele Dinge zu beachten: Organisation, Kommunikation und Koordination sind entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Pop-up-Events.
1. Eine Idee und realistische Ziele haben
Pop-ups müssen einen Grund haben, um erfolgreich zu sein (sei es eine Idee, die man teilen möchte, oder eine Geschichte, die man erzählen möchte). Beginnen Sie Ihre Planung mit Ihrer Idee und passen Sie den Raum an dieses Konzept an, nicht umgekehrt. Die Festlegung der Geschichte oder des Ziels für das Pop-up trägt direkt zum Ergebnis bei. Schaffen Sie Aktivitäten und Möglichkeiten zur Interaktion, um das gewünschte Ergebnis zu fördern und die Ziele zu erreichen.
Identifizieren Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal und konzentrieren Sie sich darauf, dieses zu präsentieren. Es ist äußerst schwierig, genaue finanzielle Prognosen zu erstellen und mit einem Pop-up-Event von Anfang an Gewinne zu erzielen. Aus diesem Grund haben viele Pop-up-Events zunächst einmal das Ziel, lediglich die Gewinnschwelle zu erreichen.
Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn das erste Pop-up-Event nicht sofort Gewinne für die Marke einbringt. Umgeben Sie sich stattdessen mit motivierten und kreativen Menschen und bemühen Sie sich, das Erlebnis zu verbessern. Seien Sie sich bewusst, dass Sie jeden Preis verlangen können, den Sie für angemessen halten, und hören Sie dann auf Feedback und Marktanforderungen, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.
2. Rechtliche Bestimmungen verstehen und einhalten
Da Pop-ups in der Regel an ungewöhnlichen Orten stattfinden, sollten Sie sich unbedingt über die erforderlichen Genehmigungen, Lizenzen und Versicherungen informieren, die für die Durchführung einer Veranstaltung am gewünschten Ort erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass Sie über alle Unterlagen verfügen, die Ihnen eine legale, sichere und verantwortungsvolle Durchführung der Veranstaltung ermöglichen.
Jeder Bundesstaat und jede Gemeinde hat unterschiedliche Lizenzanforderungen, Vorschriften und Richtlinien, je nachdem, wo die Pop-up-Veranstaltung stattfindet. Wenn Sie Speisen oder Getränke servieren, stellen Sie sicher, dass Sie über die entsprechenden Lizenzen verfügen, um diese Speisen und Getränke in einer sicheren und hygienischen Umgebung anzubieten. Es hinterlässt keinen guten Eindruck für die Marke oder das Unternehmen, wenn eine Veranstaltung aufgrund rechtlicher Probleme von den Behörden geschlossen wird.
3. Planen, planen, planen
Bei einem Pop-up-Event kann man gar nicht genug planen. Tatsächlich ist eine gründliche Planung entscheidend, um viele Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Die Ausrichtung eines Pop-up-Events ist wie die Eröffnung eines neuen Geschäfts jede Woche – es gibt viel Raum für Pannen.
Überlegen Sie sich Ihren Plan gründlich, denken Sie an alle Eventualitäten und halten Sie Notfallpläne bereit, falls etwas schiefgeht. Planen Sie für den schlimmsten Fall, um auf der sicheren Seite zu sein und sicherzustellen, dass die Veranstaltung so reibungslos wie möglich verläuft.
4. Budgetieren Sie mit Bedacht
Einige Pop-up-Veranstaltungsorte können einen erheblichen Teil des Veranstaltungsbudgets verschlingen, daher sollten Sie auch Ihre sonstigen Kosten berücksichtigen. Behalten Sie Ihre Personalkosten und logistischen Ausgaben im Auge, aber seien Sie besonders vorsichtig, wenn es um Ihre Ausgaben für Speisen und Getränke geht. Speisen und Getränke sind immer teurer geworden, da die Nachfrage nach hochwertigen, einzigartigen Lebensmitteln steigt. Speisen und Getränke können bis zu 25 % Ihres Budgets ausmachen! Vergleichen Sie Preise und Kosten und achten Sie darauf, verschiedene Anbieter zu vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.
5. Verbreiten Sie die Nachricht
Entwickeln Sie eine effektive und effiziente Marketingstrategie, um vor der Veranstaltung für Spannung zu sorgen und die Besucherzahlen des Pop-up-Events zu steigern. Viele Pop-up-Events werden mit einem Gefühl der Dringlichkeit und Exklusivität vermarktet. Da Pop-up-Events in der Regel nur einmalig, für einen begrenzten Zeitraum und an bestimmten Orten stattfinden, ist der Einsatz von Marketingstrategien, die ein Gefühl der „Angst, etwas zu verpassen“ (FOMO) hervorrufen, für Pop-up-Events sehr erfolgreich.
Im Trend, auf den Punkt gebracht
Pop-up-Events sind derzeit ein heißer Trend in der Veranstaltungs- und Tagungsbranche, und ein Großteil dieser Popularität ist auf bestehende Trends und Veränderungen innerhalb der Branche zurückzuführen. Pop-up-Events sind eine kreative und innovative Möglichkeit, ungenutzte Flächen zu nutzen, ein einzigartiges Event zu schaffen und mit Kunden und Teilnehmern auf spannende und unterhaltsame Weise in Kontakt zu treten.
Auch wenn Pop-up-Events scheinbar spontan und aus einer Launeheraus entstehen, erfordern sie in Wirklichkeit einen enormen Aufwand an Recherche, Arbeit und Planung, um erfolgreich durchgeführt werden zu können. Die Arbeit und das Engagement lohnen sich jedoch, sobald das Event stattfindet. Pop-up-Events sind sehr einprägsam und sorgen oft für viel Aufsehen um das Event, die Marke, die Sponsoren und andere beteiligte Parteien, was zu einer erhöhten Markenbekanntheit und -wahrnehmung führt.
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