Comment ravir les exposants et les visiteurs : Meilleures pratiques pour les centres de congrès, les centres d’expositions et les salons

Le succès de tout congrès, exposition ou salon n'est pas seulement déterminé par les bénéfices générés, mais aussi et surtout par le retour d'information que vous recevez de vos exposants et visiteurs. Pourquoi ? Parce que la satisfaction des exposants et des visiteurs favorise la fidélisation des clients, les réservations et les inscriptions récurrentes, ce qui réduit le coût d'acquisition pour les futurs événements.

Pour les exposants et les visiteurs, l'expérience de l'événement ne se limite pas à l'événement lui-même. Elle commence au moment de la réservation et se poursuit pendant et après l'événement. Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour plaire aux exposants et aux visiteurs à chaque étape du processus de gestion de l'événement.

Comment ravir les exposants et les visiteurs à chaque étape d'un événement

Avant l'événement

Avant tout événement, il est important de bien commencer. Il sera impératif de mettre en valeur votre service client et de montrer combien il est facile de travailler avec votre entreprise.

1. Pour les exposants : Simplifier le processus de planification grâce aux portails en libre-service

L'organisation d'un stand dans un centre de congrès ou un salon peut s'avérer difficile. De la réservation de l'espace à la conception de l'agencement, en passant par l'organisation de l'audiovisuel et de l'alimentation électrique, la commande de matériel et bien d'autres choses encore, il y a beaucoup d'éléments et de délais à respecter, ce qui peut rapidement devenir fastidieux. Les plus grands centres de congrès et d’exposition simplifient le processus de planification pour les exposants, en leur permettant de s'inscrire, de préparer et de gérer les détails de leur événement par le biais de portails de réservation en libre-service. Ces portails permettent aux exposants de gérer leurs réservations à leur propre rythme.

2. Pour les visiteurs : Rationaliser le processus d'inscription à un événement

Les plus grands centres de congrès et d'exposition permettent aux visiteurs potentiels de s'inscrire et d'effectuer des paiements en ligne grâce à des plateformes d'inscription interactives. L'inscription en ligne accélère les processus d'enregistrement et facilite le rapprochement des paiements. Par ailleurs, vous pouvez suivre les inscriptions en temps réel, ce qui vous permet de prévoir avec précision les événements à venir. De plus, il n'est pas nécessaire de mobiliser des collaborateurs, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Pendant l'événement

Il existe de nombreuses façons d'améliorer l'expérience des exposants et des visiteurs pendant l'événement.

1. Outils de navigation et accessibilité : Placez des bornes d'information numériques et interactives et des panneaux d'affichage aux entrées, aux sorties et aux ascenseurs pour que les gens puissent se repérer facilement et mettre en avant les messages clés et les informations actualisées en direct. De plus, vous pouvez proposer des plans à télécharger, des guides pour les fournisseurs et des documents marketing avec des codes QR pour fournir des informations supplémentaires aux exposants et aux visiteurs pendant l'événement. Il est également essentiel que les organisateurs de l'événement accordent la priorité au confort et à la sécurité de tous les exposants et visiteurs. Des points d'entrée accessibles à l'intégration d'interprètes en langue des signes, en passant par la prise en compte des aspects sensoriels, les centres de congrès et d'exposition peuvent faire de nombreuses choses pour rendre leurs événements plus inclusifs et plus accessibles.

2. Protocoles efficaces de gestion des risques : Il est essentiel que tous les exposants et visiteurs soient en sécurité lors des événements et qu'une aide soit disponible en cas de problème.

• • Effectuer une évaluation approfondie des risques avant l'événement et mettre en place un plan détaillé de gestion des risques.
  • Informer tous les exposants des règles de sécurité du site (par exemple, gréement, capacité de charge, mouvements de véhicules, besoins en énergie, horaire d'arrivée du responsable, installations et équipements, vêtements à haute visibilité, etc.)
  • S'assurer que tous les plans des structures, activités et gréements à haut risque sont fournis au site ou à l'organisateur de l'événement pour qu'il les examine et les approuve avant l'événement.
  • Examiner les plans de l'événement et définir des stratégies d'évacuation en toute sécurité.
  • Confirmer la présence d'un nombre suffisant d'employés pendant le montage et le démontage de l'événement afin d'aider les exposants.
  • Surveillez les activités de travail pendant le montage et le démontage afin de contrôler et d'identifier les zones de travail à haut risque.
  • Veillez à ce qu'il y ait du personnel qualifié/formé sur place pendant l'événement (premiers secours, pompiers, etc.).
  • Organisez des briefings sur la sécurité et les situations d'urgence à l'intention du personnel clé et des parties prenantes avant l'événement et veillez à ce qu'un registre de tous les briefings soit conservé.
  • Donner au personnel et aux parties prenantes concernées les outils nécessaires pour documenter et suivre les incidents lorsqu'ils se produisent.

3. Pratiques événementielles durables : Les exposants et les visiteurs sont de plus en plus conscients de l'impact des événements sur l'environnement. Il est essentiel que vous leur permettiez de participer activement à la réduction des émissions de carbone lors des événements en introduisant des options telles que :

• • Prévoir des menus à base de plantes.
  • Proposer aux exposants des options locales de recyclage ou encourager la réutilisation des stands existants.
  • Mettre à disposition des stations/bacs de recyclage.
  • Installer des points d’eau pour remplir les bouteilles d'eau.
  • Fournir des options biodégradables ou réutilisables à la place des plastiques à usage unique.

4. Priorité à l'expérience : Les exposants et les visiteurs attendent désormais une expérience mémorable et de qualité, critères déterminants pour le succès d'un événement. Les événements, les lieux et les sites qui répondent à ces attentes restent dans les mémoires, et l’expérience peut être ainsi communiquée à d’autres personnes. L'engagement à fournir une expérience haut de gamme à vos exposants et à vos visiteurs doit être un élément fondamental pour votre site et votre marque. Voici quelques-uns des principaux facteurs qui ont un impact sur l'expérience événementielle :

• • Le service : L’engagement du personnel du site et des organisateurs d'événements à offrir aux visiteurs et aux exposants un certain niveau de service qui les fait se sentir bienvenus et appréciés, est un élément clé de l'expérience globale de l'événement. Tous les collaborateurs doivent être équipés des outils nécessaires pour offrir une expérience mémorable et être informés de " l'identité " de l'événement, de ses objectifs et de ses priorités.
  • La restauration : Pour de nombreux exposants et visiteurs, votre offre de restauration donne un aperçu de votre ville et de votre quartier. C'est l'occasion idéale de proposer un aperçu gastronomique, avec des options locales de la ferme à la table et des produits locaux qui s'entremêlent avec les préférences individuelles et les régimes particuliers. Mettez en valeur la qualité et l'expertise culinaire à travers la nourriture et les boissons servies, tout en soutenant les pratiques durables.
  • Les aménagements du lieu : Les installations offertes sur le lieu de l'événement, ont également un impact sur la satisfaction des participants. Tenez compte de ces éléments et veillez à leur qualité (sièges, éclairage, climatisation, stations de recharge, stations d'eau, etc.)
  • Les réseaux : L'objectif premier des événements est de rassembler les gens, ce qui est exactement la raison d'être des centres de congrès et d'exposition. Les événements réussis permettent aux exposants et aux visiteurs de se rencontrer. Organisez des événements de pré-réseautage, prévoyez de nombreux espaces dans votre plan de salon pour des réunions impromptues et offrez des possibilités de networking sur les applications de l'événement.

Après l'événement

Après un événement, vous devez en évaluer le succès et déterminer des stratégies d'amélioration afin de continuer à séduire les visiteurs et les exposants lors des événements à venir.

1. Collecter les données : Rassemblez tous les indicateurs pertinents qui peuvent être utilisés pour mesurer le succès de l'événement.

• • Les rapports/statistiques de vente des stands.
  • Les statistiques sur les inscriptions des visiteurs.
  • Les statistiques de suivi de la fréquentation.
  • Les formulaires de retour d'information des exposants et des visiteurs.
  • Les flux de visiteurs.
  • Les demandes et réponses de participation à des réunions.
  • Les demandes de renseignements sur le contenu.
  • Le temps passé par les visiteurs sur le stand et/ou dans le pavillon.
  • La qualité des contacts.
  • La quantité de prospects.

2. Mesurer les résultats : Une fois que toutes les données pertinentes ont été recueillies, il faut les analyser et les convertir en mesures concrètes. Ces mesures deviennent le point de référence pour déterminer le succès de l'événement.

• • Comparer les données avec les événements passés.
  • Analyser les données par rapport aux années précédentes.
  • Analyser la valeur totale des ventes.
  • Effectuer une analyse des profits et des pertes.
  • Générer des résultats démographiques détaillés/des profils de visiteurs qui ont assisté à l'événement.
  • Identifier les réactions communes des exposants et des visiteurs, y compris les plaintes, les commentaires positifs et les suggestions d'amélioration.

3. Établir des rapports sur vos conclusions et les partager avec les parties prenantes concernées : Suivez l'évolution des résultats et des opportunités pour chaque événement. S'il s'agit d'une activité récurrente, comparez-la aux événements précédents. Veillez à partager ces données avec les différentes parties prenantes, telles que les exposants et les visiteurs, les cadres supérieurs, les organisateurs de l'événement, les fournisseurs, les entrepreneurs et votre CVB ou office du tourisme local. Votre succès a un impact sur l'ensemble de la communauté.

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