In diesem Blog schreibe ich über unsere Ansichten darüber, was einen Veranstaltungsort zu einem intelligenten (Veranstaltungs-)Ort macht.
Viele von uns sind mit dem Konzept eines intelligenten Gebäudes vertraut. Dabei handelt es sich um jede Art von Bauwerk, das Sensoren und andere Technologien nutzt, um die Funktionen und Abläufe eines Gebäudes zu automatisieren. Die Sensoren können Lichter und Rolltreppen ein- und ausschalten, Heizung und Kühlung regulieren, Sicherheitssysteme, Beschilderungen und andere Infrastrukturen entsprechend der Nutzung des Gebäudes steuern. Diese Art von Automatisierung und Gebäudetechnologie macht die Infrastruktur eines Gebäudes oder Veranstaltungsortes intelligent und effizienter in der Nutzung. Auch wenn Veranstaltungsorte stolz darauf sind und erhebliche Investitionen tätigen, um ein Gebäude intelligent zu machen, ist dies nur einer der Faktoren, die einen Veranstaltungsort zu einem intelligenten (Veranstaltungs-)Ort machen.
Was ist also ein intelligenter (Veranstaltungs-)Ort im Vergleich zu einem intelligenten Gebäude?
Ein intelligenter Veranstaltungsort ist ein Veranstaltungsort, der Folgendes bietet:
- Ein hervorragendes finanzielles Ergebnis (Erträge und wirtschaftliche Auswirkungen).
- Eine Freude für Planer, Partner und Mitarbeiter, mit denen man zusammenarbeitet.
- Trägt dazu bei, unvergessliche Erlebnisse für Besucher zu schaffen.
Ein intelligenter Veranstaltungsort nutzt also die Möglichkeiten eines Gebäudes und kombiniert sie mit Informationstechnologie, Prozessen und Dienstleistungen, um die oben genannten Ergebnisse zu erzielen.
In der heutigen Veranstaltungsbranche sind die Erwartungen an Service und Technologie hoch. An einem Veranstaltungsort müssen alle, die Dienstleistungen erbringen, sich der Idee anschließen, den Veranstaltungsort zu einem intelligenten Veranstaltungsort zu machen. Intelligente Veranstaltungsorte sind erfolgreich, weil sie eine große Anhängerschaft aufbauen und eine Unternehmenskultur schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich beruflich weiterzuentwickeln. Auch die Eigentümer müssen in Bezug auf intelligente Veranstaltungsorte und nicht auf intelligente Gebäude denken, um die für sie richtigen Ergebnisse zu erzielen – finanzielle Ergebnisse, Reputation, Auslastung.
Hier ist unser Rahmenkonzept, das die Elemente eines intelligenten Veranstaltungsortes durchgeht.
Vorstellung von Smart Venues
Zunächst einmal benötigt ein intelligenter Veranstaltungsort eine immersive Datenplattform, die alle Aspekte des Geschäfts abdeckt – vom Parken über die Registrierung, die Funktionen, die Sitzplätze, das Essen bis hin zur Abrechnung und darüber hinaus. Alle Berührungspunkte und Erfahrungen müssen durch eine immersive und umfassende Technologieplattform miteinander verbunden sein, die eine Informationsautobahn schafft.
Zweitens müssen die Abläufe an einem intelligenten Veranstaltungsort reibungslos sein. Die Hunderte von Elementen, aus denen sich die Veranstaltung zusammensetzt, sollten nicht wie einzelne Schritte mit Toren empfunden werden. Änderungen sollten möglich sein, wobei alle Beteiligten über den Informationsfluss über alle Anpassungen informiert werden sollten.
Drittens müssen Teams, die in intelligenten Veranstaltungsorten/bei intelligenten Veranstaltungen arbeiten, zusammenarbeiten, um das Erlebnis zu verbessern. Letztendlich sind es die Menschen, die Erlebnisse schaffen.
Immersive Datenplattform
Umfassend. Intuitiv. Intelligent. Das sind die Säulen einer immersiven Datenplattform, die erforderlich ist, um Informationen frei von den Grenzen organisatorischer Silos oder Abteilungsgrenzen zu speichern. Die Daten im System sind nicht nur für uns leicht zu navigieren, sondern helfen uns auch, schnell bessere Entscheidungen zu treffen. Die Daten sind alle miteinander verknüpft, genau und zugänglich.
Umfassend bedeutet, dass das System jeden Bereich Ihres Unternehmens abdeckt. Die Veranstaltungsbranche hat mit vielen Kontaktpunkten und Präferenzen zu tun, die sich ständig weiterentwickeln und verändern. Dazu gehören Termine, Uhrzeiten, Teilnehmerzahlen, Funktionen, Essenswünsche, Inventar, audiovisuelle Medien, Crowd Management, Personal, Sicherheit, Verladung, Aufbau, Rechnungsstellung, Zahlungen usw. Wenn einige dieser Elemente, wie z. B. das Inventar, in einer Excel-Tabelle oder einem anderen System gespeichert sind, sind zusätzliche Schritte erforderlich, um auf diese Informationen zuzugreifen, sie auf dem neuesten Stand zu halten und zu nutzen. In diesem Fall ist die Informationsplattform weder umfassend noch in Echtzeit verfügbar. Ohne eine umfassende Echtzeit-Plattform müssen viel Geld, Zeit und Ressourcen aufgewendet werden, um verschiedene Datenelemente zu konsolidieren und zu überprüfen. Das macht einen Veranstaltungsort nicht smart.
Die Informationsplattformen müssen außerdem intuitiv und für das Veranstaltungsgeschäft konzipiert sein. Jeder Nutzer muss die Plattform problemlos bedienen können und Freude daran haben. Ist die Nutzung oder der Zugriff schwierig, bleiben die Daten im System eingeschlossen. Heutzutage wird erwartet, dass technologische Tools visuell sind. Die Möglichkeit, Informationen einfach mit anderen zu teilen – Kollegen, Kunden, Partnern, Teilnehmern – ist entscheidend. Der Datenfluss muss natürlich und einfach sein.
Schließlich muss unsere Informationsplattform intelligent sein. Die Software sollte den Benutzer dabei unterstützen, richtige und fundierte Entscheidungen zu treffen, und ihn davon abhalten, Fehlentscheidungen zu treffen. Nehmen wir beispielsweise an, jemand möchte die Catering-Bestellung ändern. In einem intelligenten Veranstaltungsort sollte dies mit minimalem Aufwand möglich sein. Das System sollte diese Änderung unter Berücksichtigung des Personalbestands und des Lagerbestands begleiten. Oder wenn ein Aussteller zusätzliche Dienstleistungen wünscht, bietet das System Auswahlmöglichkeiten, was zu diesem Zeitpunkt möglich ist.
Reibungsloser Prozess
Die zweite wichtige Komponente eines intelligenten Veranstaltungsortes betrifft die Prozesse. Diese müssen reibungslos ablaufen. Reibungslos ist ein Erlebnis, bei dem man nicht das Gefühl hat, dass viele kleine, einzelne Schritte aneinandergereiht sind. Durch reibungslose Prozesse wird der Wert einer immersiven Informationsplattform erst richtig sichtbar. Um reibungslos zu werden, sind Transparenz der Informationen, Flexibilität bei Kursänderungen und ein kontinuierlicher Fluss erforderlich.
Für reibungslose Prozesse ist die Transparenz von Informationen und Ressourcen unerlässlich. Die Einbindung von Kunden und Partnern in die Planung und Durchführung beseitigt Hindernisse und fördert die Zusammenarbeit. Durch die Weitergabe von Preisinformationen, Beständen und Ressourcen an Ihre Partner, Planer und Kunden können Planer und Kunden zur Optimierung der Ressourcen und Erfahrungen beitragen. Diese Transparenz sollte während der gesamten Durchführung der Veranstaltung beibehalten werden, indem der Status aller Schritte offen kommuniziert wird, sodass jeder die Möglichkeit hat, bei eventuell auftretenden Ausnahmen zu helfen.
In der heutigen Zeit sind Agilität und Iteration eine Selbstverständlichkeit. Iterationen zur Verbesserung früherer Ideen werden erwartet, und niemand möchte Wochen oder Monate im Voraus an Entscheidungen gebunden sein. Traditionell waren Veranstaltungsplanung und Veranstaltungsortmanagement weder iterativ noch flexibel. Wir neigen immer noch dazu, alles im Voraus wissen und planen zu wollen. Wenn Sie jedoch Transparenz mit Agilität kombinieren, schaffen Sie eine völlig neue Erfahrung. Nicht alle Änderungswünsche müssen mit „Oh, Sie sind zu spät“ oder „Oh, Sie hätten sich früher entscheiden sollen“ beginnen. Mit einem agilen und flexiblen Ansatz liegt alles offen auf dem Tisch, und alle Beteiligten können zusammenarbeiten und iterieren – was zu einer dynamischeren Planungs- und Gestaltungserfahrung führt.
Schließlich bedeutet Kontinuität, dass alles einfach fließt. Man hat nicht das Gefühl, dass es einen Verkaufsprozess gibt, dann einen Planungsprozess und dann ein anderes Team und einen anderen Prozess für die Einrichtung und Lieferung. Heutzutage gibt es an vielen Veranstaltungsorten viele Unterbrechungen, Übergaben und Übergänge, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Irrtümern erhöht. In einem intelligenten Veranstaltungsort mit einem kontinuierlichen Prozess hingegen kommunizieren das System und das Team proaktiv bei jedem Schritt und Meilenstein. Der Dialog verläuft eher so: „Erinnern Sie sich an die Artikel, die Sie kürzlich hinzugefügt haben? Sie wurden bereits für Sie bestellt.“ Und: „Ja, der Raum ist bereits für Sie eingerichtet.“ Der kontinuierliche Fluss von Benachrichtigungen mit visuellen Elementen wirkt während der gesamten Erfahrung auf alle Beteiligten sehr beruhigend.
Kooperative Menschen
Schließlich braucht ein intelligenter Veranstaltungsort kooperative Mitarbeiter. Es geht jedoch nicht nur um die Menschen. Es gibt viele Mitarbeiter, die gerne einen hervorragenden Service bieten möchten. Wenn sie jedoch nicht dazu befähigt sind, sind sie nur nette Menschen mit einem freundlichen Lächeln, die aber keine Ausnahmen lösen können. Damit sie effektiv arbeiten können, müssen sie 1) informiert und 2) befähigt sein.
Warum sage ich „informiert“? Wir brauchen Menschen in unseren Organisationen, die jederzeit Zugriff auf Informationen haben. Dieser Ansatz unterscheidet sich grundlegend von der „Need-to-know“-Mentalität. Vorbei sind die Zeiten des begrenzten Informationszugangs und der papierbasierten Need-to-know-Berichte und Arbeitsaufträge. Wir müssen unseren Teams viel mehr Informationen zur Verfügung stellen, damit sie nicht nur den Happy Path verwalten, sondern auch Dinge regeln können, wenn etwas schief läuft. Durch diesen informierten Ansatz gewinnen wir begeisterte Mitarbeiter, die wissen, was vor sich geht, und mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet sind, um Maßnahmen zu ergreifen.
Sobald wir Informationen zugänglich gemacht haben, müssen wir die Menschen befähigen. Befähigung geht über die Aufforderung an Mitarbeiter und Auftragnehmer hinaus, etwas zu tun, wenn sie etwas sehen, das getan werden muss. Es erfordert auch, das richtige Verhalten vorzuleben, anzuerkennen und zu belohnen sowie Werkzeuge wie die Möglichkeit zur Zahlungsabwicklung oder zur einfachen Bestandsabfrage bereitzustellen. Dann werden Sie beobachten können, wie Mitarbeiter Situationen erkennen und Maßnahmen ergreifen. „Oh, Sie brauchen hier noch einen Bildschirm? Prima, ich kann Ihnen einen besorgen.“ „Möchten Sie hier bezahlen? Ich kann das sofort für Sie erledigen.“ Fertig.
Kurz gesagt sollten wir alle danach streben, eine immersive Datenplattform, reibungslose Prozesse und kooperative Mitarbeiter zu haben. Wenn wir das tun, werden wir unsere intelligenten Gebäude in intelligente Veranstaltungsorte verwandeln. Letztendlich bieten intelligente Veranstaltungsorte finanzielle Vorteile, wirtschaftliche Auswirkungen, eine einfache Organisation und ein fantastisches Besuchererlebnis – und das alles mit denselben Einschränkungen, in denselben Gebäuden und innerhalb derselben Infrastruktur.
Mit einem intelligenten Veranstaltungsort können wir außergewöhnliche Veranstaltungsergebnisse erzielen.
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