Tipps zur Einhaltung des kalifornischen Senatsgesetzes (SB) 553: Umsetzung eines Plans zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz

Im September 2023 unternahm Kalifornien mit der Verabschiedung des Senatsgesetzes Nr. 553 (SB 553) einen bedeutenden Schritt in Richtung Arbeitssicherheit , indem es den Arbeitgeber zur Erstellung eines Plans zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz (Workplace Violence Prevention Plan, WVPP) verpflichtete. Dieses Gesetz, das am 1. Juli 2024 in Kraft tritt, unterstreicht die Bedeutung der Schaffung einer sichereren Arbeitsumgebung und legt klare Richtlinien für die Einhaltung fest. 

Was beinhaltet der Gesetzentwurf SB 553?

Gemäß dem kalifornischen Gesetz SB 553 sind Arbeitgeber im gesamten Bundesstaat, einschließlich öffentlicher Einrichtungen und Veranstalter, verpflichtet, durch einen formellen Plan zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz (WVPP) einen strukturierteren Ansatz für die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verfolgen.

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Allgemein gesagt bedeutet dies, dass Arbeitgeber potenzielle Risiken für Gewalt am Arbeitsplatz erkennen, Maßnahmen zur Vorbeugung von Vorfällen ergreifen und sicherstellen müssen, dass die Mitarbeiter im Falle eines Vorfalls angemessen geschult sind.

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Konkret schreibt der Gesetzentwurf SB 553 vor, dass Arbeitgeber einen schriftlichen Plan zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz (WVPP) erstellen und pflegen müssen, der Verfahren zur Meldung von Vorfällen, zur Reaktion auf Bedrohungen und zur Einbindung der Mitarbeiter in Präventionsmaßnahmen umfasst. Arbeitgeber müssen zudem Schulungen anbieten, damit die Mitarbeiter die Gefahren durch Gewalt am Arbeitsplatz verstehen und wissen, wie sie sich in verschiedenen Situationen verhalten sollen.

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Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, detaillierte Aufzeichnungen über Vorfälle von Gewalt am Arbeitsplatz zu führen, Protokolle zur Erfassung von Mustern oder Risiken zu führen und ihren Plan regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er auch langfristig wirksam bleibt.

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Diese Anforderungen werden von der kalifornischen Behörde für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (Cal/OSHA) durchgesetzt, sodass ihre Einhaltung nicht nur eine bewährte Praxis, sondern eine gesetzliche Verpflichtung ist.

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Wenn Sie sich von diesen Anforderungen überfordert fühlen, sind Sie nicht allein. In diesem Beitrag erläutern wir, was SB 553 für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams bedeutet und wie Sie praktische Maßnahmen ergreifen können, um die Vorschriften sicher einzuhalten.

Was ist Gewalt am Arbeitsplatz?

Gewalt am Arbeitsplatz ist „jede Gewalthandlung oder Androhung von Gewalt, die an einem Arbeitsplatz stattfindet“. Dazu gehören: 

• Die Androhung oder Anwendung körperlicher Gewalt gegen einen Mitarbeiter, die zu Verletzungen, psychischen Traumata oder Stress führt oder mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu führen kann, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter tatsächlich eine Verletzung erleidet. 
• Jeder Vorfall, bei dem eine Schusswaffe oder eine andere gefährliche Waffe bedroht oder eingesetzt wird, einschließlich der Verwendung gewöhnlicher Gegenstände als Waffen, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter dabei verletzt wird. 

Wie Sie den obigen Definitionen entnehmen können, umfasst Gewalt am Arbeitsplatz verschiedene Szenarien, von körperlicher Gewalt, die zu Verletzungen führt, bis hin zu Drohungen, die Stress oder Traumata auslösen. Sie beschränkt sich auch nicht nur auf Interaktionen zwischen Mitarbeitern. Sie erstreckt sich auf alle Personen, die den Arbeitsplatz betreten, einschließlich Kunden, Klienten und Besucher oder sogar Personen, die eine persönliche Beziehung zu einem Mitarbeiter haben oder hatten.  

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Eine potenziell bedrohliche Äußerung eines Kunden, Lebenspartners oder Kollegen, die ein Mitarbeiter subjektiv als traumatisierend oder stressauslösend empfindet, kann als „Gewalt am Arbeitsplatz“ gelten und eine Untersuchung und Reaktion seitens des Arbeitgebers erfordern.

Wer ist von SB 553 betroffen? 

Es ist wichtig, den Geltungsbereich von SB 553 zu verstehen. Er gilt nicht für Arbeitgeber, die bereits unter die Norm zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz im Gesundheitswesen fallen (oder Arbeitgeber, die diese Norm bereits einhalten). Er gilt auch nicht für Arbeitsplätze mit weniger als 10 Mitarbeitern, Telearbeitsplätze außerhalb der Kontrolle des Arbeitgebers und solche, die unter bestimmte bestehende Normen zur Gewaltprävention am Arbeitsplatz fallen.

Wichtige Bestandteile eines Plans zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz 

Die Entwicklung, Umsetzung und Aufrechterhaltung eines WVPP an Ihrem Veranstaltungsort umfasst vier wesentliche Komponenten. Ihr Plan muss Folgendes enthalten:

1. Arbeitsabläufe: Detaillierte Protokolle für Konsultationen, Notfallmaßnahmen, Risikobewertung, Reaktion auf Zwischenfälle und regelmäßige Überprüfungen.

2. Protokollierung von Vorfällen: Erfassung aller gewalttätigen Vorfälle, einschließlich Beinaheunfälle, um Muster und Risiken zu erkennen.

3. Mitarbeiterschulung: Den Mitarbeitern das nötige Wissen und die erforderlichen Instrumente an die Hand geben, um Gewalt zu erkennen, zu melden und darauf zu reagieren.

4. Aufbewahrung von Unterlagen: Aufbewahrung von Unterlagen zu Risikobewertungen, Vorfallprotokollen und Untersuchungen für mindestens ein Jahr.

5 Wege zur Vorbereitung auf die Einhaltung von Vorschriften 

Da der Stichtag 1. Juli 2024 näher rückt, sind proaktive Maßnahmen jetzt entscheidend für Ihren Erfolg in diesem Sommer. Hier sind die fünf wichtigsten Dinge, die Sie jetzt tun können, damit Ihr Veranstaltungsort die Anforderungen erfüllt, wenn SB 553 in Kraft tritt.

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1. Überprüfen Sie Ihr Unternehmen auf Gefahren durch Gewalt am Arbeitsplatz.

Zunächst müssen Sie das Gesamtrisiko für Gewalt am Arbeitsplatz an Ihrem Veranstaltungsort einschätzen. Jeder Veranstaltungsort ist einzigartig, und Ihr WVPP sollte auf die Umgebung Ihrer Organisation zugeschnitten sein. Identifizieren Sie alle vorhersehbaren Ursachen für Gewalt am Arbeitsplatz, die an Ihrem Veranstaltungsort möglich sind. Messen Sie dann das Ausmaß, die Folgen und die Wahrscheinlichkeit der Gefahr. Dies wird Ihnen helfen, proaktiv gegen Bedrohungen vorzugehen und potenzielle Haftungsrisiken zu reduzieren.

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2. Maßnahmen zur Eindämmung von Gewalt am Arbeitsplatz schaffen

Als Nächstes müssen Sie festlegen, wie Sie auf die verschiedenen Formen von Gewalt am Arbeitsplatz reagieren, die an Ihrem Standort auftreten können. Wie bereits erwähnt, umfasst Gewalt am Arbeitsplatz verschiedene Szenarien, und nicht jedes Szenario erfordert die gleiche Reaktion. Die Risikobehandlung umfasst die Auswahl und Umsetzung von Kontrollmaßnahmen – auch bekannt als Risikominderungsmaßnahmen oder -lösungen –, um das Risiko zu minimieren oder zu beseitigen.

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3. Verfahren zur Aufzeichnung und Berichterstattung festlegen

Das Protokollieren und Melden von Vorfällen von Gewalt am Arbeitsplatz ist ein wichtiger Schritt in Ihrem WVPP. Es trägt dazu bei, dass Ihr Veranstaltungsort die Vorschriften einhält, über Aktivitäten auf dem Laufenden bleibt und neue Risiken überwacht werden.

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4. Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeiter.

Sobald Sie die Verfahren Ihres Unternehmens zum Umgang mit Gewalt am Arbeitsplatz fertiggestellt haben, müssen Sie ein solides Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeiter sicherstellen. Wie das Aufzeichnen und Melden von Vorfällen ist auch dieser Schritt ein fortlaufender Prozess. Es ist unerlässlich, dass sich das gesamte Unternehmen Ihrem WVPP verpflichtet fühlt und die Protokolle für den Fall eines Vorfalls versteht.

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5. Forschungstechnologie-Tools

Das ist sicherlich nicht der letzte Punkt auf Ihrer To-do-Liste. Tatsächlich wäre es von Vorteil, diese Vorbereitungen lieber früher als später zu treffen. Technologie, insbesondere Software zur Risikobewertung, kann den gesamten Prozess der Erkennung, Bewertung und Kontrolle vorhersehbarer Risiken an Ihrem Veranstaltungsort optimieren – nicht nur im Hinblick auf Gewalt am Arbeitsplatz. Lösungen wie die Veranstaltungsmanagement-Software „Momentus“ bieten eine zentrale Möglichkeit, Vorfälle zu erfassen, Compliance-Aufzeichnungen zu führen und Ihr gesamtes WVPP zu unterstützen, wodurch es einfacher wird, proaktiv statt reaktiv zu handeln.

Gemeinsam für Sicherheit

SB 553 ist nicht nur eine gesetzliche Vorschrift, sondern eine Verpflichtung zur Schaffung eines sicheren Arbeitsplatzes für alle. Um Sicherheit wirklich zu gewährleisten, sollten Veranstaltungsorte über einen Risikomanagementplan verfügen, der nicht nur Gewalt am Arbeitsplatz, sondern alle potenziellen Bedrohungen berücksichtigt. Dies hilft Ihnen dabei, Risiko als „die Auswirkung von Unsicherheit auf Ziele“ zu definieren. Indem Sie diese Ziele festlegen, wenn Sie vor schwierigen Entscheidungen stehen, und deren Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmen, können Sie Entscheidungen priorisieren, die mit den übergeordneten Zielen und Vorgaben übereinstimmen.

Wenn Sie ein Veranstaltungsort oder Veranstalter in Kalifornien sind und Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von WVPP benötigen, kann Momentus Ihnen helfen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie unsere führenden Softwarelösungen Ihnen dabei helfen können, die Prävention von Risikoereignissen besser zu planen, indem sie die Risikobewertung vereinfachen.