La gestion des sites et des événements à l'ère de l'IA

Le secteur de la gestion des sites et des événements est de plus en plus sollicité, tant en interne qu'en externe. En interne, de nombreux sites ont encore du mal à attirer et à retenir les professionnels de la gestion d'événements. En externe, les clients ont des attentes plus élevées, telles que des expériences personnalisées ou une plus grande flexibilité dans les choix d'événements.

Par conséquent, les acteurs du secteur doivent accélérer leurs progrès technologiques pour rester compétitifs et optimiser les opportunités de revenus à long terme.

L'intelligence artificielle (IA) est devenue une force de transformation dans la gestion des sites et des événements au cours des dernières années. Selon AI Business, 95 % des interactions avec les clients seront gérées par l'IA d'ici à 2025. Cette technologie a le potentiel de révolutionner la façon dont les événements sont planifiés, exécutés et gérés pour répondre aux demandes des clients en constante évolution.

Mais comment l'IA profitera-t-elle exactement au secteur de la gestion d'événements et de sites et quels sont les défis liés à sa mise en œuvre ? Nous explorons ici cette tendance en plein essor qu'est l'IA, ses effets sur le secteur et ce qu'elle implique pour l'avenir de la gestion de sites et d’événements.

L'essor de l'IA dans la gestion des sites et des événements

La principale raison de la progression de l'IA dans le secteur de la gestion des sites et des événements est de trouver des moyens innovants de relever des défis toujours plus nombreux. Il peut s'agir de satisfaire les demandes des clients, de lutter contre l'inefficacité opérationnelle ou d'améliorer les mesures de sécurité et les solutions de gestion des risques.

Selon le rapport 2024 Global Meetings and Events Forecast, 42 % des personnes interrogées prévoient d'utiliser l'IA en 2024 pour automatiser leurs événements et relever ces défis. Les organisateurs d'événements utilisent déjà des plateformes d'IA comme ChatGPT pour rationaliser les processus de création d'invitations, d'agendas et de programmation d'événements. Ces outils aident à gagner du temps et à économiser des ressources tout en créant des événements plus attractifs.

Les 4 avantages de l'IA pour la gestion de sites et d'événements

Que ce soit pour améliorer l'expérience des participants ou les pratiques de développement durable, l'IA a le potentiel de transformer la façon dont les événements sont planifiés et exécutés. Nous soulignons ici quelques avantages clés de l'IA :

L'efficacité opérationnelle

Traditionnellement, l'organisation d'événements est un processus éprouvant qui repose en grande partie sur du travail manuel. Grâce à sa capacité à traiter rapidement et avec précision de nombreuses données, l'IA peut facilement relever des défis courants tels que la gestion de la logistique, le planning des collaborateurs et le suivi de l'engagement des participants.

Selon McKinsey, l'IA actuelle peut automatiser près de 70 % des tâches des collaborateurs, ce qui leur permet de donner la priorité à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par conséquent, les organisateurs peuvent efficacement utiliser l'IA pour accroître l'efficacité opérationnelle, prédire l'agencement optimal des lieux et prendre des décisions fondées sur des données pour économiser du temps et des ressources sur le long terme.

L’amélioration de l'expérience des participants

L'une des demandes croissantes des participants au cours des dernières années concerne la personnalisation des expériences lors des événements. Pour répondre à ces attentes, les analyses des événements réalisées à l'aide de l'IA peuvent être utilisées pour comprendre les comportements, les préférences et les interactions des spectateurs. Cela permet aux organisateurs d'événements de proposer des événements personnalisés adaptés aux besoins de leur public.

Les agents conversationnels (chatbots) et les assistants virtuels sont devenus des outils précieux pour engager les participants en temps réel et recueillir des informations pour l'analyse post-événement, tout en réduisant les tâches manuelles liées à la prise en charge des clients. Les chatbots peuvent automatiser 30 % des tâches habituellement effectuées par les équipes de support client, ce qui représente une économie potentielle de 23 milliards de dollars aux États-Unis. L'utilisation de l'IA permet aux professionnels de l'événementiel d'accroître l'engagement des participants, d'optimiser les ressources et d'améliorer l'expérience globale de l'événement.

La gestion transparente des risques 

La gestion des risques est un élément essentiel dans l'organisation d'un événement, mais elle peut être difficile à gérer en raison des contraintes budgétaires, des perturbations inattendues et d'autres éléments qui peuvent échapper même aux gestionnaires de risques les plus avancés.

Grâce à l'IA, les gestionnaires de risques peuvent exploiter les analyses prédictives et les données historiques dont ils disposent pour prévoir les risques et prendre rapidement des décisions éclairées. Cela permet d'améliorer la sûreté et la sécurité des participants, de gagner la confiance des parties prenantes et d'assurer une conformité réglementaire continue.

L’amélioration des pratiques en matière de développement durable 

Les événements ont des répercussions inévitables sur l'environnement. Bien que des efforts aient été déployés pour réduire la consommation et l'impact grâce au suivi et à l'optimisation du développement durable, l'IA peut encore améliorer ces meilleures pratiques pour surmonter les difficultés existantes.

Par exemple, les systèmes d'automatisation du bâtiment (BAS) combinés à des algorithmes d'IA peuvent suivre et optimiser la consommation énergétique, et formuler des recommandations pour des options plus durables.

Par ailleurs, l'utilisation de solutions basées sur l'intelligence artificielle, telles que les robots de classification, peut aider à suivre la gestion des déchets et à fournir aux participants des informations sur la réduction des déchets lors des événements. Ces technologies peuvent réduire considérablement l'impact environnemental des sites et des événements, et les rendre ainsi plus respectueux de l'environnement.

Les défis de la mise en place de l'IA

Les considérations éthiques

L'un des principaux défis de l'implémentation de l'IA est la question de la confidentialité et de la sécurité des données. La collecte et l'analyse des données des participants en particulier peuvent soulever d'importantes questions éthiques et juridiques. Les professionnels de l'événementiel peuvent aborder ce sujet sensible en fournissant aux participants et aux parties prenantes des informations transparentes sur les données collectées et la manière dont elles seront utilisées.

Cela permet non seulement de créer un sentiment de confiance, mais aussi de garantir le respect des réglementations et d'éviter d'éventuelles répercussions juridiques. À long terme, l'implémentation éthique de l'IA favorise des relations harmonieuses entre les parties prenantes, ce qui se traduit par la pérennité de l'entreprise à long terme.

L'automatisation remplace les interactions humaines

La pandémie a contribué à l'émergence de l'automatisation dans tous les secteurs et la gestion des sites et des événements ne fait pas exception sur ce point. Avec des plateformes puissantes capables d'automatiser les événements et d'analyser les données, des inquiétudes existent sur la possibilité que l'IA rende certains emplois obsolètes. Pour contourner ces risques, les dirigeants du secteur et les professionnels de l'événementiel doivent repenser le rôle de l'IA comme un outil plutôt que comme une menace.

À long terme, le rôle de l'IA sera de compléter le travail humain. Selon SEO.ai, l'IA devrait permettre à 120 millions de professionnels de se former d'ici 2030 pour répondre à la demande. Cela devrait favoriser le développement des capacités des professionnels de l'événementiel et permettre une collaboration entre humains et IA.

Le secteur de la gestion d'événements repose encore largement sur les interactions directes et les expériences humaines, et l'IA peut aider les équipes événementielles à simplifier les tâches pour leur permettre d'accorder la priorité aux tâches stratégiques à forte valeur ajoutée. Ainsi, avec une formation adéquate à l'utilisation de l'IA, les organisateurs d'événements et les collaborateurs peuvent saisir les opportunités de fournir de meilleurs résultats et des événements encore plus inoubliables.

L'avenir des sites et des événements grâce à l'IA

La technologie de l'IA progresse et devient un outil essentiel pour la gestion des sites et des événements. À l'avenir, il faut s'attendre à une personnalisation accrue, à des analyses d'événements en temps réel et à des événements hybrides et virtuels transparents grâce à l'IA. Cette évolution souligne l'importance d'adopter ces technologies pour rester compétitif, d'où la nécessité pour les leaders de l'industrie de suivre les progrès dans ce domaine.

Les possibilités de l'IA pour les sites et les événements sont infinies et son rôle est amené à progresser de manière exponentielle à l'avenir. Si elle est correctement adaptée et mise en place, l'IA a le potentiel d'élever le secteur et d'offrir aux participants des expériences événementielles inoubliables. Il est temps pour les professionnels de l'événementiel d'adopter l'IA et de façonner un modèle encore plus efficace, plus personnalisé et plus durable pour le secteur.

Momentus, une solution d'avenir pour vos événements

Dans un secteur en constante évolution, il est crucial de rester à la pointe des technologies émergentes pour rester compétitif. C'est là que Momentus intervient. Avec plus de 35 ans d'expérience et plus de 60 000 utilisateurs à travers le monde, nous comprenons la nécessité de rester à la pointe de l'évolution technologique et des autres progrès de l'industrie. Notre solution tout-en-un permet aux gestionnaires d'événements et de sites de réaliser des événements extraordinaires qui laissent une impression durable sur les participants.

De plus, Momentus devient compétitif en matière d'IA. Des intégrations personnalisées d'IA sont à l'horizon et visent à rationaliser les tests de qualité et à permettre aux gestionnaires d'événements et de sites d'en faire plus, et plus vite.

Prêt à aborder l'avenir et à révolutionner la gestion de vos événements ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à préparer vos événements pour l'avenir. Avec Momentus, vous ne vous contentez pas de découvrir l'avenir, vous le maîtrisez.