Venue- und Eventmanagement im KI-Zeitalter

Die Branche des Venue- und Eventmanagements sieht sich sowohl intern als auch extern mit wachsenden Anforderungen konfrontiert. Intern haben viele Veranstaltungsorte immer noch Schwierigkeiten, Fachleute für das Eventmanagement zu gewinnen und zu halten. Extern erwarten die Gäste mehr - von personalisierten Erlebnissen bis hin zu mehr Flexibilität bei den Veranstaltungsoptionen.  

Folglich müssen die Akteure der Branche ihre technologische Entwicklung beschleunigen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Umsatzmöglichkeiten langfristig zu maximieren.

Künstliche Intelligenz (KI) hat sich in den letzten Jahren zu einer transformativen Größe im Venue- und Eventmanagement entwickelt. Laut AI Business werden bis 2025 95 % aller Kundeninteraktionen von KI unterstützt werden. Diese Technologie hat das Potenzial, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Events geplant, durchgeführt und verwaltet werden, um die sich ständig ändernden Anforderungen der Gäste zu erfüllen.

Doch wie genau wird KI dem Event- und Venue-Management nützen und welche Herausforderungen ergeben sich bei der Implementierung? Hier untersuchen wir den steigenden Trend der KI, seine Auswirkungen auf die Branche und was dies für die Zukunft des Venue- und Eventmanagements bedeutet.

Der Aufstieg der KI im Venue- und Eventmanagement

Der größte Schlüsselfaktor für die Einführung von KI im Venue- und Eventmanagement ist die Suche nach innovativen Wegen, um die wachsenden Herausforderungen zu meistern - von der Erfüllung der Teilnehmerwünsche und der Bekämpfung operativer Ineffizienzen bis hin zu besseren Sicherheits- und Risikolösungen.

Laut dem Global Meetings and Events Forecast 2024 planen 42 % der Befragten den Einsatz von KI im Jahr 2024, um ihre Events zu automatisieren und diese Herausforderungen zu bewältigen. Bereits jetzt nutzen Eventplaner KI-Plattformen wie ChatGPT, um Prozesse bei der Erstellung von Eventeinladungen, Tagesordnungen und der Planung von Veranstaltungen zu optimieren und so Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig attraktivere Veranstaltungen zu schaffen.

4 Vorteile von KI im Venue- und Eventmanagement

Von der Verbesserung des Teilnehmererlebnisses bis hin zur Verbesserung der Nachhaltigkeitspraktiken - KI hat das Potenzial, die Planung und Durchführung von Events zu verändern. Hier stellen wir einige der wichtigsten Vorteile von KI vor:

Betriebliche Effizienz

Traditionell ist die Eventplanung ein anstrengender Prozess, der stark von manueller Arbeit abhängt. KI kann diese allgemeinen Herausforderungen wie Logistikmanagement, Personaleinsatzplanung und Nachverfolgung des Teilnehmerengagements dank ihrer Fähigkeit, große Datenmengen schnell und präzise auszuwerten, leicht bewältigen.

Laut McKinsey kann die aktuelle generative KI fast 70 % der Aufgaben von Mitarbeitern automatisieren und ihnen die Freiheit geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Infolgedessen können Planer KI effektiv nutzen, um die betriebliche Effizienz zu steigern, das optimale Layout von Veranstaltungsorten vorherzusagen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, um langfristig Zeit und Ressourcen zu sparen.

Verbesserung des Teilnehmererlebnisses

In den letzten Jahren sind die Anforderungen der Teilnehmer an personalisierte Veranstaltungserlebnisse gestiegen. Um diese Erwartungen zu erfüllen, kann KI-gestützte Event-Analytik genutzt werden, um das Verhalten, die Vorlieben und die Interaktionen der Besucher zu verstehen. So können Veranstalter maßgeschneiderte Events anbieten, die auf die Bedürfnisse ihres Publikums zugeschnitten sind.

KI-Chatbots und virtuelle Assistenten haben sich zu wertvollen Tools entwickelt, um Teilnehmer in Echtzeit einzubinden und Antworten für die Analyse nach der Veranstaltung zu sammeln und gleichzeitig die manuelle Arbeit bei der Kundenbetreuung zu reduzieren. Chatbots können 30 % der Aufgaben automatisieren, die normalerweise von Kundendienstteams durchgeführt werden, was in den USA zu potenziellen Einsparungen von 23 Milliarden US-Dollar führt. Durch den Einsatz von KI-Technologie können Veranstaltungsexperten das Teilnehmerengagement steigern, Ressourcen optimieren und das Gesamterlebnis der Veranstaltung verbessern.

Nahtloses Risikomanagement

Das Risikomanagement ist ein wichtiger Aspekt der Eventplanung, kann aber aufgrund der vielen Komponenten wie Budgetbeschränkungen, unerwartete Störungen und mehr, die selbst den erfahrensten Risikomanagern oft entgehen, entmutigend sein.  

Mit KI können Risikomanager ihre vorausschauende Analyse und historische Daten nutzen, um potenzielle Risiken vorherzusagen und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies führt zu mehr Sicherheit für die Teilnehmer, stärkt das Vertrauen der Beteiligten und sorgt für eine nahtlose Einhaltung der Vorschriften.

Verbesserung der Nachhaltigkeitspraktiken 

Events haben unvermeidliche Umweltauswirkungen. Während es bereits konzentrierte Bemühungen gibt, den Verbrauch und die Auswirkungen durch Nachhaltigkeitstracking und -optimierung zu reduzieren, kann die KI-Technologie diese Best Practices weiter verbessern, um diese Herausforderungen zu meistern.

So können beispielsweise Gebäudeautomationssysteme (BAS) in Kombination mit KI-Algorithmen den Energieverbrauch verfolgen und optimieren und Empfehlungen für nachhaltigere Optionen geben.

Darüber hinaus kann der Einsatz von KI-gestützten Lösungen wie Klassifizierungsrobotern dabei helfen, das Abfallmanagement zu überwachen und die Teilnehmer mit Informationen zur Abfallreduzierung bei Veranstaltungen zu versorgen. Diese Technologien können die Umweltauswirkungen von Venues und Events erheblich reduzieren und sie nachhaltiger machen.

Herausforderungen bei der Implementierung von KI

Ethische Aspekte

Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung von KI ist die Frage des Datenschutzes und der Sicherheit, insbesondere bei der Erfassung und Analyse von Teilnehmerdaten, die wichtige ethische und rechtliche Fragen aufwerfen können. Veranstaltungsexperten können diese Herausforderung angehen, indem sie Teilnehmern und Stakeholdern gegenüber transparent darlegen, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden.

Dies schafft nicht nur ein Gefühl des Vertrauens, sondern gewährleistet auch die Einhaltung von Vorschriften und vermeidet mögliche rechtliche Konsequenzen. Langfristig fördert eine ethische KI-Implementierung positive Beziehungen zwischen allen Beteiligten und führt zu langfristiger geschäftlicher Nachhaltigkeit.

Automatisierung ersetzt menschliche Interaktion

Die Auswirkungen der Pandemie haben dazu geführt, dass die Automatisierung in allen Bereichen der Arbeitswelt Einzug gehalten hat - und das Venue- und Eventmanagement ist keine Ausnahme. Mit leistungsstarken Plattformen, die Events automatisieren und Daten analysieren können, gibt es berechtigte Bedenken, dass KI bestimmte Jobs überflüssig machen könnte. Um diese potenziellen Risiken zu umgehen, müssen Branchenführer und Veranstaltungsprofis die Rolle der KI als Werkzeug und nicht als Bedrohung neu definieren.

Der größere Einfluss der KI wird langfristig dazu dienen, die menschliche Arbeit zu ergänzen. Laut SEO.ai wird KI bis 2030 die Möglichkeit schaffen, dass 120 Millionen Arbeitnehmer umgeschult werden, um die Nachfrage zu decken. Dies wird neue Wege ebnen, um die Fähigkeiten von Eventfachleuten zu verbessern, anstatt sie zu schmälern, und die Türen für die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI öffnen.

Die Welt des Eventmanagements ist nach wie vor stark von persönlichen Interaktionen und menschlichen Erfahrungen geprägt. KI kann das Eventpersonal bei der Vereinfachung von Aufgaben unterstützen, damit sie wichtige, strategische Aufgaben priorisieren können. Mit der richtigen Schulung zur Nutzung von KI können Eventplaner und -mitarbeiter die Möglichkeiten nutzen, um bessere und denkwürdigere Eventergebnisse zu erzielen.

Die Zukunft von Venues und Events mit KI

Mit dem Fortschritt der KI-Technologie wird diese zu einem unverzichtbaren Tool für das Venue- und Eventmanagement. In Zukunft werden Hyper-Personalisierung, Echtzeit-Eventanalysen und nahtlose hybride und virtuelle Veranstaltungen mit KI zu erwarten sein. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, sich diese Technologien zu eigen zu machen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, weshalb es für Branchenführer entscheidend ist, sich über diese Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Die Zukunft von Venues und Events mit KI birgt unendliche Möglichkeiten, und ihre Rolle wird in Zukunft exponentiell wachsen. Mit der richtigen Anpassung und Implementierung hat KI das Potenzial, die Branche zu verbessern und Teilnehmern unvergessliche Eventerlebnisse zu bieten. Die Zukunft ist da, und es ist an der Zeit, dass Venue- und Eventprofis KI annehmen und eine effizientere, personalisiertere und nachhaltigere Zukunft für die Branche gestalten.

Zukunftssicherheit für Ihre Events mit Momentus

In der sich ständig weiterentwickelnden Welt des Venue- und Eventmanagements ist es entscheidend, mit neuen Technologien Schritt zu halten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier kommt Momentus ins Spiel. Mit über 35 Jahren Erfahrung und mehr als 60.000 Nutzern weltweit wissen wir, wie wichtig es ist, bei der Entwicklung von Technologien und anderen Fortschritten in der Branche immer einen Schritt voraus zu sein. Unsere All-in-One-Lösung ermöglicht es Event- und Veranstaltungsortmanagern, außergewöhnliche Veranstaltungen durchzuführen, die bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlassen.  

Und: Wenn es um KI geht, wird Momentus wettbewerbsfähig. Kundenspezifische KI-Integrationen sind in Planung, die darauf abzielen, Qualitätstests zu rationalisieren und es Event- und Venue-Managern einfacher denn je zu machen, schneller mehr zu erreichen.

Sind Sie bereit, die Zukunft zu begrüßen und Ihr Eventmanagement zu revolutionieren? Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Veranstaltungen zukunftssicher zu machen. Mit Momentus steuern Sie nicht nur in die Zukunft, Sie meistern sie.