Die Bedeutung eines Risikoprofils für jede Veranstaltung

Die Gewährleistung der Sicherheit und des Erfolgs jeder Veranstaltung ist für die Verantwortlichen von Veranstaltungsorten und Events von größter Bedeutung. Von Konzerten und Konferenzen bis hin zu Sportveranstaltungen und Festivals – keine Veranstaltung gleicht der anderen, und jede birgt ihre eigenen Risiken. Es gibt jedoch Risiken, von denen Sie wissen, dass sie bekannt und wichtig sind: die erwartete Besucherzahl, das Verhalten der Besucher in der Vergangenheit bei dieser Art von Veranstaltung, die Wetterbedingungen und ihre Auswirkungen auf die An- und Abreise zum Veranstaltungsort, potenzielle bekannte Sicherheitsbedrohungen und andere besondere Aspekte. Gute Eventplaner berücksichtigen diese Faktoren ganz selbstverständlich, aber nicht immer auf strukturierte und konsequente Weise.

An dieser Stelle kommt ein Eventrisiko-Profiler ins Spiel – ein unerlässliches Tool, das Unternehmen hilft, potenzielle Risiken systematisch zu bewerten und sich in Bezug auf das Eventmanagement auf das Unerwartete vorzubereiten.

Was ist ein Eventrisiko-Profiler?

Der Eventrisiko-Profiler ist eine Art der Risikobewertung, die über Intuition und Mutmaßungen hinausgeht. Er bietet ein strukturiertes Verfahren für Veranstaltungsorte zur Bewertung von Veranstaltungen auf der Grundlage von Risikofaktoren, die sich in der Vergangenheit als problematisch erwiesen haben. Wenn zum Beispiel große Menschenmengen erwartet werden oder wenn es in der Vergangenheit bei ähnlichen Veranstaltungen zu Sicherheitsvorfällen gekommen ist, kann der Risiko-Profiler helfen. Wenn bei bestimmten Veranstaltungen typischerweise viel Alkohol konsumiert wird oder besondere Sicherheitsrisiken bestehen, kann der Risiko-Profiler wertvolle Erkenntnisse liefern. Mithilfe eines konfigurierbaren Fragebogens hilft das Tool Venue- und Eventmanagern, wichtige risikobasierte Entscheidungen zu treffen, wie zum Beispiel: 

• Welche Schlüsselelemente der Eventausrüstung, des Verhaltens der Zuschauer oder anderer Faktoren könnten schief gehen?  
• Wenn etwas schief geht, wie schwerwiegend könnten die Folgen sein?
• Wie risikoreich ist die gesamte Veranstaltung insgesamt, und welche Genehmigungen sind auf Grundlage dieser Einschätzung erforderlich?
• Welche Ressourcen und Pläne sind erforderlich, um diese Risiken zu mindern?

Durch Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen des Veranstaltungsortes und aufbauend auf dem konfigurierbaren Fragebogen des Profilers nimmt ein Eventrisiko-Profiler die Ahnungen und Bauchgefühle auf, die Eventplaner bereits haben, und wandelt sie in messbare Metriken um. Diese Werte bilden dann die Grundlage für eine risikobasierte Entscheidungsfindung und helfen dabei, Ressourcen zuzuweisen und gute betriebliche Pläne zur Risikominderung aufzustellen.

Warum sollte man bei jeder Veranstaltung ein Risikoprofil erstellen?

 Viele Veranstaltungsorte verlassen sich immer noch auf formlose Methoden der Risikoplanung, die oft von früheren Erfahrungen geprägt sind, wenn etwas schiefgelaufen ist. Bei der Planung von Veranstaltungen werden Risiken in der Regel anhand der Erfahrungen anderer ermittelt und gesenkt, wobei manchmal Checklisten verwendet werden oder man sich einfach auf Intuition und Erfahrung verlässt. Während dieser Ansatz bei kleinen, risikoarmen Veranstaltungen funktionieren mag, kann er bei größeren, komplexeren Veranstaltungen zu Unstimmigkeiten und Lücken in der Vorbereitung führen, insbesondere wenn neue Mitarbeiter beteiligt sind oder die Veranstaltung an größeren Veranstaltungsorten stattfindet.

Üblicherweise waren Risikobewertungen arbeitsintensiv oder wurden aufgrund von Bedenken hinsichtlich einer möglichen Haftung ganz vermieden. Jede Veranstaltung, unabhängig von ihrer Größe, birgt jedoch ein gewisses Risiko. Um die Haftung zu mindern und über manuelle Risikobewertungen hinauszugehen, kann die Durchführung eines grundlegenden Risikoprofils der Veranstaltung helfen, den für die Vorbereitung erforderlichen Aufwand zu bestimmen.

Mit einem Eventrisiko-Profiler müssen sich Veranstaltungsorte nicht mehr auf veraltete Methoden verlassen oder kritische Sicherheitsprobleme übersehen. Stattdessen können sie Risiken selbstbewusst handhaben, die Veranstaltungssicherheit verbessern und den betrieblichen Erfolg sicherstellen. Ein Risiko-Profiler hilft, diese Herausforderungen zu lösen, indem er:

Der Eventrisiko-Profiler stellt sicher, dass alle Verantwortlichen für Veranstaltungsorte und Events von Anfang an die richtigen Fragen stellen. Ganz gleich, ob es sich um eine Sportveranstaltung mit einer lauten Menschenmenge oder um eine friedliche Aufführung handelt: dieses System bietet eine strukturierte Methode zur einheitlichen Bewertung von Veranstaltungsrisiken.

Durch den Einsatz des Eventrisiko-Profilers zu einem frühen Zeitpunkt im Buchungsprozess können Veranstaltungsorte fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Veranstaltungen sie ausrichten und wie sie dafür planen. Wenn beispielsweise eine Veranstaltung aufgrund der Vorgeschichte des Veranstalters oder des potenziellen Verhaltens der Besucher als risikoreich eingestuft wird, können Veranstaltungsortmanager zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen oder die Alkoholrichtlinien anpassen, um potenzielle Probleme zu entschärfen.

Anstatt zu warten, bis eine Veranstaltung gebucht ist, um mit dem betrieblichen Planungsprozess zu beginnen, ermöglicht ein Risiko-Profiler den Verantwortlichen von Veranstaltungsorten und Events, die Risiken bereits während der ursprünglichen Buchung zu bewerten. Dies bedeutet, dass bei der Auswahl einer Veranstaltung sowohl die finanziellen Vorteile als auch die potenziellen operativen Risiken berücksichtigt werden.

10 Hauptvorteile der Verwendung eines Eventrisiko-Profilers 

1. Frühe Risikoerkennung: Beginnen Sie bereits während des Buchungsprozesses mit der Risikobewertung, nicht erst, wenn die Verträge unterzeichnet sind.

2. Gewährleistete Einheitlichkeit: Ein standardisierter Fragenkatalog stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Risiken auf dieselbe Weise bewerten.

3. Verbesserte Planung: Effizientere Ressourcenzuteilung durch Verständnis des vollen Umfangs der Risiken.

4. Verbesserte Sicherheit: Von der Kontrolle der Menschenmenge bis hin zum Trunkenheitsmanagement hilft der Risiko-Profiler bei der Bewältigung potenzieller Sicherheitsrisiken.

5. Datengestützte Entscheidungen: Treffen Sie fundiertere Entscheidungen auf Grundlage der historischen Daten des Veranstaltungsortes und vergangener Veranstaltungen.

6. Erhöhte betriebliche Effizienz: Sparen Sie Zeit und Aufwand, indem Sie den Prozess der Risikobewertung systematisieren und einen umfassenden Aktionsplan erstellen.

7. Koordinieren der Stakeholder: Beziehen Sie Veranstalter, Lieferanten und andere Beteiligte in den Risikobewertungsprozess ein.

8. Erhöhtes organisatorisches Bewusstsein: Förderung einer Sicherheitskultur durch Stärkung des Risikobewusstseins in der gesamten Organisation.

9. Einheitliche Risikobewertungen: Vergleichen Sie die Risikostufen bei verschiedenen Events anhand einer einheitlichen Skala, um risikoreiche Situationen schnell zu erkennen.

10. Optimierte Integration: Nahtlose Einbindung der Risikoprofilerstellung in umfassendere Risiko- und Vorfallmanagementverfahren zur Steigerung der betrieblichen Effizienz.

Wie sich das Risikoprofil auf die Eventbuchung und die finanzielle Entscheidungsfindung auswirkt

Die Erstellung von Risikoprofilen beeinflusst nicht nur die operative Planung, sondern hat auch erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Entscheidungsfindung. Wenn Venue- und Eventmanager potenzielle Risiken frühzeitig bewerten können – bevor eine Veranstaltung gebucht wird –, können sie die finanziellen Vorteile gegen die betrieblichen Risiken abwägen.  

Eine risikoreiche Veranstaltung mit einem großen Publikum könnte beispielsweise hohe Einnahmen aus dem Ticketverkauf verheißen, aber wenn das Risiko von Ausschreitungen oder Sachschäden hoch ist, könnten die Kosten für die Bewältigung dieser Risiken den Nutzen übersteigen. Wenn die Veranstaltungsorte sowohl die potenziellen Gewinne als auch die damit verbundenen Risiken kennen, können sie fundiertere, kommerziell fundierte Entscheidungen treffen.

Bedeutung der Bestimmung der Risikokapazität

Die Risikokapazität bezieht sich auf die Fähigkeit des Veranstaltungsortes, potenzielle Risiken zu bewältigen, ohne die Sicherheit oder finanzielle Stabilität zu gefährden. Einige Veranstaltungsorte sind beispielsweise in der Lage, mit großen Sicherheitsteams auf turbulente Sportveranstaltungen zu reagieren, während andere mit den betrieblichen Anforderungen solcher Veranstaltungen überfordert sein könnten.

Die Risikokapazität Ihres Veranstaltungsortes zu kennen, ist entscheidend für die Entscheidung, ob Sie eine bestimmte Veranstaltung übernehmen wollen. Mit dem Risiko-Profiler lässt sich feststellen, ob der Veranstaltungsort die notwendigen Vorkehrungen für die sichere Durchführung einer Veranstaltung treffen kann.

Faktoren, die die Risikotoleranz beeinflussen

Jeder Veranstaltungsort hat eine andere Risikotoleranz, die von mehreren Faktoren beeinflusst wird:

• Größe des Veranstaltungsortes: Größere Veranstaltungsorte ziehen in der Regel größere Menschenmengen an, was ein höheres Potenzial für Vorfälle bedeutet.
• Vorgeschichte der Veranstaltung: Wenn es am Veranstaltungsort oder bei der Veranstaltung in der Vergangenheit zu Vorfällen gekommen ist, z. B. Gewalt im Publikum oder starker Alkoholkonsum, erhöht dies das Risiko.
• Ruf: Die Bereitschaft eines Veranstaltungsortes, Risiken einzugehen, hängt oft von seinem Ruf ab – manche Veranstaltungsorte vermeiden risikoreiche Veranstaltungen, um ihre Marke zu schützen.
• Finanzielle Lage: Nach Zeiten des finanziellen Einbruchs (z. B. nach einer Pandemie) sind die Veranstaltungsorte möglicherweise eher bereit, höhere Risiken einzugehen, um ihre Einnahmen zu steigern.

Diese Faktoren zu verstehen, ermöglicht es Venue- und Eventmanagern, Entscheidungen zu treffen, die mit der Risikotoleranz und den finanziellen Zielen ihrer Organisation übereinstimmen.

Arten von Eventrisiko-Profilen

Die Risikoprofile variieren je nach Art der Veranstaltung, und jede Art von Veranstaltung ist mit unterschiedlichen Überlegungen verbunden:

1. Sportveranstaltungen: Diese sind oft mit großen Menschenmengen und leidenschaftlichen Fans verbunden und können zu Problemen mit der Kontrolle der Menschenmenge, Trunkenheit oder sogar Gewalt führen.
2. Konzerte: Das Profil könnte die Vorgeschichte des Künstlers, das wahrscheinliche Verhalten des Publikums oder Risiken im Zusammenhang mit Alkohol- und Drogenkonsum bewerten.
3. Konferenzen: Obwohl das Risiko in der Regel gering ist, können Faktoren wie namenhafte Teilnehmer oder kontroverse Redner das Risikoprofil erhöhen.
4. Festivals oder Outdoor-Veranstaltungen: Diese erfordern besondere Aufmerksamkeit in Bezug auf die Wetterbedingungen, den Umgang mit großen Menschenmengen und die Bereitschaft zur medizinischen Versorgung.

Jedes dieser Profile kann mithilfe eines Risiko-Profilers angepasst werden, um sicherzustellen, dass jeder Veranstaltungstyp auf Grundlage seiner eigenen Reihe von Risiken bewertet wird.

Überblick über die neue Eventrisiko-Profiler Software von WeTrack

Ein Eventrisiko-Profiler ist jetzt Teil der WeTrack-Software für das Risiko- und Vorfallmanagement und wird die Art und Weise, wie Unternehmen Eventrisiken bewerten und bewältigen, revolutionieren.

Die Eventrisiko-Profiler-Lösung von WeTrack bietet eine intuitive Plattform zur Bewertung und Quantifizierung von Veranstaltungsrisiken. Sie ermöglicht es den Kunden, mithilfe von anpassbaren Fragebögen Risikobewertungen für Veranstaltungen zu erstellen, so dass die Teams potenzielle Risiken leicht erkennen und angehen können.

Wesentliche Features:

• Anpassbare Fragebögen: Erstellen Sie maßgeschneiderte Fragebögen für Veranstalter und Teammitglieder, um das Risikoprofil einer Veranstaltung präzise zu bewerten.
• Konfigurierbare Risiko-Kennzeichnungen: Legen Sie spezifische Fragen und Schwellenwerte fest, um risikoreiche Antworten zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass die Akzeptanz von Risiken klar definiert ist.
• Historische Risikoprofile: Geben Sie Profile frei und speichern Sie sie zur späteren Verwendung, um kontinuierliches Lernen und ein verbessertes Risikobewusstsein zu fördern.
• Verfolgen Sie Risikoniveaus: Weisen Sie verschiedenen Risikofaktoren (z. B. Alkoholkonsum, Verhalten der Menschenmenge) Punkte zu, um zu quantifizieren, wie riskant eine Veranstaltung ist.
• Verbindung mit detaillierter Risikobewertung und Vorfallmanagement: Verknüpfen Sie das Risikoprofil mit einer detaillierten Risikobewertung und dem Vorfallmanagement, um einen vollständigen Überblick über vergangene Risiken und deren Folgen zu erhalten und zukünftige Risiken besser vorhersagen zu können. 

Das Schöne an der Eventrisiko-Profiler-Software ist ihre Flexibilität: jeder Veranstaltungsort kann sie an seine individuellen Bedürfnisse und Veranstaltungsarten anpassen. Die Lösung ermöglicht es Venue- und Eventmanagern auch, das Risikoprofil der Veranstaltung an alle Teams weiterzugeben, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über potenzielle Gefahren und notwendige Vorsichtsmaßnahmen informiert sind.

Einfaches Interpretieren der Ergebnisse des Eventrisiko-Profilers von WeTrack

Sobald das Risikoprofil vollständig ist, liefern die Ergebnisse wertvolle Erkenntnisse darüber, wie die Veranstaltung gehandhabt werden sollte. Der Eventrisiko-Profiler erstellt eine Risikobewertung und eine Risikostufe für das Event.

• Die Risikobewertung ist ein numerischer Wert, der das mit dem Event verbundene Gesamtrisiko darstellt.
• Die Risikostufe bietet eine praktischere Interpretation und stuft das Event als geringes, mittleres oder hohes Risiko ein.

Die Risikobewertung basiert auf den Antworten im konfigurierbaren Fragebogen, während die Risikostufe die Veranstaltung kategorisiert (z. B. geringes, mittleres oder hohes Risiko). So würde beispielsweise eine Veranstaltung mit einem hohen Risiko von Trunkenheit und Problemen bei der Kontrolle der Menschenmenge eine höhere Risikobewertung erhalten und mehr Vorsichtsmaßnahmen auslösen, z. B. mehr Sicherheitspersonal und Alkoholüberwachung.

Auf diese Weise können Entscheidungsträger schnell einschätzen, ob das Event erhebliche operative Anpassungen erfordert. Eine Veranstaltung mit geringem Risiko könnte mit Standardpersonal und -protokollen durchgeführt werden, während eine Veranstaltung mit hohem Risiko zusätzliche Ressourcen, wie z. B. mehr Sicherheitsleute, medizinisches Personal und eine detailliertere Planung, erfordern würde.

Fazit: Ein Risiko-Profiler ist ein Muss für jede Veranstaltung

Durch die Erstellung eines Risikoprofils für jede Veranstaltung können Veranstaltungsorte nicht nur die Sicherheit gewährleisten, sondern auch ihre finanzielle und betriebliche Planung optimieren.  

Die WeTrack-Software für das Risiko- und Vorfallmanagement mit dem Eventrisiko-Profiler dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen. Anstatt sich allein auf Intuition oder Erfahrung zu verlassen, haben die Verantwortlichen von Veranstaltungsorten und Events handfeste Daten, an denen sie ihr Handeln ausrichten können. Indem sie die mit einer Veranstaltung verbundenen spezifischen Risiken verstehen, können Organisationen proaktiv planen. Dies ist ein unerlässliches Tool, um das Risiko von Vorfällen zu minimieren und den Ruf Ihres Veranstaltungsortes und Ihrer Veranstaltungen zu schützen.

Mit dem Eventrisiko-Profiler ist WeTrack weiterhin führend, wenn es darum geht, Veranstaltungsorte in die Lage zu versetzen, intelligentere und sicherere Entscheidungen für das Eventmanagement zu treffen.