L'importance d'établir un profil de risque pour chaque événement

Garantir la sécurité et le succès de chaque événement est primordial pour les responsables de sites et d'événements. Qu'il s'agisse de concerts, de conférences, d'événements sportifs ou de festivals, chaque occasion est unique et comporte son propre lot de risques. Il existe cependant des risques connus et importants : la taille de la foule attendue, le comportement habituel de la foule pour ce type d'événement, les conditions météorologiques et leur impact sur les déplacements vers et depuis le lieu de l'événement, les menaces connues pour la sécurité, et d'autres aspects spécifiques. Les organisateurs d'événements avisés tiennent naturellement compte de ces facteurs, mais ils ne le font pas toujours de manière structurée et cohérente.

C'est là que le Event Risk Profiler prend tout son sens - un outil essentiel qui aide les entreprises à évaluer systématiquement les risques et à se préparer aux imprévus dans la gestion d'un événement.

Qu'est-ce qu'un profileur de risque événementiel ?

Le Event Risk Profiler est un outil d'évaluation des risques qui va au-delà de l'intuition et de la conjecture. Il fournit un processus structuré qui permet aux sites d'évaluer les événements sur la base des facteurs de risque qui ont posé problème dans le passé. Par exemple, lorsque de grandes foules sont attendues ou si des incidents de sécurité se sont produits lors d'événements similaires, le profileur de risque peut être utile. Si certains événements impliquent généralement une forte consommation d'alcool ou présentent des menaces spécifiques pour la sécurité, le profileur de risque peut fournir des informations précieuses. Grâce à un questionnaire configurable, l'outil aide les gestionnaires de sites et d'événements à prendre des décisions importantes basées sur les risques, telles que :

• Quels équipements clés de l'événement, comportements de la foule ou autres facteurs pourraient mal tourner ?  
• En cas de problème, à quel point les conséquences peuvent-elles être sérieuses ?
• Globalement, quel est le degré de risque de l'événement dans son ensemble et, sur la base de cette évaluation, quelles sont les approbations requises ?
• Quelles ressources et quels plans sont nécessaires pour limiter ces risques ?

En tenant compte des expériences passées du site et en s'appuyant sur le questionnaire configurable, un profileur de risques événementiels convertit en mesures quantifiables les intuitions et les pressentiments que les planificateurs d'événements ont déjà. Ces données constituent ensuite une base pour une prise de décision en fonction des risques, ce qui permet d'allouer des ressources et de mettre en place des plans opérationnels efficaces pour limiter les risques.

Pourquoi réaliser un profil de risque pour chaque événement ?

De nombreux sites s'appuient encore sur des méthodes informelles de gestion des risques, souvent façonnées par les expériences passées lorsque des problèmes sont survenus. Lors des réunions de planification, les risques sont généralement identifiés et limités en s'appuyant sur l'expérience de tierces personnes, en utilisant parfois des check-lists ou en se fiant simplement à l'intuition et à l'expérience. Si cette approche peut fonctionner pour les petits événements à faible risque, elle peut entraîner des incohérences et des lacunes dans la préparation d'événements plus importants et plus complexes, en particulier lorsque du nouveau personnel est impliqué ou que l'événement se déroule dans des lieux plus grands.

Traditionnellement, l'évaluation des risques demande beaucoup de travail ou est totalement évitée par crainte de générer des responsabilités éventuelles. Cependant, chaque événement, quelle que soit sa taille, comporte un certain niveau de risque. Pour limiter la responsabilité et aller au-delà des évaluations manuelles des risques, établir un profil de risque de base pour l'événement peut aider à déterminer le niveau d'effort requis pour la préparation.

Avec un profileur de risques événementiels, les sites n'ont plus besoin de s'appuyer sur des méthodes dépassées ou de passer à côté de problèmes de sécurité critiques. Au contraire, ils peuvent gérer les risques en toute confiance, améliorer la sécurité de l'événement et garantir le succès opérationnel. Un profileur de risques aide à relever ces défis grâce à :

1. Une normalisation de l'évaluation des risques

Le profil de risque des événements permet de s'assurer que tous les responsables de sites et d'événements se posent les bonnes questions dès le départ. Qu'il s'agisse d'un événement sportif avec une foule turbulente ou d'un spectacle calme, ce système offre un moyen structuré d'évaluer les risques de l'événement de manière cohérente.

2. Une meilleure prise de décision

L'utilisation de l'outil de profil de risque dès le début du processus de réservation d'un événement permet aux sites de prendre des décisions plus éclairées sur les événements à accueillir et sur la manière de les planifier. Par exemple, si un événement est considéré à haut risque en raison des antécédents du promoteur ou du comportement potentiel de la foule, les responsables de l'établissement peuvent mettre en place une sécurité supplémentaire ou adapter leur politique en matière d'alcool pour atténuer les problèmes potentiels.

3. Une gestion proactive des risques

Plutôt que d'attendre qu'un événement soit réservé pour entamer le processus de planification opérationnelle, un profileur de risques permet aux gestionnaires de lieux et d'événements de commencer à évaluer les risques lors de la réservation initiale. Cela signifie que la décision d'accueillir un événement est éclairée à la fois par les avantages financiers et les risques opérationnels potentiels.

10 avantages principaux de l'utilisation d'un profileur de risque événementiel

1. L'identification préalable des risques : Commencez à évaluer les risques pendant le processus de réservation, et non après la signature des contrats.

2. La cohérence assurée : Une série de questions normalisées permet à tous les membres de l'équipe d'évaluer les risques de la même manière.

3. L'amélioration de la planification : Allouez les ressources plus efficacement en comprenant toute l'étendue des risques.

4. L'amélioration de la sécurité : Du contrôle des foules à la gestion des intoxications, le profileur de risques permet de faire face aux risques éventuels en matière de sûreté et de sécurité.

5. Des décisions fondées sur des données : Faites des choix plus éclairés en vous basant sur les données antérieures du site et les événements passés.

6. L'amélioration de l'efficacité opérationnelle : Gagnez du temps et de l'énergie en systématisant le processus d'évaluation des risques et en créant un plan d'action complet.

7. Des parties prenantes alignées : Impliquez les organisateurs d'événements, les fournisseurs et les autres parties prenantes dans le processus d'évaluation des risques.

8. La meilleure connaissance de l'organisation : Favorisez une culture de la sécurité en sensibilisant l'ensemble de la structure aux risques.

9. Des résultats de risques unifiés : Comparez les niveaux de risque entre les événements à l'aide d'une échelle cohérente afin d'identifier rapidement les situations à haut risque.

10. L'intégration simplifiée : Incorporez de manière transparente le profil de risque dans des pratiques plus larges de gestion des risques et des incidents, afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle.

L'impact du profil de risque sur la réservation d'événements et les décisions financières

Le profil de risque n'influence pas seulement la planification opérationnelle, mais également la prise de décision financière. Lorsque les gestionnaires de sites et d'événements peuvent évaluer les risques très tôt, avant qu'un événement ne soit réservé, cela leur permet de mesurer les avantages financiers et les risques opérationnels.

Par exemple, un événement à haut risque avec un large public peut permettre de réaliser des revenus importants grâce à la vente de billets, mais si le risque de violence dans la foule ou de dommages matériels est élevé, les coûts de gestion de ces risques pourraient dépasser les bénéfices. En comprenant à la fois les bénéfices potentiels et les risques associés, les sites peuvent prendre des décisions plus éclairées et plus judicieuses sur le plan commercial.

 L'importance de déterminer la capacité de risque

La capacité de risque fait référence à la capacité du site à gérer les risques éventuels sans compromettre la sécurité ou la stabilité financière. Par exemple, certains lieux peuvent être équipés pour gérer des événements sportifs turbulents avec des équipes de sécurité importantes, tandis que d'autres peuvent avoir du mal à répondre aux exigences opérationnelles de tels événements.

Il est essentiel de connaître la capacité de risque de votre site pour décider d'accepter ou non un événement particulier. Le profileur de risque aide à déterminer si le site peut prendre les précautions nécessaires pour gérer un événement en toute sécurité.

 Facteurs qui influencent la tolérance au risque

Chaque établissement a un niveau de tolérance au risque différent, et plusieurs facteurs influencent ce niveau :

• La taille du site : Les lieux plus grands attirent généralement de plus grandes foules, ce qui signifie un potentiel d'incidents plus élevé.
• L'historique d'un événement : Si le lieu ou l'événement a déjà connu des incidents par le passé, tels que des violences dans la foule ou une forte intoxication, le niveau de risque est plus élevé.
• La réputation : La volonté d'un lieu de prendre des risques dépend souvent de sa réputation, certains lieux éviteront les événements à haut risque pour protéger leur image de marque.
• La situation financière : Après des périodes de difficultés financières (comme la reprise après une pandémie), les lieux peuvent être plus enclins à accepter des risques plus élevés pour augmenter leurs revenus.

Comprendre ces facteurs permet aux gestionnaires de sites et d'événements de prendre des décisions qui correspondent à la tolérance au risque et aux objectifs financiers de leur entreprise.

Types de profils de risque d'événement

Les profils de risque dépendent du type d'événement, et chaque type d'événement entraîne des considérations différentes :

1. Les manifestations sportives : Ces événements rassemblent souvent de grandes foules, des supporters passionnés et peuvent donner lieu à des problèmes de contrôle de la foule, d'intoxication ou même de violence.
2. Les concerts : Le profil peut évaluer l'histoire de l'artiste, le comportement probable de la foule ou les risques liés à la consommation d'alcool et de drogues.
3. Les conférences : Bien qu'elles présentent généralement peu de risques, des facteurs tels que des participants de haut niveau ou des orateurs controversés peuvent élever le profil de risque.
4. Les festivals ou les événements en plein air : Ces événements requièrent une attention particulière aux conditions météorologiques, à la gestion des foules à grande échelle et à la préparation de l'intervention médicale.

Chacun de ces profils peut être personnalisé à l'aide d'un profileur de risque, ce qui permet d'évaluer chaque type d'événement en fonction des risques qui lui sont propres.

Aperçu du nouveau logiciel WeTrack de profilage des risques événementiels

Un profileur de risques événementiels fait désormais partie du logiciel de gestion des risques et des incidents de WeTrack. Il va révolutionner la façon dont les entreprises évaluent et gèrent les risques événementiels.

Le profileur de risques d'événements de WeTrack fournit une plateforme intuitive pour évaluer et quantifier les risques liés aux événements. Elle permet aux clients d'utiliser des questionnaires personnalisables pour produire des scores de risque pour les événements, permettant aux équipes d'identifier et de traiter facilement les risques éventuels.

Caractéristiques principales :

• Les questionnaires personnalisables : Créez des questionnaires personnalisés pour les organisateurs d'événements et les membres de l'équipe afin d'évaluer avec précision le profil de risque d'un événement.
• Les indicateurs de risque configurables : Définissez des questions et des seuils spécifiques pour signaler les réponses à haut risque, en veillant à ce que l'acceptabilité du risque soit clairement définie.
• Les profils de risque historiques : Partagez et stockez les profils pour les consulter ultérieurement, afin de favoriser l'apprentissage continu et d'améliorer la connaissance des risques.
• Le suivi des niveaux de risque : Attribuez des notes à différents facteurs de risque (consommation d'alcool, comportement de la foule, etc.) pour quantifier le niveau de risque d'un événement.
• Lien avec l'évaluation détaillée des risques et la gestion des incidents : Reliez le profil de risque à une évaluation détaillée des risques et à une gestion des incidents, afin de disposer d'une vue d'ensemble des risques passés et de leurs résultats et de pouvoir ainsi prévoir les risques futurs.

L'intérêt du logiciel Event Risk Profiler est sa flexibilité, chaque site peut l'adapter à ses besoins uniques et à ses types d'événements. La solution permet également aux responsables de lieux et d'événements de partager le profil de risque de l'événement entre les équipes, afin de s'assurer que tous les collaborateurs sont conscients des dangers possibles et des précautions à prendre.

Interpréter facilement les résultats du profileur de risque événementiel de WeTrack

Une fois le profil de risque établi, les résultats fournissent des indications précieuses sur la manière dont l'événement doit être géré. Le profileur de risque produit un score et un niveau de risque pour l'événement.

• Le score de risque est une valeur numérique qui représente le risque global associé à l'événement.
• Le niveau de risque fournit une interprétation plus pratique, en classant l'événement dans une catégorie de risque faible, modéré ou élevé.

Le score de risque est basé sur les réponses fournies dans le questionnaire configurable, tandis que le niveau de risque catégorise l'événement (par exemple, risque faible, moyen ou élevé). Par exemple, un événement présentant un risque élevé d'intoxication et de problèmes de contrôle des foules recevra un score de risque plus élevé et déclenchera davantage de mesures de précaution, comme le renforcement du personnel de sécurité et le contrôle de l'alcoolémie.

Cela permet aux décideurs d'évaluer rapidement si l'événement nécessite des ajustements opérationnels importants. Un événement à faible risque peut se dérouler avec les effectifs et les protocoles habituels, tandis qu'un événement à haut risque nécessitera des ressources supplémentaires, telles qu'une sécurité accrue, du personnel médical et une planification plus détaillée.

Conclusion : Un profileur de risque est indispensable pour chaque événement

En établissant un profil de risque pour chaque événement, les sites peuvent non seulement garantir la sécurité, mais aussi optimiser leur planification financière et opérationnelle.  

Le logiciel de gestion des risques et des incidents de WeTrack avec le profileur de risque d'événement sert de base à une prise de décision éclairée. Plutôt que de se fier à leur intuition ou à leur expérience, les responsables de sites et d'événements disposent de données concrètes pour guider leurs actions. En comprenant les risques spécifiques associés à un événement, les entreprises peuvent planifier de manière proactive. Il s'agit d'un outil essentiel pour réduire les risques d'incidents et préserver la réputation de votre site et de vos événements.

Avec l'Event Risk Profiler, WeTrack continue de montrer la voie en permettant aux sites de prendre des décisions plus intelligentes et plus sûres pour la gestion des événements.