Die richtige Lösung für Veranstaltungsort und Eventmanagement finden

Technologie kann Ihren Veranstaltungsort und Ihren Veranstaltungsbetrieb durch Automatisierung, Rationalisierung und Standardisierung Ihrer Veranstaltungsmanagementprozesse verändern. Wenn Sie bereit sind, in neue Technologie zu investieren, sich bisher jedoch auf manuelle Prozesse verlassen haben, fällt es Ihnen möglicherweise schwer zu wissen, was Sie von einer Lösung für Veranstaltungsort- und Veranstaltungsmanagement erwarten. Und selbst wenn Sie wissen, was Sie brauchen, wie finden Sie die richtige Lösung für Veranstaltungsort- und Veranstaltungsmanagement für Ihr Unternehmen? 

Wenn Sie sich die Zeit für sorgfältige Recherchen und Planungen nehmen, können Sie Ihre Ziele klar definieren und eine fundierte Entscheidung treffen. Auf diese Weise erhöhen Sie die Chancen, dass die von Ihnen gewählte Software eine hohe Kapitalrendite erzielt und Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich macht – vorausgesetzt, Sie entwickeln auch einen detaillierten Change-Management-Plan, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.  

So, where do you start? It’s not as overwhelming as one might think. With our three-stage process you can quickly learn to analyze, evaluate and select the right venue and event management software for your business. 

Phase 1. Bedarfsanalyse

Bevor Sie neue Software für Ihren Veranstaltungsort oder Ihre Veranstaltungsorganisation kaufen, sollten Sie zunächst Ihre aktuellen Herausforderungen identifizieren. Legen Sie dann fest, welche Funktionen Sie von einem Veranstaltungsmanagementsystem erwarten, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Dieser Prozess wird als Bedarfsanalyse bezeichnet. 

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Herausforderungen zu identifizieren und zu erkennen, wie eine neue Lösung für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsmanagement zur Lösung dieser Herausforderungen beitragen kann: 

1. Beziehen Sie alle wichtigen Stakeholder ein: Stellen Sie eine Gruppe wichtiger Stakeholder zusammen, die von der neuen Technologie betroffen sind, um bei der Bedarfsanalyse zu helfen. Dazu können Mitarbeiter, Kunden, die Geschäftsleitung, Vorstandsmitglieder usw. gehören. 
2. Bewerten Sie den aktuellen Stand: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Systeme und Prozesse und fragen Sie Ihre Stakeholder nach ihren Herausforderungen, wo sie die größten Verbesserungsmöglichkeiten sehen und welche Funktionen sie sich in einem neuen System wünschen.  
3. Definieren Sie Ihre Ziele: Sobald Sie die wichtigsten Herausforderungen Ihres Unternehmens und die Bedürfnisse der Nutzer ermittelt haben, setzen Sie diese Informationen in klare Ziele für die Implementierung einer neuen Softwarelösung um. 
4. Legen Sie Ihr Budget fest: Um den richtigen Veranstaltungsort und die richtige Eventmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, ist es entscheidend, dass Sie Ihr Budget genau kennen. Arbeiten Sie mit der Geschäftsleitung und den Finanzteams zusammen, um ein Budget festzulegen, das die erwartete Kapitalrendite und Zeitersparnis widerspiegelt, die Sie sich nach der Implementierung erhoffen. 
5. Funktionscheckliste: Erstellen Sie eine Checkliste mit spezifischen Funktionsanforderungen (ähnlich einer Einkaufsliste), um Softwarelösungen zu bewerten und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Stakeholder entsprechen.  
   

Stufe 2. Bewertung verschiedener Lösungen

Sobald Sie Ihre Bedarfsanalyse abgeschlossen haben, können Sie mit der Recherche und Bewertung von Systemen beginnen. Die meisten Softwareanbieter bieten eine maßgeschneiderte Demonstration an, um Ihnen die wichtigsten Funktionen vorzustellen und die Vorteile des Systems hervorzuheben. Um das Beste aus der Demonstration herauszuholen, ist es wichtig, dass Sie: 

1. Senden Sie dem Softwareanbieter Ihre Funktionscheckliste und bitten Sie ihn, die Demonstration so anzupassen, dass sie zeigt, wie seine Lösung Ihre spezifischen Probleme und Herausforderungen lösen kann, die Sie bei Ihrer Bedarfsanalyse festgestellt haben.
2. Beziehen Sie so viele Interessengruppen wie möglich ein, die an der Bedarfsanalyse während der Demonstration beteiligt waren. 
3. Stellen Sie während der Vorführung Fragen. Seien Sie aufmerksam und machen Sie sich Notizen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. 
4. Vereinbaren Sie nach der Vorführung ein Treffen mit Ihren wichtigsten Stakeholdern, um Bedenken oder positive Aspekte zu besprechen. 

Profi-Tipp: Wenn Sie keinen IT-Hintergrund haben, kann die Bewertung von Systemen aufgrund der vielen Fachbegriffe überwältigend sein. Hier sind einige wichtige Begriffe, die Ihnen helfen, zu verstehen, was Sie kaufen, bevor Sie den Vertrag unterschreiben:  

• Best-of-Breed-Ansatz: Eine Strategie, bei der Unternehmen nach den besten Lösungen für bestimmte Geschäftsanforderungen suchen, anstatt sich für eine einzige Plattform zu entscheiden, die alle ihre Geschäftsanforderungen nur teilweise erfüllt (z. B. Verwendung von Outlook-Kalendern zur Verwaltung von Veranstaltungsbuchungen anstelle einer speziellen Veranstaltungsmanagement-Plattform).  
• On-Premise-Lösung (On-Prem): Software , die am physischen Standort eines Unternehmens (d. h. auf lokalen Computern oder Servern) installiert ist und nicht in der Cloud oder auf gehosteten Servern in einer entfernten Einrichtung. 
• Cloud-Lösung: Im Gegensatz zu lokalen Lösungen werden Cloud-Lösungen in entfernten Rechenzentren gehostet und von einem Cloud-Dienstleister (oder CSP) verwaltet. Cloud-Lösungen bieten On-Demand-Zugriff über das Internet. 
• Standardlösungen: Standardlösungen sind vorgefertigte Plattformen. Sie sind einfach zu implementieren und enthalten vorgeschriebene Workflows, die auf Best-Practice-Prinzipien basieren. 
• Anpassbare Lösung: Im Gegensatz zu Standardlösungen bieten anpassbare Lösungen Unternehmen die Flexibilität, ihre Arbeitsabläufe entsprechend ihren individuellen Anforderungen zu definieren. 

• SaaS (Software as a Service): Ein Modell für die Lizenzierung und Bereitstellung von Software, bei dem der Zugriff auf die Software online über ein Abonnement erfolgt, anstatt sie zu kaufen und auf einzelnen Computern zu installieren. 
• API (Application Program Interface): Eine Reihe von Regeln und Protokollen, die es verschiedenen Softwareprogrammen ermöglichen, Daten auszutauschen (z. B. den Austausch von Zahlungsinformationen zwischen einer Veranstaltungsmanagement-Software und einem Kassensystem). 
• Integration: Integration ist der Prozess der Synchronisierung von Informationen zwischen einer Softwareanwendung und einer anderen, in der Regel über APIs. 
• Technologie-Ökosystem: Bezieht sich auf alle Systeme, die ein Unternehmen zur Unterstützung verschiedener Aspekte seines Geschäfts einsetzt (z. B. Point-of-Sale-Plattformen, Marketing-Systeme, Personalmanagement-Tools, E-Mail-Systeme, Lösungen für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement usw.).  
• Datenmigration: Übertragung von Daten von einem Speichersystem oder einer Computerumgebung in ein anderes. 

Stufe 3. Auswahl Ihres bevorzugten Lieferanten

Nutzen Sie die Gelegenheit, die Unternehmenswerte, Erfahrungen, Verträge und Kundenbewertungen Ihres bevorzugten Anbieters zu überprüfen, bevor Sie sich zum Kauf entschließen. Hier sind einige Dinge, die Sie über den von Ihnen gewählten Veranstaltungsort und die Eventmanagement-Lösung wissen sollten:  

• Wem gehört das Unternehmen? 
• Was sind ihre Grundwerte?  
• Wie lange ist das Unternehmen schon im Geschäft? 
• Wer wird während der Implementierung und darüber hinaus Ihr primärer Ansprechpartner sein? 
• Verfügt das Unternehmen über Erfahrung in der Bereitstellung von Software für andere Kunden in Ihrer Branche?  

• Kennen Sie deren Produkt-Roadmap? 
• Hält sich das Unternehmen an die lokalen Datenschutzgesetze und -vorschriften? 
• Wie lauten die Vertragsbedingungen? 

Wenn Sie selbst nach einer Vorführung nicht davon überzeugt sind, dass ein potenzieller Anbieter Ihrem Unternehmen helfen kann, können Ihnen die oben genannten Kriterien dabei helfen, wichtige Warnsignale zu erkennen. Wenn Sie Zweifel haben, sprechen Sie mit anderen Anbietern und suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihren Anforderungen besser entspricht. 

Die richtige Veranstaltungsort- und Eventmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen

When a company experiences issues implementing a new system across the organization, it can often come down to how the analysis, evaluation and selection stages are handled. By following the three stages outlined above, you can rest assured you'll choose the right venue and event management solution for your business. Then, you can work on getting buy-in from key stakeholders to avoid any unnecessary resilience during the implementation. 

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