Pour organiser des événements réussis, les sites et les organisateurs doivent rester à l’affût des dernières tendances en matière de gestion d’événements. Qu’il s’agisse de suivre l’évolution des attentes des consommateurs, des normes de bonnes pratiques du secteur ou des progrès technologiques, de nombreux facteurs influencent les tendances en matière de gestion d’événements. En outre, il faut également tenir compte de l’impact des conditions du marché mondial, comme le souligne ce récent article de Forbes sur ce que l’incertitude économique pourrait signifier pour les événements de 2023.
Il va sans dire qu’il peut être difficile pour les sites et les organisateurs de rester à jour lorsqu’ils doivent gérer des priorités concurrentes pour les réservations à venir et les événements futurs. C’est pourquoi je partage mes prédictions sur les principales tendances de la gestion d’événements pour 2023, afin d’aider les sites et les organisateurs à réussir au cours des douze prochains mois.
1. Adopter des pratiques durables pour les événements
Cette année, la principale tendance en matière de gestion d’événements est que de plus en plus de sites et d’organisateurs d’événements dans le monde assument la responsabilité de leur impact sur l’environnement. Pour ce faire, nombre d’entre eux mettent en œuvre des stratégies durables, notamment en réduisant les déchets papier, en éliminant les plastiques à usage unique, en proposant des options d’événements virtuels/hybrides, en encourageant les choix de menus durables (c’est-à-dire des options sans viande ou à base de plantes) et en proposant des forfaits de compensation carbone pour contrebalancer les émissions produites lors des événements. Si vous cherchez des idées pour commencer, lisez ce blog de VenueNow sur “5 façons de créer un événement durable”.
2. Prioriser à la gestion des risques
La pandémie mondiale a fait de la gestion des risques une question d'actualité. Les entreprises ont dû faire face à de nouvelles restrictions et recommandations gouvernementales pour assurer la sécurité de leur personnel, de leurs fournisseurs et de leurs clients. Tout au long de l’année 2023, la gestion des risques restera une tendance dans la gestion des événements pour les sites et les organisateurs, qui cherche à identifier les menaces nouvelles et actuelles et à affiner leurs procédures pour s’assurer que tout risque potentiel est traité rapidement et efficacement.
En outre, les conclusions de l’enquête sur l’attentat de Manchester ont mis en évidence la nécessité d’une réforme. La loi de Martyn entrera en vigueur au Royaume-Uni en 2023, mettant davantage l’accent sur l’importance des processus formels d’évaluation des risques.
3. Gérer les pénuries de personnel
La pénurie de personnel restera une préoccupation majeure dans la gestion des événements en 2023, de sorte que les sites et les organisateurs doivent s'efforcer d'attirer des candidats adéquats, de rationaliser les processus d'intégration et d'encourager l’engagement du personnel. Les stratégies utilisées consistent notamment à proposer des conditions intéressantes, des modalités de travail flexibles et des possibilités d’amélioration des compétences et de progression de carrière. En outre, de nombreuses entreprises se tournent vers la technologie pour automatiser les tâches administratives de base, ce qui permet au personnel existant de gagner en productivité et de consacrer plus de temps à offrir la meilleure expérience événementielle possible à leurs clients.
4. Assurer la sécurité, la confidentialité, la protection et l’hygiène des données
Alors que le règlement général sur la protection des données (RGPD) a été introduit en Europe en 2018, les consommateurs d’autres régions sont désormais plus conscients des risques liés au partage de leurs informations. Par conséquent, la sécurité, la confidentialité et la protection des données deviennent rapidement des tendances dans la gestion des événements pour les sites et les organisateurs, en particulier ceux qui recueillent des données sensibles sur les clients lors de l’inscription à un événement, de la vente de billets et des paiements en ligne.
Outre la protection des données des clients, les équipes des sites et des événements sont de plus en plus conscientes de l’importance de maintenir une bonne hygiène des données. En recueillant les bonnes informations et en maintenant une base de données précise, les entreprises peuvent produire des rapports exacts qui leur donnent un meilleur aperçu des performances globales et qui peuvent être utilisés pour prendre des décisions commerciales.
5. Promouvoir l’accessibilité et l’inclusion
Tout au long de l’année 2023, tous les lieux et événements seront davantage incités à proposer des expériences accessibles en direct et en mode virtuel. Il s’agira notamment de proposer des plateformes de réservation en ligne accessibles, de fournir un accès sans obstacle aux lieux et aux événements virtuels, et de faire vivre des expériences agréables et accessibles lors des événements. Ce blog du World Institute on Disability est une excellente ressource pour les organisateurs et les sites qui souhaitent rendre leurs événements plus inclusifs afin de répondre aux besoins de tous les participants, car il comprend 11 conseils pour “Rendre vos événements plus accessibles”.
6. Gérer les ventes de billets et les inscriptions de dernière minute
Les répercussions du COVID sont loin d’être terminées pour tous les acteurs du secteur de l’événementiel. L’un des changements les plus importants pour les lieux et les organisateurs d’événements est que les participants potentiels hésitent à réserver ou à s’inscrire à des événements trop longtemps à l’avance, car ils craignent de devoir annuler à la dernière minute pour cause de maladie. Cette tendance dans la gestion des événements se poursuivra en 2023, de sorte que les lieux et les organisateurs devront s’appuyer sur les statistiques des événements passés pour prévoir avec précision les stocks et les effectifs nécessaires pour leurs événements et réservations à venir. Au moins pour cette année, vous ne pouvez pas compter sur le nombre définitif d’invités avant de vous rapprocher de la date de l’événement.
7. Améliorer l’expérience des événements en direct
Comme le note Forbes dans cet article sur les événements en direct après la pandémie, de nombreuses personnes ont salué le retour des événements en direct et des expériences moins traditionnelles en 2022. Au cours des douze prochains mois, les sites et les équipes de gestion d’événements devront continuer à encourager les clients à revenir aux événements en améliorant l’expérience en personne avant, pendant et après l’événement avec des éléments qui ne peuvent pas être reproduits dans un cadre virtuel. Par exemple, des forfaits d’hospitalité premium, des expériences uniques et interactives pour les fans et des visites des coulisses pour les sites très en vue. Cette année est l’occasion d’innover et d’explorer de nouveaux outils et technologies pour créer des expériences uniques lors de votre événement.
8. Faire évoluer les attentes des consommateurs et la technologie des événements
Les équipes de gestion d’événements et de sites recherchent des solutions numériques et en libre-service pour répondre aux nouvelles attentes des consommateurs et améliorer le parcours de l’acheteur avant et pendant les événements. Cette tendance dans la gestion des événements se poursuivra en 2023, de nombreux sites adoptent des nouvelles technologies événementielles telles que les plateformes de réservation en ligne, les solutions de billetterie électronique, la signalisation numérique, les achats mobiles “in-app” et les paiements sans contact.
9. Gérer la rentabilité et la hausse des coûts
Les entreprises du secteur de l’événementiel du monde entier s’efforcent de maintenir leur rentabilité tout en subissant une augmentation du coût des biens et des services, des problèmes de chaîne d’approvisionnement et des consommateurs qui disposent de moins de revenus disponibles en raison de l’augmentation considérable du coût de la vie. En 2023, les lieux et les entreprises dans le secteur de l'événementiel s’attacheront à minimiser les coûts et à maximiser la rentabilité tout en garantissant une expérience client de premier ordre.
10. Augmenter les revenus et le taux d’occupation des salles de spectacle
Ma dernière recommandation concernant les tendances en matière de gestion d’événements que vous verrez cette année est la génération de nouvelles sources de revenus pour les sites. De nombreuses entreprises tentent encore de récupérer les revenus perdus pendant la pandémie en réaffectant des espaces sous-utilisés et en les transformant en salles réservables afin de maximiser les revenus, d’augmenter le taux d’occupation et d’offrir des expériences uniques aux clients. Cela est particulièrement vrai pour les lieux uniques tels que les entreprises et les établissements d’enseignement supérieur qui proposent désormais des arrangements hybrides pour leur personnel et leurs clients et disposent d’espaces vacants pouvant être utilisés pour des événements.
L’un des principaux objectifs de l’initiative du laboratoire d’innovation mondial de Momentus est de travailler avec nos clients mondiaux de gestion de sites et d’événements, ainsi qu’avec des partenaires du secteur, afin de comprendre les défis auxquels vous êtes confrontés et de suivre ces tendances dans la gestion des événements. Notre objectif est d’utiliser ces informations et ce retour d’expérience pour élaborer les technologies et les ressources que nous développons pour aider les sites et les professionnels de la gestion d’événements à réussir.
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