Die Gewährleistung der Sicherheit und des Erfolgs jeder Veranstaltung ist für die Verantwortlichen von Veranstaltungsorten und Events von größter Bedeutung. Von Konzerten und Konferenzen bis hin zu Sportveranstaltungen und Festivals – keine Veranstaltung gleicht der anderen, und jede birgt ihre eigenen Risiken. Es gibt jedoch Risiken, von denen Sie wissen, dass sie bekannt und wichtig sind: die erwartete Besucherzahl, das Verhalten der Besucher in der Vergangenheit bei dieser Art von Veranstaltung, die Wetterbedingungen und ihre Auswirkungen auf die An- und Abreise zum Veranstaltungsort, potenzielle bekannte Sicherheitsbedrohungen und andere besondere Aspekte. Gute Eventplaner berücksichtigen diese Faktoren ganz selbstverständlich, aber nicht immer auf strukturierte und konsequente Weise.
An dieser Stelle kommt ein Eventrisiko-Profiler ins Spiel – ein unerlässliches Tool, das Unternehmen hilft, potenzielle Risiken systematisch zu bewerten und sich in Bezug auf das Eventmanagement auf das Unerwartete vorzubereiten.
Der Eventrisiko-Profiler ist eine Art der Risikobewertung, die über Intuition und Mutmaßungen hinausgeht. Er bietet ein strukturiertes Verfahren für Veranstaltungsorte zur Bewertung von Veranstaltungen auf der Grundlage von Risikofaktoren, die sich in der Vergangenheit als problematisch erwiesen haben. Wenn zum Beispiel große Menschenmengen erwartet werden oder wenn es in der Vergangenheit bei ähnlichen Veranstaltungen zu Sicherheitsvorfällen gekommen ist, kann der Risiko-Profiler helfen. Wenn bei bestimmten Veranstaltungen typischerweise viel Alkohol konsumiert wird oder besondere Sicherheitsrisiken bestehen, kann der Risiko-Profiler wertvolle Erkenntnisse liefern. Mithilfe eines konfigurierbaren Fragebogens hilft das Tool Venue- und Eventmanagern, wichtige risikobasierte Entscheidungen zu treffen, wie zum Beispiel:
Durch Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen des Veranstaltungsortes und aufbauend auf dem konfigurierbaren Fragebogen des Profilers nimmt ein Eventrisiko-Profiler die Ahnungen und Bauchgefühle auf, die Eventplaner bereits haben, und wandelt sie in messbare Metriken um. Diese Werte bilden dann die Grundlage für eine risikobasierte Entscheidungsfindung und helfen dabei, Ressourcen zuzuweisen und gute betriebliche Pläne zur Risikominderung aufzustellen.
Viele Veranstaltungsorte verlassen sich immer noch auf formlose Methoden der Risikoplanung, die oft von früheren Erfahrungen geprägt sind, wenn etwas schiefgelaufen ist. Bei der Planung von Veranstaltungen werden Risiken in der Regel anhand der Erfahrungen anderer ermittelt und gesenkt, wobei manchmal Checklisten verwendet werden oder man sich einfach auf Intuition und Erfahrung verlässt. Während dieser Ansatz bei kleinen, risikoarmen Veranstaltungen funktionieren mag, kann er bei größeren, komplexeren Veranstaltungen zu Unstimmigkeiten und Lücken in der Vorbereitung führen, insbesondere wenn neue Mitarbeiter beteiligt sind oder die Veranstaltung an größeren Veranstaltungsorten stattfindet.
Üblicherweise waren Risikobewertungen arbeitsintensiv oder wurden aufgrund von Bedenken hinsichtlich einer möglichen Haftung ganz vermieden. Jede Veranstaltung, unabhängig von ihrer Größe, birgt jedoch ein gewisses Risiko. Um die Haftung zu mindern und über manuelle Risikobewertungen hinauszugehen, kann die Durchführung eines grundlegenden Risikoprofils der Veranstaltung helfen, den für die Vorbereitung erforderlichen Aufwand zu bestimmen.
Mit einem Eventrisiko-Profiler müssen sich Veranstaltungsorte nicht mehr auf veraltete Methoden verlassen oder kritische Sicherheitsprobleme übersehen. Stattdessen können sie Risiken selbstbewusst handhaben, die Veranstaltungssicherheit verbessern und den betrieblichen Erfolg sicherstellen. Ein Risiko-Profiler hilft, diese Herausforderungen zu lösen, indem er:
1. Die Risikobewertung standardisiertDer Eventrisiko-Profiler stellt sicher, dass alle Verantwortlichen für Veranstaltungsorte und Events von Anfang an die richtigen Fragen stellen. Ganz gleich, ob es sich um eine Sportveranstaltung mit einer lauten Menschenmenge oder um eine friedliche Aufführung handelt: dieses System bietet eine strukturierte Methode zur einheitlichen Bewertung von Veranstaltungsrisiken.
2. Bessere Entscheidungsfindung ermöglichtDurch den Einsatz des Eventrisiko-Profilers zu einem frühen Zeitpunkt im Buchungsprozess können Veranstaltungsorte fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Veranstaltungen sie ausrichten und wie sie dafür planen. Wenn beispielsweise eine Veranstaltung aufgrund der Vorgeschichte des Veranstalters oder des potenziellen Verhaltens der Besucher als risikoreich eingestuft wird, können Veranstaltungsortmanager zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen oder die Alkoholrichtlinien anpassen, um potenzielle Probleme zu entschärfen.
3. Proaktives RisikomanagementAnstatt zu warten, bis eine Veranstaltung gebucht ist, um mit dem betrieblichen Planungsprozess zu beginnen, ermöglicht ein Risiko-Profiler den Verantwortlichen von Veranstaltungsorten und Events, die Risiken bereits während der ursprünglichen Buchung zu bewerten. Dies bedeutet, dass bei der Auswahl einer Veranstaltung sowohl die finanziellen Vorteile als auch die potenziellen operativen Risiken berücksichtigt werden.
Die Erstellung von Risikoprofilen beeinflusst nicht nur die operative Planung, sondern hat auch erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Entscheidungsfindung. Wenn Venue- und Eventmanager potenzielle Risiken frühzeitig bewerten können – bevor eine Veranstaltung gebucht wird –, können sie die finanziellen Vorteile gegen die betrieblichen Risiken abwägen.
Eine risikoreiche Veranstaltung mit einem großen Publikum könnte beispielsweise hohe Einnahmen aus dem Ticketverkauf verheißen, aber wenn das Risiko von Ausschreitungen oder Sachschäden hoch ist, könnten die Kosten für die Bewältigung dieser Risiken den Nutzen übersteigen. Wenn die Veranstaltungsorte sowohl die potenziellen Gewinne als auch die damit verbundenen Risiken kennen, können sie fundiertere, kommerziell fundierte Entscheidungen treffen.
Die Risikokapazität bezieht sich auf die Fähigkeit des Veranstaltungsortes, potenzielle Risiken zu bewältigen, ohne die Sicherheit oder finanzielle Stabilität zu gefährden. Einige Veranstaltungsorte sind beispielsweise in der Lage, mit großen Sicherheitsteams auf turbulente Sportveranstaltungen zu reagieren, während andere mit den betrieblichen Anforderungen solcher Veranstaltungen überfordert sein könnten.
Die Risikokapazität Ihres Veranstaltungsortes zu kennen, ist entscheidend für die Entscheidung, ob Sie eine bestimmte Veranstaltung übernehmen wollen. Mit dem Risiko-Profiler lässt sich feststellen, ob der Veranstaltungsort die notwendigen Vorkehrungen für die sichere Durchführung einer Veranstaltung treffen kann.
Jeder Veranstaltungsort hat eine andere Risikotoleranz, die von mehreren Faktoren beeinflusst wird:
Diese Faktoren zu verstehen, ermöglicht es Venue- und Eventmanagern, Entscheidungen zu treffen, die mit der Risikotoleranz und den finanziellen Zielen ihrer Organisation übereinstimmen.
Die Risikoprofile variieren je nach Art der Veranstaltung, und jede Art von Veranstaltung ist mit unterschiedlichen Überlegungen verbunden:
Jedes dieser Profile kann mithilfe eines Risiko-Profilers angepasst werden, um sicherzustellen, dass jeder Veranstaltungstyp auf Grundlage seiner eigenen Reihe von Risiken bewertet wird.
Ein Eventrisiko-Profiler ist jetzt Teil der WeTrack-Software für das Risiko- und Vorfallmanagement und wird die Art und Weise, wie Unternehmen Eventrisiken bewerten und bewältigen, revolutionieren.
Die Eventrisiko-Profiler-Lösung von WeTrack bietet eine intuitive Plattform zur Bewertung und Quantifizierung von Veranstaltungsrisiken. Sie ermöglicht es den Kunden, mithilfe von anpassbaren Fragebögen Risikobewertungen für Veranstaltungen zu erstellen, so dass die Teams potenzielle Risiken leicht erkennen und angehen können.
Wesentliche Features:
Das Schöne an der Eventrisiko-Profiler-Software ist ihre Flexibilität: jeder Veranstaltungsort kann sie an seine individuellen Bedürfnisse und Veranstaltungsarten anpassen. Die Lösung ermöglicht es Venue- und Eventmanagern auch, das Risikoprofil der Veranstaltung an alle Teams weiterzugeben, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über potenzielle Gefahren und notwendige Vorsichtsmaßnahmen informiert sind.
Sobald das Risikoprofil vollständig ist, liefern die Ergebnisse wertvolle Erkenntnisse darüber, wie die Veranstaltung gehandhabt werden sollte. Der Eventrisiko-Profiler erstellt eine Risikobewertung und eine Risikostufe für das Event.
Die Risikobewertung basiert auf den Antworten im konfigurierbaren Fragebogen, während die Risikostufe die Veranstaltung kategorisiert (z. B. geringes, mittleres oder hohes Risiko). So würde beispielsweise eine Veranstaltung mit einem hohen Risiko von Trunkenheit und Problemen bei der Kontrolle der Menschenmenge eine höhere Risikobewertung erhalten und mehr Vorsichtsmaßnahmen auslösen, z. B. mehr Sicherheitspersonal und Alkoholüberwachung.
Auf diese Weise können Entscheidungsträger schnell einschätzen, ob das Event erhebliche operative Anpassungen erfordert. Eine Veranstaltung mit geringem Risiko könnte mit Standardpersonal und -protokollen durchgeführt werden, während eine Veranstaltung mit hohem Risiko zusätzliche Ressourcen, wie z. B. mehr Sicherheitsleute, medizinisches Personal und eine detailliertere Planung, erfordern würde.
Durch die Erstellung eines Risikoprofils für jede Veranstaltung können Veranstaltungsorte nicht nur die Sicherheit gewährleisten, sondern auch ihre finanzielle und betriebliche Planung optimieren.
Die WeTrack-Software für das Risiko- und Vorfallmanagement mit dem Eventrisiko-Profiler dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen. Anstatt sich allein auf Intuition oder Erfahrung zu verlassen, haben die Verantwortlichen von Veranstaltungsorten und Events handfeste Daten, an denen sie ihr Handeln ausrichten können. Indem sie die mit einer Veranstaltung verbundenen spezifischen Risiken verstehen, können Organisationen proaktiv planen. Dies ist ein unerlässliches Tool, um das Risiko von Vorfällen zu minimieren und den Ruf Ihres Veranstaltungsortes und Ihrer Veranstaltungen zu schützen.
Mit dem Eventrisiko-Profiler ist WeTrack weiterhin führend, wenn es darum geht, Veranstaltungsorte in die Lage zu versetzen, intelligentere und sicherere Entscheidungen für das Eventmanagement zu treffen.